Recueil des besoins de formation : définition
Le recueil des besoins constitue l’une des étapes clés de la construction d’un plan de formation. Il s’agit de la phase d’identification et de collecte des besoins de formation collectifs et individuels des collaborateurs d’une organisation.
Un besoin en formation désigne l’écart entre les compétences d’un collaborateur et celles requises pour réaliser une tâche ou atteindre un objectif déterminé. Il peut d'agir de la réalisation d’un projet, d'une nouvelle mission, d'un changement de poste, d'une promotion….
L’identification des besoins en formation permet de mesurer cet écart et donc d’identifier les compétences nécessaires à faire acquérir au collaborateur ou à améliorer. Ces besoins ainsi rassemblés seront ensuite qualifiés ou requalifiés, chiffrés et arbitrés à la lumière des grandes orientations stratégiques de l’organisation.
Recueil des besoins de formation : une phase cruciale
Le recueil des besoins en formation est une phase essentielle dans la construction d’un plan de formation et peut être un garant de son efficacité. Cette phase permet de donner une vision globale des compétences et besoins des collaborateurs afin de s’assurer d’élaborer un plan de formation efficace.
Elle permet également de s’assurer que l’organisation investira bien dans les compétences méritant une amélioration ou ayant un impact sur l’engagement et la productivité de l’entreprise. Le recueil des besoins interroge le collaborateur et le place, idéalement, au centre de la démarche. Lorsque cette phase est réalisée en collaboration avec les salariés, elle permet donc un climat favorisant l’apprentissage et l’amélioration continue.
Recueil des besoins de formation : les questions à se poser
❓Top down / bottom up ?
Le plan de formation rassemble d'une part, les demandes individuelles des collaborateurs, et d'autre part, les besoins collectifs de l’organisation. Tout l’enjeu est donc de pouvoir concilier ces deux approches : Top Down et Bottom Up.
Une entreprise peut ainsi faire le choix de déployer des actions de formations en Top Down (formations globales ou corporate). En parallèle, elle peut mener un recueil des besoins dit Bottom Up, beaucoup plus individualisé.
❓Besoin générique ou qualifié ?
Les besoins recueillis dans le cadre du recueil peuvent être de deux types :
- Générique : il s’agit le plus souvent d’une demande émise par le collaborateur sur une compétence qu’il souhaiterait acquérir ou renforcer. Par exemple : ‘formation Excel’, ‘apprendre à mieux communiquer à l’écrit’...
- Qualifié : il s’agit dans ces cas là d’un besoin associé à une action. L’organisme de formation ou le programme de formation ont pu déjà être identifiés, grâce à un catalogue de formation en ligne, par exemple. ‘Formation Excel – Niveau avancé chez tel organisme’ ou ‘ Améliorer la qualité de mes écrits chez tel organisme’ : l’ingénierie pédagogique est déjà initiée. Les étapes ultérieures de chiffrage et d’arbitrage s’en trouveront ainsi facilitées.
❓Qui fait le recueil ? Comment ?
Le recueil des besoins de formations se fait rarement directement du Responsable formation auprès des salariés. L’interlocuteur principal de la phase de recueil reste le manager qui collectera les besoins de ses collaborateurs lors d’un entretien professionnel qui peut être formel ou informel, ou bien lors de l’entretien individuel annuel.
Il peut arriver que les managers remontent directement les besoins estimés de son équipe au responsable de formation sans nécessairement consulter ses salariés. Quelle que soit la méthode choisie, il est primordial de s’assurer de la collaboration des managers et RH afin que les besoins soient bien remontés et les futurs arbitrages compris par les salariés
❓Quand le faire ?
Le recueil des besoins de formations est une phase impliquant de nombreux acteurs et de nombreuses étapes. Il s’inscrit dans une démarche globale de création du plan de développement des compétences au timing assez serré :
- Légalement, le plan de formation doit être présenté au Comité d’Entreprise au plus tard en décembre.
- L’arbitrage du plan de formation doit donc se faire au plus tard au mois de novembre.
- Les besoins doivent donc avoir été collectés, idéalement, en septembre/ octobre.
Par ailleurs, certaines organisations organisent des campagnes de collecte dès le mois de janvier de l’année N pour les faire coïncider avec les entretiens annuels.
Si cette approche assure d’être dans les temps pour respecter le calendrier légal, elle pose la question de la mise à jour des besoins. Des bilans de compétences réalisés en janvier ne seront sans doute plus d’actualité lors de la mise en œuvre du plan de formation en janvier de l’année n+1.
❓Que faire des besoins recueillis ?
Les besoins de formations ainsi recueillis devront être triés et priorisés afin d’identifier les actions prioritaires à mener. Parmi les critères de hiérarchisation, citons :
- les demandes relevant du plan et celles pouvant faire l’objet d’une prise en charge via le CPF/CPA,
- les actions répondant aux objectifs définis dans la politique générale de formation,
- les actions pouvant être financées par un OPCO,
- le degré d’urgence de la formation, parfois soulignée par les représentants du personnel.
Une fois ces besoins recueillis qualifiés et priorisés, le responsable formation pourra mettre en place son plan suivant la politique de formation.
Skillup, un outil 100 % digital qui simplifie le recueil des besoins
Nous l’avons vu, la phase de recueil des besoins peut s’avérer très chronophage. L' ensemble des actions à mettre en œuvre, notamment dans les structures comptant un grand nombre de collaborateurs, peut se heurter à des erreurs ou à des obstacles :
- Les besoins remontés sont souvent peu ou non qualifiés,
- Les outils mis à la disposition des gestionnaires de formations demeurent très traditionnels (excel notamment) et ne permettent pas une grande agilité.
Sur la base de ces constats, Skillup propose aujourd’hui une solution SaaS collaborative de gestion de la formation. L’ensemble des processus de formation et notamment la phase de recueil des besoins de formation professionnelle, sont optimisés.
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