La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est une notion ancienne qui tend à se renouveler et à devenir primordiale au sein des entreprises. C'est un concept très utile, notamment pour les petites entreprises en pleine expansion et celles en difficulté.
La cartographie des compétences de la GPEC, aussi appelée cartographie des emplois ou cartographie des métiers et des compétences, permet aux entreprises de se concentrer davantage sur les aptitudes des salariés plutôt que sur leurs métiers.
Ainsi, une bonne identification des besoins de la société est au premier plan. Avant de se lancer, il faut comprendre ce qu'est une cartographie des compétences professionnelles et comment en construire une.
Cartographies des compétences : définition
La cartographie des compétences est un bilan valide au moment de sa réalisation et qui recense toutes les compétences de l'entreprise. Elle permet de connaître les points forts et les points faibles de chaque collaborateur, non pas dans le but de sanctionner, mais plutôt pour pallier d'éventuels manquements.
Une bonne stratégie de cartographie dynamique est donc le meilleur outil RH permettant de situer son entreprise et de la faire évoluer efficacement. Elle permet, entre autres, de déterminer les savoir-être et savoir-faire, mais aussi d'établir les prérequis des éventuels futurs recrutements et des objectifs de mobilité interne améliorant le rendement de la boîte.
La cartographie des compétences par métiers est donc l'outil parfait pour la sélection des bons profils, que ce soit pour les salariés actuels ou futurs. Elle consiste en une auto-évaluation où chaque collaborateur indique ses forces et ses faiblesses en parcourant un référentiel. D’un autre côté, le manager analyse les données et s'occupe de trouver des solutions aux lacunes de chacun.
Réaliser une cartographie des compétences est donc aussi bénéfique pour l'entreprise que pour le salarié qui pourra bénéficier d'un plan de développement ou de formation le cas échéant.
Pourquoi est-il important de mettre en place une cartographie des métiers de l'entreprise ?
Comme sa définition l'indique, une cartographie des compétences est un outil RH très important. Son efficacité est basée sur l'acquisition de 6 fondements propres à l'entreprise.
Avoir un langage commun et propre à l'entreprise
Le fait de savoir définir une compétence et la différencier d'un métier est déjà un grand pas. Ainsi, une formation de cartographie des compétences permet à l'ensemble du staff d'être sur la même longueur d'onde.
Le chef de projet, l’équipe managériale et les collaborateurs doivent donc être en mesure de définir de la même manière une compétence donnée. Cela évite les pertes de temps inutiles et la mise en jeu de la réussite de la mission.
Réunir ou dispatcher les différentes compétences au sein de l'entreprise selon ses besoins
Le directeur opérationnel peut choisir différentes méthodologies dans la répartition de ses employés. Par exemple, il peut réunir les salariés ayant les mêmes aptitudes afin d'encourager le partage et l'évolution de leur savoir-faire. Il aura par la même occasion influencé le savoir-être de ces derniers en leur fournissant un écosystème adéquat.
De l'autre côté, un manager peut choisir de dispatcher les différentes compétences afin de créer un environnement plus dynamique et créatif. En mettant dans le même environnement des personnes disposant de qualifications différentes, celles-ci auront tendance à s'imprégner les unes des autres et donc à développer de nouveaux traits.
Anticiper les besoins de l'entreprise avec des exemples de cartographies des emplois et des compétences
Un logiciel de cartographie des compétences vous permettra de visualiser les compétences que requiert l'entreprise afin de prospérer. Vous aurez ainsi un récapitulatif des ressources disponibles, de celles à recruter et éventuellement de celles à améliorer par le biais des plans de développement.
Il est beaucoup plus simple d'établir des formations personnalisées quand les besoins de la société sont bien mis en évidence.
Aider les collaborateurs avec des plans de carrière personnalisés
La GPEC ne sert pas uniquement à anticiper les besoins de l'entreprise. Par exemple, une cartographie des compétences va permettre aux salariés de connaître leurs atouts et lacunes. Ils pourront ainsi s'inscrire aux formations adéquates.
Cette notion est d'autant plus intéressante que les métiers tendent à se digitaliser. Ainsi, les personnes qui n'arrivent pas à se familiariser avec les nouvelles technologies pourront bénéficier de plans de développement des compétences individualisés, portant surtout sur ce champ d'expertise.
