Les processus de formation : définition
Les processus de formation désignent les règles, les outils de gestion de la formation, les actions et les interactions réalisées dans le cadre de la gestion de la politique de formation en entreprise. Ils sont en général la responsabilité du service formation ou du service ressources humaines.
Selon la taille de l’entreprise et sa politique de formation, ils peuvent être plus ou moins nombreux et codifiés.
Plus concrètement, les processus de formation incluent traditionnellement l’ensemble des actions permettant la constitution et l’exécution du plan de formation:
- La définition des grands axes de la politique de formation et des budgets associés
- La constitution et la diffusion d’un catalogue de formation
- Le recueil de besoins de formations des collaborateurs
- Les cycles de validation et d’arbitrage
- Les boucles d’information des collaborateurs tout au long de la constitution et exécution du plan de formation
- La planification des sessions, gestion des réservations et inscriptions des stagiaires
- La gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuille de présence, facturation...)
- Le suivi budgétaire
- Les évaluations et le suivi du ROI des actions de formations réalisées
Les processus de formation : quels enjeux ?
La politique de formation est un enjeu majeur dans l’entreprise du XXI siècle : c’est un gage de compétitivité et d’attractivité. Il est donc essentiel qu’elle soit menée de façon efficace et transparente par les responsables de formation afin d’en maximiser l’effet. C’est aussi un moyen de faire concorder les compétences des collaborateurs avec les besoins de développement de l'entreprise. Les processus de formation mis en place doivent donc faire la part belle à l’analyse des besoins de l’entreprise, afin que le plan de formation élaboré soit efficace et en parfaite adéquation.
L’autre enjeu des processus de formation porte sur la productivité des gestionnaires de formation. En effet, la gestion opérationnelle et administrative ne doit pas se faire au détriment de leurs missions d'ingénierie pédagogique. Il est donc essentiel pour une entreprise aujourd’hui d’optimiser les processus de formation pour assurer une meilleure efficacité de la politique de formation et leur permettre de se concentrer sur leur mission principale: former.
Par ailleurs, à la multiplicité des processus de formation s’ajoute une multiplicité d’acteurs (Direction, Représentants du personnel, Collaborateurs, Services RH, Prestataires externes…). Il est donc primordial de s’assurer de l’implication de tous, et tout particulièrement des collaborateurs afin qu’ils se sentent concernés et engagés dans la politique de formation.
Skillup : un outil 100% digital pour optimiser les processus de formation
Sur la base de ces constats, Skillup propose aujourd’hui une solution SaaS collaborative de gestion de la formation afin d’optimiser l’ensemble des processus de formation dans un double objectif :
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d’Amélioration de la productivité des gestionnaires RH grâce à une suite d’outils dédiés permettant de rationnaliser la gestion administrative : constitution facilitée d’une offre de formation personnalisée, portail collaborateurs et recueil des besoins, constitution d’un plan de formation en ligne, inscriptions et réservations en ligne, suivi budgétaire, suivi des évaluations des actions de formation ….. En moyenne, les gestionnaires RH économisent 40% de temps grâce à Skillup.
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d’Engagement des collaborateurs qui redeviennent ainsi acteurs de leurs parcours de formation grâce à une plus forte implication dès la phase de recueil des besoins.
