RH, comment bien se préparer à l’entretien annuel d’évaluation en 2026

L'entretien annuel d'évaluation est l’occasion de faire le point sur les résultats individuels et la performance de l’année écoulée, et de définir les objectifs pour l’année à venir. Mais au-delà de l'exercice individuel entre manager et collaborateur, c'est aux RH que revient la responsabilité stratégique d'orchestrer toute la campagne d'entretiens. Là où le manager se concentre sur la préparation de ses entretiens individuels (analyser les performances, préparer ses feedbacks, fixer de nouveaux objectifs), vous, en tant que RH, devez adopter une vision macro : garantir la conformité légale, structurer le calendrier, outiller les managers, analyser les données consolidées et piloter la performance collective.

Les enjeux sont considérables. Des entretiens annuels bien menés renforcent l'engagement des collaborateurs, améliorent la performance globale et favorisent la rétention des talents. Alors, comment structurer efficacement vos campagnes d'entretiens de fin d'année ? Quels outils et méthodes déployer pour transformer cet exercice en véritable levier RH ? Suivez le guide !

Les 6 étapes clés pour bien préparer vos entretiens annuels d'évaluation

Vérifier la conformité légale : obligations conventionnelles, consultation du CSE, convocations dans les règles.
Organiser la campagne : calendrier anticipé, outil digitalisé adapté, trames structurées par thématiques.
Former et outiller les managers : kit de préparation, posture d'écoute, gestion des situations sensibles.
Professionnaliser l'évaluation : auto-évaluation, feedback 360°, analyse des données historiques.
Anticiper les enjeux actuels : télétravail, QVT, pouvoir d'achat, transformations organisationnelles.
Piloter et analyser : suivi en temps réel pendant la campagne, consolidation des besoins après les entretiens.

Cadre légal et conformité de l’entretien annuel d’évaluation : les fondamentaux RH

Avant de lancer votre campagne d'entretiens annuels d'évaluation, un rappel s'impose : êtes-vous en conformité avec le cadre réglementaire ? Car si l'entretien annuel n'est pas imposé par le Code du travail, il peut le devenir selon votre contexte. Plusieurs situations rendent l'entretien annuel incontournable :

une convention collective ou un accord d'entreprise l'exige,
vos collaborateurs sont en forfait jours (l'entretien est alors obligatoire pour suivre leur charge de travail),
votre direction a décidé de l'instaurer : dès lors, impossible pour les salariés de s'y soustraire.

Attention au principe d'égalité de traitement : tous les collaborateurs doivent être convoqués, sans exception. Oublier ne serait-ce qu'un salarié expose l'entreprise à un risque de discrimination salariale. C'est en effet majoritairement par le biais de cet échange qu'un employé peut obtenir un avantage professionnel, tel qu'une prime, une formation ou une mobilité interne.

Autre point de vigilance : avant de démarrer vos campagnes, vous devez consulter le Comité Social et Économique via une procédure d'information-consultation. Le CSE vérifie notamment que :

les modalités d'évaluation ne génèrent pas de stress ou de pression psychologique,
les questions posées concernent uniquement les aptitudes professionnelles (rien de personnel),
les résultats n'impactent pas injustement la rémunération ou la carrière.

Enfin, côté convocations, chaque collaborateur doit être « expressément informé » de son entretien, idéalement 10 à 15 jours à l'avance. La convocation mentionne la date, l'heure, la durée, le lieu et les thématiques abordées.

Organiser une campagne d’entretiens annuels efficace

Définir un calendrier stratégique

Dans la mesure où tout le monde a un agenda chargé, mieux vaut programmer suffisamment à l'avance vos entretiens d'évaluation. L'idéal ? Bloquer les créneaux trois mois à l'avance, voire six mois pour les grandes organisations. Cette anticipation vous permet de coordonner la campagne avec les cycles budgétaires (si les entretiens annuels sont liés aux augmentations ou primes) et d'éviter les périodes de congés ou les pics d'activité.

