Plan de formation : Définition, Construction et Obligations RH

Le plan de formation, renommé Plan de développement des compétences (PDC), évolue au même rythme que les besoins des entreprises. Concrètement, qu'est-ce qu'un plan de formation ? Quelles sont vos obligations légales et comment construire votre plan de formation ? On vous explique.

Qu'est-ce qu'un plan de formation ?

Depuis le 1er janvier 2019, la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a rebaptisé le plan de formation en plan de développement des compétences. Dans le langage courant, les deux termes coexistent encore, mais seul le second a une valeur juridique pour vos obligations légales.

Le changement dépasse le simple nom. L'ancien plan de formation se résumait à un catalogue d'actions collectives, construit une fois par an à date fixe, sans réel lien avec les postes ou les priorités de l'entreprise. Le plan de développement des compétences change de logique : il croise les compétences requises par chaque poste, les écarts identifiés en entretien et les orientations stratégiques de l’entreprise, ce qui en fait un document piloté plutôt qu'un simple catalogue reconduit chaque année.

La réforme élargit aussi les modalités pédagogiques que vous pouvez mobiliser. Aux actions classiques en présentiel ou en e-learning s'ajoute désormais la formation en situation de travail (AFEST) qui permet à un collaborateur de monter en compétences directement sur son poste, sans interrompre son activité ni mobiliser un budget de déplacement ou d'hébergement.

Une chose ne change pas pour autant. Vous restez seul décisionnaire de la mise en œuvre du plan.

Rappel : pour les ETI et grands comptes, les OPCO ne financent plus directement le plan de développement des compétences. Ils restent en revanche votre interlocuteur pour la collecte de la contribution formation, la gestion des contrats d'alternance et de professionnalisation, et l'accompagnement méthodologique.

Plan de formation : quelles sont les obligations légales de l'employeur ?

L'article L6321-1 du Code du travail impose à l'employeur d'assurer l'adaptation de ses salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard de l'évolution des technologies et des organisations. Cette obligation s'applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.

Le risque en cas de manquement est concret. Si vous licenciez un salarié pour insuffisance professionnelle ou inaptitude sans pouvoir démontrer avoir rempli cette obligation d'adaptation, le juge peut requalifier le licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Si l'employeur reste seul décisionnaire du contenu du plan de développement des compétences, n'oubliez pas que dans les entreprises d'au moins 50 salariés, vous devez consulter le CSE avant sa mise en place (article L2312-22 du Code du travail).

Les salariés, de leur côté, bénéficient de garanties précises pendant les actions de formation :

ces sessions sont assimilées à l'exécution normale du contrat de travail,
le salarié conserve l'intégralité de sa rémunération,
sa protection sociale reste maintenue,
les heures de formation se déroulent majoritairement sur le temps de travail.

Attention à ne pas confondre ces actions du plan avec les initiatives autonomes du salarié, financées via son compte personnel de formation. Ce sont deux dispositifs distincts avec des règles différentes.

Quelles sont les étapes d'élaboration d'un plan de formation ?

1/ Recueillir les besoins en formation

En vous appuyant sur les comptes-rendus des entretiens annuels et professionnels, faites remonter les écarts de compétences constatés par les managers ainsi que les souhaits d'évolutions exprimés par les collaborateurs.

Puis croisez ces informations avec les données issues des people reviews et de la GEPP (si vous en disposez) pour prendre de la hauteur et repérer les compétences critiques à l'échelle de l'organisation.

2/ Arbitrer et prioriser les actions

C'est l'étape la plus délicate du cycle, car toutes les demandes ne peuvent pas être satisfaites en même temps. Comment vous y prendre ? Une fois les besoins recueillis, croisez-les avec la vision collective de l'entreprise pour sélectionner les actions qui répondent le mieux à vos priorités stratégiques et à vos objectifs.

Prenons un exemple concret : votre entreprise déploie un nouveau CRM au premier trimestre. La formation à cet outil devient prioritaire car elle conditionne la réussite du projet. À l'inverse, une formation en leadership managérial, utile mais non urgente, peut attendre le trimestre suivant sans conséquence opérationnelle.

