Dans un contexte d’évolution permanente du marché du travail et de mobilité accrue des salariés, élaborer un plan de formation devient une nécessité pour les organisations.
Faisant partie des outils de développement de compétences majeurs pour gérer du capital humain, le plan de formation a des avantages multiples qui vont être développés dans cet article. Un modèle est également proposé et prêt à être utilisé.
Plan de formation RH : principe et définition
Le plan de formation est une synthèse de l’ensemble des activités et stages de formation qu’un organisme doit programmer au profit de ses salariés. L’objectif du plan de formation est, d’une part, de se conformer aux exigences légales et aux évolutions de la loi dans ce domaine et, d’autre part, d’accroître les compétences des employés.
Le plan de formation doit être en corrélation avec la stratégie et les objectifs de l’entreprise en termes de développement. Il doit également être adapté aux besoins des salariés et favoriser de meilleures performances ainsi que de réelles perspectives d’évolution de carrière. En d’autres termes, le plan de formation doit établir un programme d’acquisition, de maintien et de développement des compétences indispensables aux salariés pour la réalisation de leurs tâches.
À noter que l’élaboration d’un plan de formation est soumise au Code du travail et constitue une obligation pour les entreprises. De même, le plan de formation entreprise exemple doit être approuvé au préalable par les représentants du personnel avant sa validation définitive par les services RH.
La gestion du plan de formation est souvent réalisée dans un TMS (training management system).
Plan de formation individuel : les raisons d’en faire un
Après avoir donné une définition du plan de formation, voyons pourquoi il est judicieux pour l’entreprise de l’élaborer, pour son propre bénéfice comme pour celui de son personnel.
Qu’il s’agisse des évolutions technologiques, sociales, économiques ou encore environnementales, l’entreprise doit continuellement évoluer. La formation professionnelle via un exemple de plan de formation pour entreprise va ainsi lui permettre de s’adapter plus rapidement et efficacement à tous ces bouleversements.
Le processus de formation permet des gains significatifs de performance chez le salarié. De ce fait, c’est toute l’entreprise qui va bénéficier de ces bienfaits et gagner ainsi en rentabilité et en compétitivité.
Enfin, le plan de formation favorise la motivation et l’adhésion des salariés envers l’entreprise. Par le biais d’un développement des compétences, le travailleur sera plus impliqué dans ses responsabilités et fonctions.
Élaborer un plan de formation : quels rôles ?
La fiche de formation du personnel remplit plusieurs fonctions au sein des organisations.
Un document de stratégie
Un exemple de plan de formation en entreprise synthétise toutes les actions de formation et les besoins de l’entreprise dans ce domaine. En clair, c’est un guide pour maintenir et développer les compétences tant individuelles que collectives sur le court ou le moyen terme.
Un outil d’anticipation et de prévision
Ce plan sert à planifier les besoins urgents en formation. Mais, il s’agit également d’un moyen d’anticiper les grandes évolutions futures et de préparer l’entreprise au mieux à ces nouveaux défis.
Un vecteur de communication efficace
Le document est libre d’accès à tous les salariés et possède une structure standardisée qui renforce sa dimension objective et équitable pour tout le personnel.
Un document renforçant le dialogue social
En ayant pour finalité de développer les compétences de chacun au sein de l’organisation, le document élaboré par les dirigeants et approuvé par les représentants du personnel contribue à l’instauration d’un climat apaisé et à un dialogue social plus performant.
Fiche de formation du personnel : quels sont les principaux intervenants ?
Plusieurs acteurs jouent un rôle-clé dans la conception et la mise en œuvre d’un plan de formation.
Tout d’abord, c’est la direction de l’entreprise qui va fournir les grandes orientations et la priorisation des besoins. C’est elle également qui va valider le document final.
Les responsables de départements jouent aussi un rôle primordial, car ce sont eux qui vont communiquer les besoins et évolutions éventuelles de leur service.
De leur côté, les responsables de formation et ceux des RH vont fournir des suggestions d’ordre technique et construire le plan de formation.
Les responsables des ressources humaines sont consultés tout au long de l’élaboration du plan et suivent chaque étape de sa construction.
Les salariés prennent également part au document en exprimant leurs besoins individuels.