Comme nous l’avons dit, pensez aussi à vérifier les échéances légales si certains entretiens sont obligatoires, comme pour les salariés en forfait jours. Démarrer votre campagne d'entretiens de fin d'année dès septembre ou octobre vous laisse le temps d'ajuster le planning et de gérer les imprévus.

Choisir le bon outil digitalisé

Abandonner Excel au profit d'un logiciel d'entretiens dédié, c'est faire le choix de l'efficacité et de la performance. Pourquoi franchir le cap ? Parce qu'un outil digitalisé offre des fonctionnalités permettant de gagner du temps sur les tâches administratives répétitives et d’être plus efficace dans le pilotage de vos campagnes d'évaluation :

l'envoi automatique des convocations aux collaborateurs avec possibilité de valider ou modifier la date,
une vue d'ensemble des entretiens individuels de toute l'entreprise pour piloter la campagne,
le suivi en temps réel du taux de réalisation et des retards,
l'accès à l'historique complet des entretiens annuels précédents,
la centralisation des comptes rendus et des objectifs fixés lors de chaque entretien d'évaluation.

Le ROI est rapide : gain de temps considérable pour les RH, réduction des oublis, meilleure traçabilité et expérience collaborateur améliorée. Fini les relances manuelles et les tableaux Excel impossibles à maintenir à jour lors de vos campagnes d'entretiens. Des solutions comme Skillup proposent un module d'entretiens annuels complet qui centralise toute la gestion de vos campagnes d'évaluation, de la planification jusqu'à l'analyse des résultats.

Yzico automatise ses entretiens et libère 80 % du temps RH !

Pour moderniser sa gestion des talents, le cabinet d’expertise comptable Yzico (500 collaborateurs, 24 agences) a choisi le module Entretiens de Skillup.

Avant Skillup, les campagnes d’entretiens étaient suivies à la main sous Excel : 80 % du temps RH était consacré aux relances et à la consolidation des données. En seulement 3 mois, Yzico a déployé la solution et automatisé l’ensemble du processus.

Résultat :

un pilotage en temps réel des campagnes ;

des comptes rendus et signatures 100 % en ligne ;

des managers autonomes et un suivi fiabilisé.

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Préparer des trames d’entretien structurées

Pour dresser un bilan objectif et pertinent de l'année écoulée lors de l'entretien annuel d'évaluation, il est préférable de structurer la trame d'entretien par thématiques. Deux raisons à cela.

Premièrement, notre cerveau est calibré de façon à garder en mémoire les événements récents. Si le collaborateur n'a pas atteint les objectifs du dernier trimestre, le manager risque d'être influencé par le « biais de la disponibilité en mémoire » et de noircir le tableau lors de l'évaluation. Organiser la trame avec des rubriques claires (objectifs de l'année écoulée, compétences mobilisées, projets de développement) permet de se focaliser sur des éléments tangibles.

Deuxièmement, les résultats doivent être appréciés à la lumière d'autres facteurs comme le bien-être. De nombreuses études ont montré le lien entre bien-être et performance.

Pensez aussi à personnaliser vos trames d'entretien annuel selon les fonctions et niveaux hiérarchiques : un commercial n'aura pas les mêmes enjeux qu'un responsable formation lors de son évaluation.

Enfin, alternez entre questions ouvertes et questions fermées dans votre grille d'entretien. Les questions ouvertes permettent au salarié d'exprimer ses ressentis, ses difficultés, ses besoins et attentes. Les questions fermées sont plus intéressantes pour récolter des informations précises comme les compétences à développer ou les formations souhaitées.

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Entretien annuel de fin d’année : accompagner et outiller les managers

Former aux bonnes pratiques d'entretien

Tous les managers ne sont pas naturellement à l'aise avec l'exercice de l'entretien annuel. Certains redoutent les discussions difficiles, d'autres ont tendance à monopoliser la parole ou à se laisser influencer par leurs émotions. C'est pourquoi il est essentiel de les former en amont de la campagne d'entretiens.