Définissez également les populations concernées par chaque action en tenant compte du budget disponible et de la durée de chaque action.

3/ Consulter le CSE

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE doit être consulté sur le plan de formation dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise. Cette consultation porte sur les orientations retenues, les actions envisagées et leurs conditions de mise en œuvre.

4/ Déployer et suivre le plan dans la durée

Le plan validé, sa mise en œuvre revient généralement aux départements RH en lien avec les managers et les organismes de formation internes ou externes. Les actions peuvent prendre des formes très différentes, quel que soit le type d'action de formation retenu : collectives ou individuelles, présentielles ou digitales, ce qui implique de gérer en parallèle les convocations, les inscriptions et les relances auprès des collaborateurs.

Aussi, pensez à suivre l'avancement des actions, le budget engagé et les résultats observés afin d'ajuster le plan si les priorités ou les besoins évoluent en cours d'exercice (plus de détails dans la section Comment évaluer l’efficacité et le ROI d’un plan de formation).

Plan par campagne ou plan continu : quelle organisation choisir ?

Le plan par campagne reste le modèle le plus répandu. Vous recueillez les besoins sur un calendrier fixe (généralement en fin d'année) puis vous exécutez le plan sur l'exercice suivant. Cette organisation facilite la budgétisation, mais elle a un défaut : les besoins qui apparaissent en cours d'année attendent la campagne suivante pour être traités.

Le plan continu répond à cette limite. Les besoins sont recueillis et arbitrés au fil de l'eau, sans attendre une échéance annuelle. Cette souplesse a toutefois un prix : sans règles claires, elle peut vite tourner à la gestion au coup par coup.

Trois principes permettent de l'éviter :

prioriser les demandes plutôt que de traiter les premiers arrivés en premier servis,
conserver les étapes du cycle de formation même en continu : recueil, arbitrage et suivi,
communiquer régulièrement auprès des collaborateurs et des managers pour maintenir leur engagement dans un processus qui n'a plus de rendez-vous fixe.

Comment évaluer l'efficacité et le ROI d'un plan de formation ?

Le modèle Kirkpatrick reste la référence pour structurer cette évaluation, à travers quatre niveaux : la satisfaction des participants, les acquis pédagogiques, le transfert des compétences en situation de travail, et l'impact final sur la performance de l'entreprise.

En pratique, mieux vaut définir des méthodes d’évaluation et des indicateurs de suivi dès la construction de votre plan de formation tels que :

taux de complétion des formations,
taux de satisfaction des participants,
taux de turnover sur les populations formées,
évolution d'un indicateur métier après une action ciblée, comme les ventes à la suite d'une formation commerciale.

Ces indicateurs vous permettent de mesurer deux dimensions complémentaires : le retour sur investissement (ROI) qui rapporte les résultats obtenus au budget engagé et le retour sur engagement (ROE) qui mesure l'impact sur la motivation et la fidélisation de vos équipes.

Cette seconde dimension pèse d'ailleurs de plus en plus dans les arbitrages RH. Selon le Workplace Learning Report 2024 de LinkedIn, les entreprises à forte culture d'apprentissage affichent jusqu'à 57 % de rétention en plus que les autres.

Skillup, le logiciel pour piloter votre plan de formation

Un plan de formation bien construit reste difficile à suivre sans le bon outil. Entre le recueil des besoins, l'arbitrage budgétaire et le suivi des sessions, la gestion manuelle atteint vite ses limites.

Skillup est un logiciel de gestion de la formation (TMS) qui centralise l'ensemble du cycle :

recueil des besoins via un portail personnalisé,
catalogue de 25 000 programmes de formation référencés auprès de 60 organismes partenaires,
arbitrage et validation managériale,
suivi budgétaire en temps réel,
gestion documentaire pour vos obligations de conformité.

Vous suivez ainsi l'avancement de votre plan de développement des compétences sans multiplier les fichiers Excel et vous gagnez du temps sur les tâches administratives pour vous concentrer sur l'accompagnement de vos équipes.

