Pour chaque entreprise, les entretiens annuels d'évaluation représentent un moment crucial dans la gestion RH. Or 31 % des salariés déclarent ne pas arriver à s’exprimer librement pendant ce temps d’échange (source : étude HR Voice). Quelles sont les règles à appliquer pour le bon déroulement d’un entretien individuel avec un collaborateur ? Comment gérer au mieux les commentaires ?
Avec cet article, découvrez comment évaluer les performances des salariés, fixer des objectifs et explorer des possibilités de développement des compétences. Voici tout ce qu’il y a savoir sur le déroulement de l’entretien annuel d'évaluation !
La préparation de l'entretien annuel d'évaluation
La première étape essentielle pour réussir une campagne d’entretiens individuels annuels repose sur une bonne planification. Commencez par établir un calendrier clair pour l'ensemble de l'entreprise, en veillant à ce que chaque collaborateur dispose d'un créneau approprié.
De plus, préparez et partagez une liste d'objectifs d’entretiens annuels d'évaluation aque vous souhaitez atteindre lors de cette campagne. Cela peut inclure des échanges sur les résultats de l' année écoulée, les compétences à développer, les objectifs futurs et le recueil des besoins de formation. En ayant une liste d'objectifs en tête, vous vous assurez que les entretiens mis en place soient productifs.
👀Exemple : vous êtes le RRH au sein d’entreprise de technologie. L'objectif principal de l'entretien avec un développeur senior pourrait être de discuter de son apport à un projet stratégique. A vous de définir (ensemble) les étapes pour le développement des compétences techniques souhaité en vue d'anticiper le plan de formation.
Avant l'entretien, rassemblez des informations pertinentes sur chaque collaborateur. Consultez leurs évaluations de performance précédentes, les objectifs établis lors de l'entretien précédent, ainsi que leurs réalisations notables au cours de l'année. En comprenant leur parcours au sein de l'entreprise, vous serez mieux préparé pour discuter de leurs contributions et de leur évolution professionnelle.
👀Exemple : vous gérez l'entretien d'un responsable marketing. Il est essentiel de connaître les campagnes réussies menées au cours de l'année. Il faut aussi identifier les domaines pour lesquels un développement des compétences est nécessaire (digital, media training…).
A garder en tête, la préparation minutieuse de l'entretien annuel d'évaluation est incontournable pour garantir des discussions productives qui ont du sens. Cette démarche inclut la planification et la collecte d'informations : bilans de compétence, historique des augmentations de salaire ou des formations professionnelles...
La déroulement de l'entretien annuel d'évaluation
Lorsque vous vous retrouvez face à votre collaborateur pour l'entretien individuel, commencez par créer une atmosphère chaleureuse et accueillante. Un sourire, un accueil amical ou encore offrir une bouteille d’eau contribuent à instaurer une ambiance sereine.
Expliquez ensuite clairement le déroulement de l'entretien annuel d'évaluation et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Votre salarié doit comprendre le but de l’échange et savoir à quoi s'attendre. Cela favorise la transparence et l'ouverture.
Commencez l'examen des résultats observés dans le cadre de la tenue du poste de travail. Valorisez les points positifs de votre Talent et soulignez votre intérêt pour ses contributions. Cela renforce la confiance et encourage un sentiment de reconnaissance.
Explorez ensuite les compétences et les forces de votre salarié. Discutez des domaines dans lesquels il excelle au vu du bilan de l année et de ceux où il peut encore progresser. Encouragez-le à partager ses propres réflexions autour de la grille d évaluation. Ce type de pratique qui souligne les axes d amélioration favorise l’engagement collaborateur !
Ensemble, définissez des objectifs clairs et atteignables pour l' année à venir. Assurez-vous qu'ils soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) et surtout qu’ils aient du sens. En impliquant votre salarié dans ce processus RH, il aura tendance à davantage d’investir dans la réalisation de ces objectifs.
