Le référentiel métier compile l’ensemble des fiches de poste d’une organisation. Il s’agit d’un élément clé de la gestion des talents et du développement professionnel des collaborateurs. Mais par où commencer ?
Voici les 5 étapes à suivre pour créer une fiche de poste et alimenter un référentiel métier créateur de valeur !
📍 Etape 1 : lister tous les éléments de la fiche de poste
Une fiche de poste démarre avec l’intitulé du poste, les compétences requises, les missions et responsabilités. De nombreuses informations complémentaires peuvent ensuite être renseignées, suivant les souhaits et besoins de l’entreprise :
- Les compétences correspondant à chaque poste
- La définition des missions et responsabilités
- Le département ou service auquel le poste est rattaché
- La position hiérarchique du poste : manager, équipe à encadrer
- L’évolution possible du poste : une description précise des compétences facilite les passerelles emploi
- Les conditions de travail : nombreux déplacements, horaires décalés…
A noter : il n’existe pas d’obligation légale concernant la conception d’une fiche de poste. Il s’agit d’un outil RH qui facilite la gestion des carrières et la création du référentiel des compétences. La fiche de poste est à la fois utile aux collaborateurs, aux managers et aux RH.
Elle permet de centraliser les informations clés qui viendront alimenter l’entretien annuel d’évaluation.
Une entreprise disposant de l’ensemble des fiches de poste possède un avantage stratégique pour la la gestion prévisionnelle des compétences. Le référentiel métier doit s’inscrire dans une dynamique d’évolution pour rester aligné sur le contexte et les enjeux de l'organisation. Des mises à jour régulières s’imposent pour maintenir une bibliothèque de fiches de poste pertinente.
Certains éléments de la fiche de poste sont plus simples à renseigner que d’autres. Lorsqu’il s’agit des compétences, le sujet se complique ! Voici des conseils pour partir dans la bonne direction.
📍 Etape 2 : identifier et évaluer les compétences
Pour créer un référentiel métier, il est important de savoir répondre à deux questions :
- quelles sont les compétences correspondant à chaque métier ?
- quel niveau attendu pour chaque fiche de poste ?
La gestion des compétences permet d’optimiser la performance et d’anticiper l’avenir. Il est ainsi essentiel de mener une évaluation approfondie des compétences actuelles de chaque collaborateur.
Cette seconde étape permet de mieux comprendre les forces et les faiblesses des équipes, ainsi que les opportunités de développement individuel. L’évaluation des compétences doit s’organiser de manière systématique, précise et objective.
Idéalement, les RH doivent recueillir des données sur les compétences de manière structurée et centralisée. Les managers doivent pouvoir aussi contribuer à la création des fiches de poste, connaissant les compétences et les expériences passées de chaque collaborateur. L’accessibilité aux fiches de poste par les managers et salariés facilite la prise de décision pour affecter les tâches et projets.
Un logiciel RH de gestion des compétences répond à ces différents enjeux RH. De plus, les évaluations peuvent être réalisées de manière régulière et suivie. L’évolution des compétences est ainsi mieux maîtrisée. La gestion des compétences alimente la gestion de la formation et vice-versa, ce qui favorise le développement professionnel des collaborateurs.
A noter, une fiche de poste ne se limite pas à des compétences techniques. Elle englobe également les compétences comportementales et transversales, telles que la créativité ou le leadership. Un logiciel SIRH dédié offre la possibilité d’attribuer des compétences spécifiques à chaque poste. Cela permet de mieux aligner les compétences des collaborateurs avec les exigences du poste.
Cette étape d'évaluation des compétences offre également l'opportunité d'identifier les lacunes éventuelles et les besoins à inscrire au plan de formation. Il est possible d'identifier les domaines dans lesquels les collaborateurs ont besoin de se développer grâce aux managers ou à l auto évaluation. Les RH peuvent mettre en œuvre des plans de développement des compétences personnalisés pour renforcer la performance des équipes.
📍 Étape 3 : définir les missions et responsabilités
Les compétences actuelles de vos collaborateurs ont été évaluées. La prochaine étape consiste à définir clairement les missions et les responsabilités correspondant à chaque fiche de poste. Cette démarche permet de clarifier les attentes et les objectifs de chaque salarié. La gestion des talents s'améliore au sein de l'entreprise.
Pour autant, l’étape de rédaction de la fiche de poste s’avère souvent très chronophage.
Les managers peuvent utiliser des modèles prédéfinis ou personnalisés pour définir :
- les tâches principales,
- les objectifs spécifiques de chaque poste,
- les ensembles de compétences pertinents.
Ces modèles sont à adapter en fonction des besoins de chaque service. Ce découpage assure une cohérence dans la définition des métiers à tous les niveaux de l'organisation.
La description des missions et des responsabilités ne se limite pas aux tâches quotidiennes. Elle englobe également les objectifs à court et à long terme, ainsi que les attentes en matière de résultats.