Suivre l'évolution des collaborateurs avec une cartographie des compétences en ligne
Afin d'être sûr que vos actions RH sont bénéfiques à la fois à l'entreprise et aux employés, il convient d'avoir un bon suivi objectif. Ainsi, il existe plusieurs exemples de cartographie des emplois et des compétences, avec différents paramètres.
Certains portent sur l'analyse des besoins de l'entreprise à long terme, d'autres sur l'acquisition des compétences par les collaborateurs ainsi que les prérequis des futurs employés.
S'assurer des qualifications de vos collaborateurs
Pour le même métier, il existe différentes compétences. Il est donc important de connaître le rôle exact de vos salariés et les tâches qu'ils doivent impérativement effectuer. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs salariés ayant exactement le même diplôme, mais dont les aptitudes sont différentes.
Une cartographie des métiers est le meilleur moyen de départager ce genre de situation.
Comment faire une cartographie des métiers ?
Que vous soyez salarié, manager ou chef d'entreprise, vous avez autant de bonnes raisons de bien cartographier les compétences de chacun. Pour ce faire, il faut suivre quelques étapes clés.
La préparation du terrain
Cette étape est probablement la plus importante. Avant la mise en place de votre cartographie des compétences sur Excel ou sur un autre logiciel, il faut connaître les objectifs à atteindre.
Parmi les macros, c’est-à-dire ceux qui sautent aux yeux, figurent les besoins de l'entreprise que ce soit en termes de futurs recrutements ou en matière de mobilité interne. Il vous faudra aussi connaître les besoins formatifs de vos salariés, ainsi que les bons profils à garder. Bien entendu, il est également nécessaire d’anticiper les vides liés aux départs, indisponibilités, etc.
Pour les collaborateurs, il faut savoir promouvoir les auto-évaluations, ainsi que le désir de développement de chacun. En mettant en évidence les compétences et les lacunes des salariés, vous les encouragez à s'améliorer. Cela aura un impact direct sur l'entreprise.
Une fois les objectifs fixés, il faut désigner une commission chargée de cette mission et déterminer le champ d'action. Vous pourriez être amené à élaborer une cartographie des compétences pour toute la boîte ou vous limiter à une branche de celle-ci.
La structuration du référentiel des compétences
Il ne faut pas se noyer dans les catégories et sous-catégories de compétences. Ni votre équipe RH ni vos collaborateurs n'auront envie de parcourir des tiroirs interminables de référentiels. À la place, privilégiez plutôt des catégories simples, avec une répartition basique des compétences.
Si vous avez du mal à visualiser cette structure à deux niveaux, il existe de nombreuses applications qui vous mâchent le travail. Des cartographies de compétences sur Excel gratuites pourront vous orienter dans un premier temps.
N'oubliez pas qu'il faut personnaliser la vôtre et l’adapter au contexte de votre entreprise, ce qui peut demander plus d'efforts.
Établir une échelle de notation objective
Il n'est pas possible de gérer une compétence que vous ne pouvez pas noter. Ainsi, il faut mettre en place un système intelligent de notation propre à vous.
L'objectivité est le critère le plus important, car c'est ce qui permettra d'éviter les sur ou sous-évaluations.
Plusieurs systèmes sont à votre disposition. Par exemple, pour ce qui est de la maîtrise des langues, c'est le CECRL qui est le système de notation le plus répandu. Vous pouvez utiliser des échelles universelles ou bien en créer une qui soit propre à votre entreprise.
Faire participer les collaborateurs
La confection d'une cartographie des compétences est habituellement une tâche qui incombe à l'équipe managériale ou RH. Cependant, faire participer les collaborateurs permet de ressortir plusieurs avantages.
Vous aurez une meilleure vision des compétences si le collaborateur les déclare lui-même. Les désirs d'évoluer et les aspirations de chacun seront mieux cernés. Ainsi, vous aurez des plans de développement personnalisés qui motiveront vos collaborateurs.
Mettre en route votre cartographie
Une fois que la partie théorique est finalisée, il faudra l'intégrer à votre processus RH et managérial. Vous pourrez ainsi concrétiser votre stratégie et la pérenniser dans le temps.
Il faut suivre l'évolution des compétences de vos collaborateurs et procéder à des évaluations selon un rythme annuel. Vous pourriez également être amené à intégrer des compétences nouvelles, des fonctions ou des habilitations, selon les besoins de votre entreprise.
Des outils de suivi spécifiques sont disponibles et peuvent être personnalisés.