Enfin, parlez du développement professionnel de votre talent. Identifiez les opportunités de formation, les compétences à renforcer et les chemins de carrière potentiels. Encouragez les échanges autour de son évolution professionnelle, corrélée aux projets de l'entreprise. Cette thématique sera à approfondir lors de l entretien professionnel, rendu obligatoire par le code du travail.
Terminez l'entretien en résumant les points clés abordés, les objectifs fixés et les prochaines étapes. Assurez-vous que votre salarié quitte l'entretien après des phrases de conclusion claires. A vous de vous assurer de la parfaite compréhension de ce qui a été discuté et des actions à entreprendre.
En suivant cette structure, vous créerez un environnement propice à une discussion ouverte et constructive lors de l'entretien annuel d'évaluation. Votre collaborateur se sentira compris, soutenu et motivé à relever de nouveaux défis pour l'année à venir.
Téléchargez votre modèle d’entretien annuel d’évaluation intégrant ces thématiques si vous ne disposez pas encore d’un template structuré en interne. Cette base sera également utile pour la production du compte rendu : résultats obtenus, objectifs professionnels, développement professionnel du salarié à prévoir, etc.
Les commentaires lors des entretiens annuels d'évaluation
Les commentaires positifs jouent un rôle crucial dans l'entretien annuel d'évaluation. Ils permettent de souligner et de valoriser les réalisations et les contributions de chacun de vos Talents.
👀Exemple : "Je tiens à vous féliciter pour votre excellente gestion du contrat XYZ. Votre contribution va nous permettre d’investir dans de nouvelles ressources."
Lorsque vous abordez les domaines où des améliorations sont nécessaires, privilégiez une approche constructive. Évitez les critiques personnelles et concentrez-vous sur les comportements ou les résultats spécifiques.
👀Exemple : un collaborateur a rencontré des difficultés de communication avec son équipe. Vous pourriez dire : "Nous avons observé quelques challenges de communication, explorons comment nous pouvons travailler ensemble pour les résoudre."
De même, évitez de juger personnellement votre collaborateur. Au lieu de dire : "Vous n'êtes pas suffisamment proactif", optez pour : "Nous avons remarqué des occasions où une approche proactive pourrait être bénéfique. Quelles conditions seraient nécessaires pour favoriser cette démarche ?"
Pour chaque point d'amélioration identifié, travaillez avec votre salarié pour élaborer un plan d'action concret. Déterminez des étapes et des délais réalistes pour atteindre les objectifs.
👀Exemple : si le développement de compétences techniques est nécessaire, discutez des formations disponibles. Un catalogue de formation en ligne facilite grandement la recherche, tant du côté RH que du côté des salariés.
En adoptant une approche de feedback constructif constructifs lors de l'entretien annuel d'évaluation, vous contribuez à un environnement d'apprentissage positif. Les collaborateurs se sentent soutenus dans leur développement. Cela renforce la relation entre le RH et les Talents, tout en maximisant l'efficacité de l’échange.
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La gestion des situations délicates pendant l’entretien annuel d'évaluation
Lors de l'entretien annuel d’évaluation, il est possible que des sujets sensibles ou des préoccupations personnelles soient abordés. Dans de telles situations, faites preuve d'empathie. Écoutez attentivement votre collaborateur, montrez que vous comprenez ses sentiments et ses enjeux.
👀Exemple : votre collaborateur exprime des inquiétudes quant à l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle, sa charge de travail est forte. Entrez dans une démarche d’écoute active. "Je comprends que cela puisse être stressant, nous allons travailler ensemble pour trouver des solutions qui fonctionnent pour vous."
Les entretiens annuels peuvent susciter des émotions chez les collaborateurs, qu'il s'agisse de frustration, de déception ou même de joie. En tant que RH, il est important de savoir comment gérer ces émotions de manière appropriée.
👀Exemple : un collaborateur exprime de la déception quant à une promotion manquée. Indiquez que vous entendez ses sentiments, tout en expliquant les critères de sélection. Proposez également de discuter de son développement professionnel pour l'année à venir.
En cas de conflit entre salariés ou de désaccord, abordez ces situations avec calme et objectivité. Encouragez les parties à s'exprimer, à écouter attentivement l'autre point de vue et à rechercher des solutions acceptables pour tous.
