Logiciel gestion formation : bien choisir son TMS

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Un logiciel de gestion de la formation adresse l'ensemble des activités liées à la mise en œuvre de la formation des collaborateurs d'une entreprise. Également appelé Training Management System (TMS), il s’est imposé comme un outil incontournable pour les professionnels RH. Insufflant simplicité et efficacité, un bon logiciel SIRH de gestion de formation transforme la manière dont une entreprise gère ses plans de formation.

Découvrez les critères de choix d’un TMS afin d’opter pour le meilleur outil RH. Il ne vous restera plus qu'à en tirer des bénéfices concrets et mesurables :)

Les fondamentaux d'un bon TMS

Le premier critère d’un bon logiciel SIRH de gestion de la formation repose sur la digitalisation. L’outil doit proposer de basculer des méthodes traditionnelles vers des processus de formation entièrement numériques. Un exemple : 4 entreprises sur 5 recueillent encore les besoins de formation sans outil dédié (cf. étude) ! Ce traitement génère beaucoup de frustrations, tant au niveau des RH que des collaborateurs.

Un TMS performant doit offrir un portail de formation personnalisable pour les gestionnaires RH, les collaborateurs et les managers. En offrant un accès dédié aux différents types d’utilisateurs, la gestion de la formation s’adapte aux besoins spécifiques. Le partage d’informations via un outil en SaaS est simplifié, ce qui favorise l’efficacité des processus de formation.

La deuxième caractéristique fondamentale réside dans l'automatisation des tâches administratives. En abandonnant les processus manuels, un TMS efficace libère du temps précieux pour les équipes RH. La gestion des inscriptions, la création automatisée de convocations et le suivi des évaluations des actions de formation sont des missions chronophages. Elles doivent être prises en charge par le logiciel de gestion de la formation pour réduire la charge administrative RH.

Troisième point : un bon TMS se distingue par un usage convivial, couvrant l'ensemble du processus de gestion de la formation. Du recueil des besoins des salariés à la mise à jour en temps réel des programmes disponibles, la plateforme doit offrir une expérience utilisateur de qualité. Cette simplicité favorise non seulement l'efficacité opérationnelle mais stimule également l'engagement des collaborateurs.

A noter, la personnalisation joue un rôle clé. La capacité à adapter la plateforme aux besoins spécifiques de l'entreprise renforce son utilité. Un TMS doit offrir la flexibilité nécessaire pour intégrer les particularités des différents services et salariés, tout en maintenant une structure cohérente.

Par exemple, le logiciel de gestion de la formation Skillup offre la possibilité de concevoir un catalogue de formation en ligne sur mesure en une heure. Les RH sélectionnent parmi 60 000 programmes de formation et 200 organismes de formation connectés et peuvent recommander les sessions à mettre en œuvre.

💡​En somme, choisir un TMS implique d'évaluer sa capacité à digitaliser, automatiser, simplifier et personnaliser le processus de gestion administrative de la formation. Ces critères sont à inscrire dans le comparatif de logiciels SIRH pour :

  • maximiser l'efficacité opérationnelle,
  • libérer du temps pour des tâches stratégiques,
  • garantir l'engagement des collaborateurs dans leur parcours de formation dès l' entretien professionnel.

Logiciel gestion formation & plan de formation : un heureux mariage

La mise en place d'un plan de formation efficace constitue un défi majeur pour les départements des ressources humaines. De nombreux défis sont à relever tout au long du processus. Un Training Management System (TMS) apporte des avantages concrets à chaque étape du cycle de gestion de la formation.

✅​ La gestion de l'offre de formation

Les RH devant chercher manuellement des sessions de formation auprès de divers organismes perdent un temps considérable. Il est possible de proposer aux collaborateurs une offre de formation diversifiée et mise à jour en continu grâce à un TMS complet.

Un bon outil de gestion offre en effet un catalogue étendu de programmes de formation sur étagère, facilitant la diffusion de l'information. Les mises à jour en temps réel garantissent la pertinence de l'offre. Le logiciel SIRH Skillup propose un catalogue de formation enrichi d’avis pour un choix avisé des sessions.

✅​ Le recueil des besoins de formation

Le processus de recueil des besoins, souvent laborieux, est simplifié grâce à un TMS. La plateforme de formation numérise cette étape, permettant aux collaborateurs de sélectionner facilement les formations qui répondent à leurs attentes. Les managers et leurs équipes bénéficient d'une visibilité en temps réel sur le statut des demandes, simplifiant ainsi le suivi.

✅​ L’arbitrage du Plan de Développement des Compétences

La centralisation des demandes de formation des collaborateurs et la visualisation en temps réel du budget disponible sont des atouts clés d'un TMS. Cette fonctionnalité facilite l'arbitrage du plan de formation et permet de mettre en place plus simplement le plan de développement des compétences. Elle permet en effet aux RH de prendre les bonnes décisions, alignées avec la stratégie de l’entreprise.

✅​La gestion avancée des inscriptions

Automatiser les tâches administratives liées aux inscriptions est un levier de productivité pour tout responsable de formation. Un TMS offre cet atout via des fonctionnalités avancées de gestion des inscriptions en quelques clics, de l'envoi simplifié de convocations, etc. La logistique RH ne s’apparente plus à une usine à gaz.

✅​ Un suivi administratif de A à Z

Le suivi administratif du plan de formation nécessite une vision transparente de plusieurs éléments :

  • le budget de formation,
  • l’état d’avancement du plan de formation,
  • les tableaux de bord de la formation pour un reporting RH clé en main.

💡En conclusion, un TMS offre des solutions tangibles pour surmonter les défis associés à la création et au déploiement d'un plan de formation. Grâce à sa capacité à digitaliser, automatiser, et simplifier les processus, il s’impose comme un partenaire incontournable pour les RH. Le logiciel SIRH libère du temps et maximise l'impact des programmes de formation.

Skillup au service de vos plans de formation et plans de développement des compétences

Il existe de nombreux logiciels de gestion de la formation sur le marché des SIRH. Parce qu’une image vaut 1000 mots, prenez 1 mn pour découvrir en vidéo comment le TMS Skillup va révolutionner votre gestion de la formation.

Je veux le logiciel de gestion de la formation Skillup !

A propos de notre logiciel de gestion de la formation, voici quelques extraits des témoignages de nos clients :

  • « Si je devais résumer Skillup en 3 mots : efficacité, simplicité, réactivité. » Nathalie Porcher, Talent Acquisition and People Development Manager, Figaro Classifieds
  • « Nous avons adopté le portail Skillup pour permettre à chaque collaborateur de construire son parcours de formation à la carte. Nous leur proposons à portée de clics les formations qu’ils auraient été chercher par eux-mêmes. » Nathalie Manigne, DRH d’Aon France, Belgique et Maroc.
  • « Les formations choisies par le collaborateur via le portail en ligne proposé par Skillup permettent, avec l’aval du manager, d’acquérir les compétences qui pourraient manquer avant de changer d’équipe ou de poste. » Anne Chaintron, DRH, AFM-Téléthon
  • « Le logiciel de gestion de la formation Skillup permet de faire gagner du temps à tous les acteurs impliqués dans le projet. Les retours des collaborateurs ont été très positifs. Pour eux, nous avons fait un bond dans le 21e siècle. » Clémentine Labaune, RRH, Groupe Korus

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