7 étapes à suivre pour élaborer un référentiel de compétences efficace

Définition du Référentiel de Compétences

Le référentiel de compétences recense et décrit les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être nécessaires à la réalisation efficace des missions et des objectifs professionnels des collaborateurs. Il s’agit d’un outil fondamental dans la gestion des compétences d'une entreprise. Il permet de disposer d’une cartographie détaillée et organisée des compétences requises pour chaque métier ou poste au sein de l'organisation.

Dans un référentiel de compétences, chaque compétence peut correspondre à différentes rubriques :

Savoir : Il s'agit des connaissances théoriques et des informations que les collaborateurs doivent maîtriser pour exercer leur métier.
Savoir-faire : Ces compétences englobent les expériences pratiques, les compétences techniques et les aptitudes opérationnelles requises dans le cadre des tâches professionnelles. On parle aussi de hard skills.
Savoir-être : Ces compétences comportementales sont essentielles pour le bon fonctionnement de l'équipe et des relations interpersonnelles au sein de l'entreprise. Ce sont les fameuses soft skills.

Par exemple, pour un poste de responsable marketing, le référentiel de compétences incluera des savoirs sur la stratégie marketing, des savoir-faire en gestion de projet et des savoir-être tels que la créativité et la capacité à travailler en équipe.

Pourquoi faire un Référentiel de Compétences ?

La mise en place d'un référentiel de compétences répond à plusieurs objectifs stratégiques et opérationnels pour les entreprises.

Cet outil clé de la gestion des talents permet aux Services RH de disposer d’une vision claire et exhaustive des compétences disponibles. Cette connaissance précise du capital humain facilite l’anticipation des plans de développement des compétences. En effet, les RH identifient en temps réel les compétences clés, les lacunes éventuelles et les opportunités de développement professionnel. La gestion prévisionnelle des emplois est fiabilisée.

En définissant les compétences requises pour chaque poste en fonction des objectifs stratégiques de l'entreprise, le référentiel de compétences garantit l’alignement optimal entre les RH et les objectifs globaux. Cela permet de s’assurer que les salariés disposent des compétences nécessaires pour contribuer efficacement à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Le référentiel de compétences constitue un outil précieux pour la gestion des compétences. Il permet d'anticiper les besoins en compétences futurs et de développer des plans d'action adaptés. Il facilite l'identification des écarts de compétences, la mise en place de dispositifs de formation et de développement, ainsi que la planification de la mobilité interne.

Comment élaborer un Référentiel de Compétences

La construction de cette librairie RH requiert une démarche méthodique et rigoureuse. Voici les 7 étapes clés à suivre pour élaborer un référentiel de compétences efficace :

1. Fixer l'objectif : avant de débuter le processus, il est essentiel de définir clairement l'objectif du référentiel de compétences. Posez-vous des questions autour de l’utilisation de cette base, les bénéfices attendus pour l'entreprise et les collaborateurs. Cette réflexion permettra de définir le périmètre et la structure du référentiel.

2. Déterminer le périmètre : identifiez les métiers ou les postes sur lesquels vous souhaitez travailler en priorité. Cette étape permet de délimiter le champ d'application et de concentrer les efforts sur des objectifs réalisables. Suivant les ressources disponibles, la construction des référentiels métier sera plus ou moins longue.

3. Construire une équipe dédiée et pluridisciplinaire : le Service RH peut réaliser le référentiel des compétences. Il est encore plus pertinent de composer des groupes comprenant des responsables RH, des managers et des collaborateurs experts des métiers concernés. Cette diversité apporte des perspectives variées et assure une approche équilibrée dans l'élaboration du référentiel. Les groupes travaillent sur des ensembles de compétences cohérents.

4. Dresser l’inventaire des compétences : procédez à un recensement exhaustif des compétences existantes au sein de l'entreprise. Utilisez des méthodes telles que le brainstorming ou l'observation des activités pour identifier les compétences (connaissances, aptitudes et pratiques) nécessaires à chaque métier. Les entretiens annuels d’évaluation délivrent aussi de précieuses informations !

6. Élaborer une grille d’évaluation des niveaux de compétences : définissez différentes échelles pour évaluer le degré de maîtrise de chaque compétence. Par exemple, vous pouvez utiliser des niveaux comme "Notions", "Autonomie", "Maîtrise" et "Expertise". Cette évaluation permettra de mieux orienter les plans de formation et plans de développement des compétences. A noter : il est important d’établir des échelles de notation uniformes pour éviter qu'une même compétence soit analysée de manière très hétérogène.

7. Construire le référentiel : regroupez l'ensemble des compétences par rubrique (savoir, savoir-faire, savoir-être) et rédigez une description détaillée de chacune d'elles. Indiquez les exigences spécifiques pour chaque niveau de compétence en fonction des requis du métier. Vous obtiendrez ainsi un référentiel de compétences clair, structuré et adapté aux besoins de l'entreprise.

Hacker le Référentiel des Compétences : 10 jours de travail en 4h

Construire un référentiel des compétences correspond à une démarche longue et fastidieuse pour la gestion des ressources humaines. Si les groupes projet manquant de réactivité, le Service RH doit relancer les différentes parties prenantes. Plus le nombre de métiers et de compétences est important au sein de l’organisation, plus la mission s’apparente à un défi !

Il existe aujourd’hui un moyen de réduire considérablement le temps alloué à la rédaction des fiches de poste. En un mot, économiser un temps précieux pour concevoir le référentiel métier. L’intelligence artificielle générative permet ainsi de libérer les RH d’une charge considérable.

Comment fonctionne l’IA au service de la gestion des compétences ?

Le logiciel RH de GEPP Skillup embarque une technologie unique qui permet de rédiger des fiches de poste complètes en quelques clics. Vous sélectionnez les compétences à rattacher à chaque métier. ChatGPT propose des suggestions que vous avez la possibilité de conserver ou non. La fiche de poste est ensuite rédigée de manière automatique, en prenant bien en compte les consignes données par l’équipe RH.

Voir la vidéo du logiciel Compétences de Skillup

Les différences entre un Référentiel des Compétences et la Cartographie des Compétences

Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, le référentiel de compétences et la cartographie des compétences présentent des différences concrètes.

Le référentiel de compétences est un inventaire détaillé des compétences requises pour chaque métier ou poste qui

Permet d'évaluer et de valoriser le capital humain de l'entreprise.
Facilite le pilotage stratégique et la prise de décision en matière de formation professionnelle et de gestion des talents.

La cartographie des compétences correspond à la représentation visuelle des compétences disponibles au sein de l'entreprise qui :

Met en lumière les liens et les relations entre les différentes compétences.
Offre une vision d'ensemble des compétences présentes et des lacunes éventuelles dans les services.
Permet de visualiser les passerelles entre les différents métiers grâce aux compétences transversales.

Ces deux approches sont complémentaires mais poursuivent des objectifs et des applications différents. Le référentiel de compétences offre une vue détaillée des compétences requises pour chaque métier. La cartographie des compétences permet une visualisation plus globale des compétences disponibles et de leurs interactions dans l'entreprise. A ne pas confondre avec l’araignée de compétences ou graphique radar, également connu sous les noms de diagramme de Kivia.

Si vous souhaitez optimiser votre gestion des compétences grâce un logiciel SIRH de GEPP innovant, contactez Skillup !