👀Exemple : deux membres d'une équipe ont eu des désaccords fréquents. Abordez le sujet : "Je comprends qu'il y ait eu des tensions. Pour un environnement de travail harmonieux, comment pouvons-nous résoudre ces différends et favoriser une meilleure communication au sein de l'équipe ?"
La gestion des émotions et des situations délicates demande de la sensibilité et de la diplomatie. En gérant ces aspects avec professionnalisme, vous démontrez votre capacité à les soutenir dans toutes les situations. Cela contribue à créer un environnement de travail sain et respectueux, où les problèmes sont résolus de manière constructive.
Après l'entretien annuel d'évaluation : documentation & suivi
Assurez-vous de documenter minutieusement tous les éléments discutés. Cela concerne les objectifs fixés, les commentaires d’entretien annuel d'évaluation constructifs et les plans de développement convenus. Ce travail fournira une référence précieuse pour le suivi et l'évaluation ultérieurs.
👀Exemple : un logiciel dédié aux entretiens permet d'enregistrer ces informations de manière organisée et sécurisée. Les données sont accessibles à la fois par le salarié et les responsables RH.
Après avoir établi des objectifs et des plans d'action lors de l'entretien, suivez régulièrement leur progression tout au long de l'année. Planifiez des réunions intermédiaires pour faire le point sur les avancées, ajuster les plans si nécessaire et fournir un soutien continu.
👀Exemple : l'objectif d'un salarié consiste à acquérir de nouvelles compétences en leadership. Assurez-vous de programmer des sessions de formation appropriées et de les évaluer périodiquement pour mesurer les progrès.
Le suivi post-entretien garantit que les objectifs établis sont réalisables. Les plans d'action doivent rester pertinents face à l'évolution du contexte professionnel.
Prêt(e) pour votre campagne d’entretiens ?
En adoptant une approche systématique et bienveillante lors de l'entretien annuel d'évaluation, vous créez un environnement propice à la croissance, au développement et à la communication ouverte au sein de votre organisation.
L'entretien annuel d’évaluation devient un outil puissant pour stimuler la performance. Il renforce les relations professionnelles et favorise le succès à long terme de vos salariés et de votre entreprise.
En continuant à mettre en place ces conseils et à les adapter aux besoins spécifiques de chaque Service, vous contribuez de manière significative :
- au développement de vos Talents,
- à l'atteinte des objectifs stratégiques de votre organisation.
Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez le livre blanc Développer les compétences, moteurs de performance et d’engagement.
Les commentaires d’entretiens individuels annuels
Les commentaires positifs jouent un rôle crucial dans l'entretien individuel annuel. Ils permettent de souligner et de valoriser les réalisations et les contributions de chacun de vos talents.
👀 Exemple : "Je tiens à vous féliciter pour votre excellente gestion du contrat XYZ. Votre contribution va nous permettre d’investir dans de nouvelles ressources."
Lorsque vous abordez les domaines où des améliorations sont nécessaires,privilégiez une approche constructive. Évitez les critiques personnelles et concentrez-vous sur les comportements ou les résultats spécifiques.
👀 Exemple : un collaborateur a rencontré des difficultés de communication avec son équipe. Vous pourriez dire : "Nous avons observé quelques challenges de communication, explorons comment nous pouvons travailler ensemble pour les résoudre."
De même, évitez de juger personnellement votre collaborateur. Au lieu de dire : "Vous n'êtes pas suffisamment proactif", optez pour : "Nous avons remarqué des occasions où une approche proactive pourrait être bénéfique. Quelles conditions seraient nécessaires pour favoriser cette démarche ?"
Pour chaque point d'amélioration identifié, travaillez avec votre collaborateur pour élaborer un plan d'action concret. Déterminez des étapes et des délais réalistes pour atteindre les objectifs.
👀 Exemple : si le développement de compétences techniques est nécessaire, discutez des formations disponibles. Un catalogue de formation en ligne facilité grandement la recherche, tant du côté RH que du côté des salariés.