Commencez par leur fournir un kit de préparation complet. Concrètement, le manager doit prendre le temps de relire attentivement les résultats des entretiens annuels des années précédentes, ainsi que les rapports d'activité, l'historique des indicateurs de performance et tout autre compte-rendu concernant le collaborateur.

Insistez également sur la posture à adopter lors de l'entretien d'évaluation. Le collaborateur doit être acteur de l'entretien individuel. C'est pour lui l'occasion de s'exprimer sur son ressenti global, son intégration au sein de l'équipe, sa charge de travail, ses motivations.

Pour obtenir un échange constructif, le manager se doit d'avoir une écoute active, de valoriser tous les points positifs et d'encourager ses collaborateurs. S'il y a des points négatifs à mentionner lors de l'évaluation, il doit pouvoir apporter des conseils et des solutions objectives adaptées. Instaurer un climat de confiance lors de l'entretien annuel permet de rassurer les salariés et d'optimiser leur engagement.

Anticiper les situations sensibles

Les entretiens de fin d'année sont aussi le moment où les collaborateurs expriment des demandes : augmentation de salaire, passage à temps partiel, télétravail, mobilité interne, formation… Pour éviter que vos managers ne soient pris au dépourvu, préparez avec eux les réponses à apporter. Quelle est la politique de l'entreprise sur le télétravail hybride ? Quels budgets sont disponibles pour les formations ? Quelles mobilités sont envisageables ?

64% des salariés accordent de l’importance à l’évaluation de leurs performances lors de l’entretien annuel d’évaluation (enquête Skillup x OpinionWay 2024)

Autre point de vigilance : certains collaborateurs sont en difficulté (sous-performance, démotivation, conflits d'équipe). L'entretien d'évaluation peut être délicat à mener dans ces situations. Accompagnez vos managers sur la posture à adopter : rester factuel, identifier les causes profondes, proposer un plan d'action concret. Parfois, un accompagnement RH renforcé ou une médiation sera nécessaire après l'entretien individuel.

Professionnaliser l’évaluation des collaborateurs

Encourager l'auto-évaluation

Et si vous invitiez les collaborateurs à prendre une part active dans leur évaluation ? Car si l'entretien d'évaluation a mauvaise presse, c'est parce qu'il a tout du conseil de classe. Les employés adoptent une attitude passive et attendent de voir s'ils ont été de bons élèves ou non lors de l'entretien de fin d'année. Pour cette raison, l'auto-évaluation est un levier puissant d'engagement. L'idée ? Le collaborateur prend le temps d'évaluer ses objectifs, ses compétences et de réfléchir à ses aspirations professionnelles avant l'entretien individuel.

Cette pratique responsabilise vos salariés et permet d'enrichir la discussion lors de l'entretien annuel. Ainsi, le manager a davantage de matière pour bien comprendre les problématiques de ses N-1 et leur apporter une réponse plus personnalisée. Pour rendre l'auto-évaluation efficace, envoyez-la suffisamment à l'avance (au moins une semaine avant l'entretien d'évaluation), proposez une trame claire avec des questions précises, et encouragez la réflexion sans surcharger le formulaire.

Intégrer le feedback 360°

Au quotidien, le salarié est amené à interagir et à travailler avec d'autres personnes : collègues, prestataires, clients internes. De plus, en tant que N+1, le manager n'est pas nécessairement la personne qui passe le plus de temps avec son équipe, particulièrement depuis que le télétravail s'est démocratisé.

L'évaluation entre pairs, appelée aussi feedback 360°, permet de solliciter l'entourage professionnel (direct ou indirect) du collaborateur pour mesurer et juger ses résultats sur une période donnée lors de la campagne d'entretiens annuels. Les feedbacks de ces personnes sur les compétences, la collaboration et la performance sont très utiles pour évaluer objectivement le salarié.