Demandez dès maintenant votre démo gratuite !

FAQ Plan de formation

Quelle est la définition d’un plan de formation en entreprise ?

Le plan de formation en entreprise rassemble toutes les actions d’apprentissage, de VAE ou de bilans de compétences planifiées pour les salariés sur un exercice donné. Mis en œuvre par la DRH, il vise à adapter les collaborateurs à leur poste de travail et à soutenir la stratégie de croissance de l'organisation.

Quelle est la différence entre plan de formation et plan de développement des compétences ?

Dans le Code du travail, le terme officiel est "Plan de développement des compétences" depuis la réforme de 2018. Bien que le langage courant utilise toujours plan de formation, la nouvelle version est plus agile, se concentre sur le maintien dans l'emploi et valide des modalités modernes comme la FEST ou le e-learning.

Quelles sont les étapes clés de construction d’un plan de formation ?

Sa conception suit quatre phases : la définition des orientations stratégiques, le recueil des besoins (souvent via les entretiens annuels), l’arbitrage budgétaire avec consultation du CSE, puis le déploiement opérationnel. L'utilisation de matrices prêtes à l'emploi, comme les trames gratuites proposées par Skillup, permet de structurer efficacement cette démarche.

Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer son plan de formation ?

Bâtir et exécuter un plan annuel s'avère extrêmement chronophage pour les RH en raison des relances et du suivi budgétaire. Un logiciel SIRH dédié (ou TMS) comme Skillup automatise le recueil des besoins auprès des managers, centralise les catalogues d'organismes et offre un suivi des enveloppes financières en temps réel.

Comment évaluer l’efficacité et le ROI d’un plan de formation ?

Les départements RH s'appuient sur des modèles scientifiques comme les niveaux de Kirkpatrick pour mesurer le taux de satisfaction des stagiaires et la montée en compétences. Les tableaux de bord automatisés de Skillup facilitent grandement ce calcul en analysant le Retour sur Investissement (ROI) et le Retour sur Engagement (ROE).

Quelles sont les obligations légales de l’employeur ?

Selon l'article L. 6321-1 du Code du travail, l'employeur a l'obligation légale d'assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail et de maintenir leur employabilité. La construction d'un plan de formation entreprise annuel requiert également la consultation préalable des instances représentatives du personnel (CSE).

Comment construire un plan de formation adapté aux besoins de l’entreprise ?

Sa construction repose sur le croisement entre les orientations stratégiques de la direction et les besoins individuels remontés du terrain. Les RH s'appuient sur des outils de GEPP, des enquêtes internes, ainsi que sur les souhaits formulés lors des entretiens annuels et professionnels.

Comment financer un plan de formation entreprise ?

Le financement repose en partie sur la contribution légale unique à la formation professionnelle versée par les entreprises. Si les grands groupes financent majoritairement leur plan sur leurs fonds propres, des mécanismes de cofinancement existent, notamment par l'abondement du CPF des salariés pour des projets communs.

Quel est le rôle des OPCO dans le financement et l’accompagnement ?

Les OPCO (Opérateurs de Compétences) ont remplacé les anciens OPCA. Ils accompagnent les structures dans la définition de leurs besoins, financent prioritairement les formations des entreprises de moins de 50 salariés, et gèrent les fonds alternatifs liés aux contrats d'apprentissage et de professionnalisation.

Quels sont les droits des salariés dans le cadre du plan de formation ?

Les actions du plan de formation entreprise sont généralement obligatoires et assimilées à l'exécution normale du contrat de travail. Le salarié conserve l'intégralité de sa rémunération et sa protection sociale, les heures de formation étant majoritairement effectuées durant le temps de travail.

Existe-t-il un modèle ou un exemple de plan de formation à suivre ?

Oui, l'utilisation d'une trame formalisée est indispensable pour budgétiser et planifier les actions. Pour simplifier ce processus chronophage, Skillup met à disposition des guides et des modèles gratuits, dont la gestion opérationnelle est automatisée au sein de notre plateforme SIRH dédiée.