Cette étape permet également de clarifier les attentes en matière de performance et de résultats. En définissant clairement les missions et les responsabilités de chaque poste, chaque salarié comprend son rôle et sa contribution au sein de l'organisation. Cela alimente un sentiment de responsabilité et d'engagement chez les Talents. C'est essentiel pour favoriser la performance et la productivité au sein de l'équipe.
💡Un logiciel de gestion des compétences embarquant l’intelligence artificielle change la donne. La description des missions et des responsabilités devient plus simple, rapide, systématique et structurée.
L’IA au service de la gestion des compétences libère les RH d’une charge administrative considérable. Le logiciel RH de GEPP Skillup embarque une technologie unique qui permet de rédiger des fiches de poste complètes en quelques clics. Vous sélectionnez les compétences à rattacher à chaque métier. ChatGPT propose des suggestions à conserver ou non. La fiche de poste est ensuite automatiquement rédigée, en prenant bien en compte les consignes données par l’équipe RH.
📍 Étape 4 : suivre l'évolution des fiches de poste
Une fois les fiches de poste créées, il est temps de mettre en place un suivi régulier. Il s'agit d'assurer leur évolution en fonction des besoins évolutifs des collaborateurs et de l'organisation. Cette étape garantit que les fiches de poste restent pertinentes et alignées sur les objectifs, tout en favorisant le développement professionnel.
Grâce à un logiciel de gestion des compétences, le suivi et l'évolution des fiches de poste deviennent plus simples et plus transparents. Les managers accèdent à des outils de suivi intégrés pour monitorer la performance et le développement des collaborateurs par rapport aux objectifs de la fiche de poste. Cela permet d'identifier rapidement les expertises et les opportunités d'amélioration, ce qui facilite la prise de décision en matière de gestion des talents.
Le suivi régulier des fiches de poste permet également de faciliter le recueil des besoins en formation et en développement des collaborateurs. En identifiant les compétences manquantes ou les lacunes, des plans de développement personnalisés peuvent être mis en place pour renforcer les compétences. Cela permet aux Talents de progresser dans leur carrière tout en contribuant aux objectifs de l'entreprise.
Cette étape favorise également la flexibilité et l'adaptabilité des fiches de poste. En permettant leur évolution, les managers s'assurent qu'elles restent pertinentes et alignées sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela permet d'anticiper les changements et de s'adapter rapidement aux nouvelles exigences du marché.
En résumé, le suivi et l'évolution des fiches de poste constituent une étape essentielle dans la gestion des compétences au sein de l'entreprise. Grâce à un logiciel SIRH de GEPP, cette étape devient plus efficace et plus transparente. L’outil permet aux managers de mieux répondre aux besoins individuels de leurs collaborateurs tout en contribuant aux objectifs globaux de l'entreprise.
📍 Étape 5 : exploiter les données pour l’optimisation continue
L’exploitation des données participe à l'optimisation continue des fiches de poste et des processus RH associés. Cette étape permet de tirer parti des informations disponibles pour prendre de meilleures décisions. Cela peut concerner la mobilité interne ou des actions de formation. La démarche améliore la gestion des talents au sein de l'organisation.
Grâce à un logiciel de gestion des compétences, les données sont collectées de manière centralisée et structurée. Cet atout facilite leur analyse et leur utilisation. Les managers peuvent utiliser des tableaux de bord et des rapports personnalisés pour suivre les tendances en matière de :
- compétences clés, compétences nécessaires...
- gestion prévisionnelle des emplois,
- performance,
- développement professionnel des collaborateurs.
Cela permet d'identifier rapidement les succès et les axes d'amélioration.
L'utilisation des données permet également d'anticiper les besoins futurs en matière de Talents. En analysant les tendances, les RH anticipent les besoins à venir et prennent des mesures pour combler les écarts de compétences. L’organisation devient plus agile et plus réactive, ce qui garantit la continuité des activités.
Cette étape permet également de mesurer l'efficacité de la gestion des compétences et des processus associés. En suivant les indicateurs de performance RH clés, les managers évaluent l'impact des fiches de poste sur la performance globale de l'organisation. Ils identifient les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. L'efficacité et la productivité des équipes sont optimisées grâce à une bonne gestion des des ressources humaines (outils et processus) :
- référentiel des compétences,
- cartographie des compétences
- fiches de poste...
En résumé, l'utilisation des données pour l'optimisation continue constitue une étape essentielle dans la gestion des talents au sein de l'entreprise. Grâce à un logiciel de gestion des compétences, les RH prennent des décisions éclairées. Le référentiel métier actualisé régulièrement permet d’améliorer en continu la gestion des talents au sein de leur organisation.
Toutes les clés RH pour donner un nouvel élan à votre gestion des compétences & votre GEPP au sein de votre organisation !