Pour le manager, cette pratique est intéressante car elle permet d'avoir une vision globale de la performance de son N-1 et donc de l'évaluer plus justement lors de l'entretien d'évaluation. En multipliant les feedbacks, vous contournez certains biais cognitifs inconscients qui poussent au favoritisme ou à l'inflexibilité.

Côté salarié, le feedback des pairs l'invite à prendre conscience de ses points forts et de ses axes d'amélioration. Le jour de l'entretien individuel, il est donc plus disposé à entendre les remarques positives et négatives de son N+1, et à s'ouvrir aux solutions.

Concrètement, intégrez le feedback 360° directement dans votre outil de gestion des entretiens annuels : identifiez 3 à 5 évaluateurs pertinents, garantissez l'anonymat des retours, et synthétisez les feedbacks pour le manager avant l'entretien de fin d'année.

Analyser les données historiques

Avant chaque entretien annuel d'évaluation, le manager doit pouvoir accéder facilement à l'historique du collaborateur. En tant que RH, préparez des tableaux de bord clairs qui centralisent : les objectifs fixés lors des précédents entretiens d'évaluation et leur taux d'atteinte, les compétences développées, les formations suivies, les feedbacks reçus, et les souhaits d'évolution exprimés.

Ces données permettent au manager d'avoir une vision dans la durée et d'identifier les tendances : un collaborateur qui n'atteint jamais ses objectifs malgré son investissement (peut-être sont-ils irréalistes ?), des signaux de démotivation qui s'installent progressivement, ou au contraire, une montée en compétences qui justifie une évolution. C'est grâce à cette analyse historique que l'entretien annuel devient un véritable outil de pilotage de la performance et non un simple exercice ponctuel.

Entretien annuel d’évaluation : adresser les enjeux RH actuels

L'entretien annuel d'évaluation ne se limite pas à évaluer la performance passée et fixer de nouveaux objectifs. C'est aussi un moment privilégié pour aborder les préoccupations actuelles des collaborateurs. À l'heure où les entreprises ont du mal à fidéliser les salariés, ces attentes doivent être posées sur la table lors des entretiens individuels.

Le télétravail et la flexibilité

L’étude Catella France/YouGov 2025 révèle que la majorité des salariés plébiscitent un rythme de un à trois jours de télétravail par semaine. La dernière étude Pulse d'Owl Labs montre que 33 % des collaborateurs souhaitent des journées plus flexibles et 28 % des horaires aménagés.

Ces chiffres parlent d'eux-mêmes : la flexibilité et la qualité de vie au travail (QVT) sont désormais des critères décisifs. Lors de la campagne d'entretiens de fin d'année, préparez vos managers à aborder ces questions ouvertement. Quelle est la politique de l'entreprise sur le télétravail hybride ? Quels aménagements sont possibles ? Ces éléments doivent être clarifiés en amont avec la direction pour que les managers puissent donner des réponses cohérentes lors des entretiens d'évaluation.

Le pouvoir d'achat

L'inflation inquiète les salariés. Si des augmentations ne sont pas toujours possibles, quelles alternatives pouvez-vous proposer ? Primes exceptionnelles, avantages en nature, participation aux frais de transport ? Anticipez ces demandes et munissez vos managers de messages clés à communiquer lors des entretiens annuels.

Une transformation organisationnelle

Enfin, si votre entreprise fait face à une transformation organisationnelle (restructuration, fusion, digitalisation), ce changement peut perturber le fonctionnement et la performance des équipes. L'entretien individuel est le moment idéal pour en discuter : comment le collaborateur vit-il cette transformation ? A-t-il besoin d'accompagnement ? Cette écoute lors de l'entretien d'évaluation permet de détecter les signaux faibles et d'agir avant qu'un désengagement ne s'installe.

Piloter et analyser la campagne d’entretiens annuels d’évaluation

Pendant la campagne d'entretiens annuels

Une fois votre campagne d'entretiens d'évaluation lancée, votre rôle de RH est de piloter son avancement en temps réel. Si vous avez opté pour un logiciel d'entretiens dédié, exploitez pleinement son dashboard de suivi. Vous devez pouvoir visualiser en un coup d'œil le taux de réalisation des entretiens individuels, identifier les entretiens annuels non planifiés ou en retard, et repérer les managers qui prennent du retard dans leurs évaluations.