Enfin, quand l’organisme n’est pas en mesure de mettre en œuvre certaines formations en interne, ce dernier peut faire appel à des prestataires externes.
Plan de formation RH : les clés de la réussite
Plusieurs éléments doivent être impérativement réunis pour que le plan soit un succès. Tout d’abord, pour savoir comment élaborer un plan de formation X, il est impératif que l’ensemble des acteurs présentés précédemment s’investisse sérieusement dans sa construction.
De même, il est primordial que les types de formation programmés correspondent aux exigences et besoins réels de l’entreprise et de son personnel. Il faut bien évidemment que les budgets alloués soient suffisants pour couvrir le coût de ce programme.
Une fois construit, le plan doit faire l’objet d’une communication soigneusement élaborée et qui saura convaincre l’ensemble du personnel de l’utilité d’un tel projet. Enfin, il est primordial que l’intégralité des documents relatifs au plan soit disponible avant, pendant et à l’issue de sa mise en œuvre (fiches de formation, fiches d’évaluation, tableaux de suivi, etc.).
Types et modes de formation professionnelle
Il existe différents types de formation selon trois critères principaux. Le premier critère de formation concerne l’adaptation à un poste et à son évolution éventuelle. Le second désigne les formations permettant à un salarié de continuer à occuper ses fonctions. Le troisième concerne les formations où le travailleur va acquérir de nouvelles compétences.
La mise en œuvre du plan peut s’effectuer selon différents modes de formation déterminés par les responsables RH. Ainsi, le salarié pourra suivre sa session selon différentes modalités. Dans le cas de l’autoformation, par exemple, le salarié assure sa formation lui-même. Il existe aussi des formations en présentiels, à distance, des formations pratiques ou encore des formations d’accompagnement.
Les 4 étapes du plan de formation
La conception d’un plan s’articule à travers quatre principales étapes :
La réalisation d’un bilan initial
L’élaboration d’un plan repose avant tout sur une analyse actuelle de la situation de l’entreprise et à l’identification des écarts constatés par rapport à la stratégie de l’organisme. À cet effet, tous les acteurs concernés doivent transmettre leurs informations. Cela passe notamment par les demandes du personnel via les fiches d’entretiens professionnels. Les perspectives futures ainsi que les évolutions nécessaires doivent aussi être intégrées dans la réflexion.
Définir les objectifs et les priorités
Un plan de formation s’appuie sur une définition claire des objectifs à atteindre et selon les projets définis par le comité de direction. De l’ensemble des formations identifiées devra obligatoirement découler une priorisation selon les besoins urgents et les souhaits exprimés par les agents en amont.
La transcription du besoin en formation
Une fois que les besoins en compétences ont été exprimés, il est alors temps de les traduire en besoins de formation. C’est à ce moment précis que le plan peut commencer à être formalisé et construit.
La mise en œuvre du plan
Une fois que le document est finalisé et validé par la direction, il reste sans doute la partie la plus délicate, à savoir passer à la phase concrète. Sa mise en œuvre doit faire l’objet d’un réel pilotage et d’un suivi rigoureux.
À chaque formation doit correspondre un objectif à atteindre. Sur un modèle plan de formation FPT doit impérativement figurer certaines données telles que l’intitulé de formation, son type, les salariés qui sont concernés, le poste de travail impacté.
Doivent figurer aussi les dates de la formation ainsi que le budget qui y est alloué. Dernier point important dans cette étape, une démarche d’évaluation doit être définie et prendre par exemple la forme de fiche de satisfaction.
Pour terminer sur cette partie consacrée aux étapes d’un plan, il ne faut pas oublier que ce dernier doit faire systématiquement l’objet d’une évaluation à postériori afin d’en mesurer l’efficacité et l’atteinte ou la non-atteinte des objectifs assignés au départ.
Conclusion
Concevoir et mettre en œuvre un plan de formation est une nécessité pour un organisme privé ou public. Véritable atout pour conserver un haut degré de compétitivité et de productivité, ce programme doit être élaboré avec le plus grand soin. Il est possible de télécharger un modèle de plan de formation.
Et pour construire son plan avec plus d’efficacité, certains logiciels intuitifs et métiers tels que Skillup permettent aux responsables RH de digitaliser les entretiens, la cartographie des compétences et bien évidemment le plan de formation de l’organisme.