En adoptant une approche de commentaires d’entretien annuel constructifs, vous contribuez à un environnement d'apprentissage positif. Les collaborateurs se sentent soutenus dans leur développement. Cela renforce la relation entre le RH et les talents, tout en maximisant l'efficacité de l’échange.
La gestion des situations délicates pendant l’entretien individuel annuel
Lors de l'entretien d’évaluation, il est possible que des sujets sensibles ou des préoccupations personnelles soient abordés. Dans de telles situations, faites preuve d'empathie. Écoutez attentivement votre collaborateur, montrez que vous comprenez ses sentiments et ses enjeux.
👀 Exemple : votre collaborateur exprime des inquiétudes quant à l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle, sa charge de travail est forte. Entrez dans une démarche d’écoute active. "Je comprends que cela puisse être stressant, nous allons travailler ensemble pour trouver des solutions qui fonctionnent pour vous."
Les entretiens annuels peuvent susciter des émotions chez les collaborateurs, qu'il s'agisse de frustration, de déception ou même de joie. En tant que RH, il est important de savoir comment gérer ces émotions de manière appropriée.
👀 Exemple : un collaborateur exprime de la déception quant à une promotion manquée. Indiquez que vous entendez ses sentiments, tout en expliquant les critères de sélection. Proposez également de discuter de son développement professionnel pour l'année à venir.
En cas de conflit entre salariés ou de désaccord, abordez ces situations avec calme et objectivité. Encouragez les parties à s'exprimer, à écouter attentivement l'autre point de vue et à rechercher des solutions acceptables pour tous.
👀 Exemple : deux membres d'une équipe ont eu des désaccords fréquents. Abordez le sujet : "Je comprends qu'il y ait eu des tensions. Pour un environnement de travail harmonieux, comment pouvons-nous résoudre ces différends et favoriser une meilleure communication au sein de l'équipe ?"
La gestion des émotions et des situations délicates demande de la sensibilité et de la diplomatie. En gérant ces aspects avec professionnalisme, vous démontrez votre capacité à les soutenir dans toutes les situations. Cela contribue à créer un environnement de travail sain et respectueux, où les problèmes sont résolus de manière constructive.
Après l'entretien individuel annuel : documentation & suivi
Assurez-vous de documenter minutieusement tous les éléments discutés. Cela concerne les objectifs fixés, les commentaires d’entretien annuel constructifs et les plans de développement convenus. Ce travail fournira une référence précieuse pour le suivi et l'évaluation ultérieurs.
👀 Exemple : un logiciel dédié aux entretiens permet d'enregistrer ces informations de manière organisée et sécurisée. Les données sont accessibles à la fois par le salarié et les responsables RH.
Après avoir établi des objectifs et des plans d'action lors de l'entretien, suivez régulièrement leur progression tout au long de l'année. Planifiez des réunions intermédiaires pour faire le point sur les avancées, ajuster les plans si nécessaire et fournir un soutien continu.
👀 Exemple : l'objectif d'un salarié consiste à acquérir de nouvelles compétences en leadership. Assurez-vous de programmer des sessions de formation appropriées et de les évaluer périodiquement pour mesurer les progrès.
Le suivi post-entretien garantit que les objectifs établis sont réalisables. Les plans d'action doivent rester pertinents face à l'évolution du contexte professionnel.
Prêt(e) pour votre campagne d’entretiens ?
En adoptant une approche systématique et bienveillante lors de l'entretien individuel annuel, vous créez un environnement propice à la croissance, au développement et à la communication ouverte au sein de votre organisation.
L'entretien annuel d’évaluation devient un outil puissant pour stimuler la performance. Il renforce les relations professionnelles et favorise le succès à long terme de vos salariés et de votre entreprise.
En continuant à mettre en place ces conseils et à les adapter aux besoins spécifiques de chaque Service, vous contribuez de manière significative :
- au développement de vos talents,
- à l'atteinte des objectifs stratégiques de votre organisation.
Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez le livre blanc Développer les compétences, moteurs de performance et d’engagement.