N'hésitez pas à communiquer régulièrement sur l'avancement de la campagne d'entretiens de fin d'année et à envoyer des relances ciblées. Un manager débordé peut oublier de programmer ses entretiens d'évaluation, et un collaborateur peut hésiter à relancer son N+1. Votre rôle est de fluidifier ce processus pour que tous les entretiens annuels soient réalisés dans les temps.

Après la campagne d'entretiens

Une fois les entretiens individuels terminés, place à l'analyse. Consolidez les données remontées lors des entretiens d'évaluation : quels sont les besoins en formation exprimés ? Combien de collaborateurs ont demandé une mobilité interne ? Y a-t-il des signaux de désengagement ou des risques de départ à anticiper ?

Analysez également vos indicateurs de succès : taux de complétion de la campagne d'entretiens annuels, satisfaction des managers et collaborateurs sur le processus, taux d'atteinte des objectifs fixés lors des précédents entretiens d'évaluation. Ces métriques vous permettent d'identifier les axes d'amélioration pour la prochaine campagne d'entretiens de fin d'année.

Enfin, envisagez de passer d'une logique purement annuelle à un dialogue plus régulier. Les entretiens trimestriels ou semestriels permettent de suivre les objectifs dans la durée, de détecter les signaux faibles plus tôt et d'éviter l'effet « bilan marathon » de l'entretien annuel d'évaluation unique.

En résumé, l'entretien annuel d'évaluation est bien plus qu'une obligation : c'est un véritable levier stratégique RH pour piloter la performance, renforcer l'engagement et fidéliser vos talents. En structurant vos campagnes d'entretiens avec rigueur, en accompagnant vos managers et en professionnalisant vos méthodes d'évaluation, vous transformez cet exercice en un moment d'échange constructif et valorisant pour tous.

Vous souhaitez simplifier l'organisation de vos entretiens individuels et gagner en efficacité ? Découvrez le module d'entretiens de Skillup : planification automatisée, trames personnalisables, suivi en temps réel et analyse consolidée des résultats pour piloter vos campagnes d'évaluation en toute sérénité.

FAQ : Vos questions sur l'entretien annuel d'évaluation

Le salarié peut-il refuser l'entretien d'évaluation professionnelle ?

Non, si l'entretien annuel est instauré par l'entreprise, une convention collective ou qu'il est obligatoire (forfait jours), le salarié ne peut pas le refuser sans s'exposer à des sanctions disciplinaires. Le refus peut être considéré comme un manquement à ses obligations professionnelles.

Quand démarrer sa campagne d'entretiens annuels ?

Idéalement 3 à 6 mois avant. Pour une campagne de fin d'année, commencez dès septembre-octobre pour coordonner avec les cycles budgétaires et éviter les périodes de congés.

Quel outil utiliser pour gérer les entretiens annuels ?

Un logiciel dédié (SIRH ou solution spécialisée comme Skillup) plutôt qu'Excel. Avantages : convocations automatiques, suivi en temps réel, historique centralisé et gain de temps considérable.

Quels documents préparer avant les entretiens annuels ?

Les RH doivent fournir aux managers : l'historique des entretiens précédents, les auto-évaluations des collaborateurs, les feedbacks 360° collectés, les tableaux de bord de performance et les objectifs fixés l'année passée. Cette documentation permet des évaluations factuelles et objectives.

Comment former les managers qui n'ont jamais mené d'entretien d'évaluation ?

Organisez des ateliers pratiques avec des mises en situation, fournissez un guide de préparation détaillé et proposez des trames d'entretien structurées. Insistez sur la posture d'écoute active, la gestion des biais cognitifs et l'accompagnement des situations sensibles (collaborateurs en difficulté, demandes d'augmentation).