Session annulée. Collaborateur absent. Problème technique. Ce ne sont pas les imprévus qui manquent dans la gestion de la formation. Face aux différents risques, les RH gagnent à anticiper les différentes stratégies à mettre en place.
Voici les clés pour impulser une gestion de la formation et une GEPP plus agiles afin de trouver des solutions judicieuses aux imprévus. Etes-vous prêt(e) pour découvrir une mine de conseils pratiques ? Alors c’est parti !
L’adaptabilité comme pilier de la gestion des talents
Face à un monde de l’entreprise en pleine mutation, la gestion des talents se distingue par son besoin impératif d'adaptabilité. Chaque collaborateur est unique, tout comme ses aspirations, ses compétences et son compte personnel de formation !
L'adaptabilité doit s'inscrire dans les processus RH standardisés. La personnalisation du plan de formation crée un lien authentique, favorisant l'inclusion et la considération individuelle. Ainsi, le succès de la gestion des entretiens et de la formation repose sur la flexibilité, la capacité à s'adapter aux courbes imprévisibles du développement professionnel. Il s'agit de reconnaître que chaque salarié est un Talent disposant d’un potentiel à optimiser.
Ces deux piliers de la gestion des talents doivent être malléables, capables de s'ajuster aux besoins spécifiques de chaque salarié. Imaginons des entretiens basés sur une trame d’entretien rigide, ignorant les nuances des aspirations et compétences individuelles. Cette démarche est comparable au fait de vouloir utiliser une clé universelle pour des serrures différentes : une approche inefficace et frustrante. Chaque entretien professionnel s'adresse à un collaborateur unique.
Concernant la politique de la formation, l'adaptabilité est indispensable face aux imprévus. Savoir ajuster les voiles lorsque les vents de l'inattendu soufflent est le signe d'une gestion des talents robuste. Ici, les scripts prédéfinis sont trop limitants : ce sont la réactivité et la créativité qui guident le cap.
Découvrons maintenant comment l’adaptabilité permet de trouver des solutions pertinentes aux imprévus liés à la formation professionnelle. Quand la gestion des talents agile entre en scène, tout va mieux !
Les imprévus de la formation et les solutions pour bien se préparer
Les imprévus, tels que les absences aux formations et les annulations de sessions, sont monnaie courante dans la gestion des talents. Identifier l’origine de l’imprévu précède le déploiement d’une stratégie efficace.
Les absences aux formations peuvent découler de diverses causes, des engagements personnels aux urgences professionnelles. Une analyse approfondie des raisons courantes permet aux RH d'anticiper ces situations. Les enquêtes préalables auprès des participants peuvent fournir des indications précieuses : occuper un emploi s'accompagne de contraintes. Ainsi, les services ressources humaines peuvent limiter les risques d'absence grâce à ces pratiques :
- adapter les horaires de formation,
- offrir des options virtuelles ou enregistrées,
- communiquer clairement sur les avantages de la session par rapport aux besoins en compétences.
Anticiper les absences nécessite un plan d'actions agile. Voici quelques stratégies clés pour sécuriser ce risque :
- création de plannings de formation flexibles,
- la mise en place de rappels réguliers, pouvant être automatisés via le recours à un Training Management System,
- l'identification de solutions de remplacement en cas d'absence soudaine.
De plus, la mise en œuvre de modules de formation autonomes permet aux absents de rattraper le contenu manqué. Cela préserve ainsi la continuité du processus de développement des compétences.
Les annulations de sessions peuvent découler de contraintes opérationnelles, de disponibilités fluctuantes ou de problèmes logistiques. Identifier ces raisons permet de fiabiliser la planification. Le recours à un outil de gestion de projet, la création de plans d'urgence et la communication transparente des directives minimisent les risques d'annulation.
Réagir proactivement aux annulations implique une communication RH rapide et transparente. Pour maintenir l’engagement collaborateur face aux changements de calendriers, plusieurs actions sont à mener :
- informer les participants (et les représentants du personnel, le cas échéant) dès que possible,
- proposer des alternatives ou des dates de remplacement avec le même organisme de formation,
- intégrer des modules de formation professionnelle en ligne, le cas échéant.
- Recourir à des formateurs flexibles et à une réserve de contenus prêts à être déployés.
Au-delà des absences et des annulations, d'autres imprévus peuvent survenir. Pour les problèmes matériels, une assistance technique en temps réel et la mise en place de tests préalables peuvent prévenir les interruptions. Face aux désistements de formateurs, constituer une réserve de formateurs qualifiés est une stratégie judicieuse.
Adapter rapidement le contenu en cas de changements dans les besoins de formation, coordonner les horaires pour éviter les conflits, et instaurer une communication proactive pour gérer les événements inattendus sont autant de pratiques qui renforcent l'adaptabilité de la gestion des talents.
En explorant ces conseils, les RH sont mieux armés pour faire face aux imprévus. Ils transforment ces défis en opportunités d'apprentissage et de renforcement de la gestion des talents.
Adapter la GEPP à l'imprévu
La gestion des emplois et des parcours professionnels en entreprise (GEPP) doit évoluer pour intégrer la dynamique des imprévus. La GEPP traditionnelle se concentre sur la planification à long terme, mais son potentiel réel repose sur la gestion proactive des imprévus. Cela suppose une réflexion anticipée sur les risques potentiels et une adaptation des plans en conséquence. En incorporant des scénarios d'imprévus, les RH élaborent des solutions plus agiles, prêtes à être mises en œuvre au besoin.
La gestion des compétences peut agir comme un guide fiable dans l'anticipation et la réaction aux changements. En développant des plans d'urgence flexibles au sein de la GEPP, les RH évitent de compromettre la cohérence de la gestion des talents. Cela nécessite la mise en place de :
- une surveillance constante des indicateurs de performance RH,
- l'ajustement dynamique des plans de développement des compétences pour veiller au maintien dans l emploi et à la validation des acquis,
- une communication transparente avec les collaborateurs pour assurer l'alignement des objectifs avec le plan d' évolution professionnelle.
En fin de compte, l'adaptabilité dans la GEPP n'est pas une simple réponse aux imprévus. C’est la composante essentielle d'une stratégie RH proactive. Elle repose sur l'anticipation des changements, la flexibilité dans la réponse et la création d'un environnement propice à l'innovation continue.
En intégrant cette approche dans la GEPP, les RH positionnent leur organisation pour naviguer avec succès à travers les incertitudes. C'est la garantie de la conformité avec le code du travail (Loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel), tout en développant et en maintenant un capital humain résilient et compétent.
Gestion de la formation : les atouts d’un bon outil
En matière de gestion des talents, les imprévus peuvent surgir à tout moment. Une gestion de la formation professionnelle proactive et agile devient n’est plus une option. Après avoir présenté les conseils et stratégies adaptés pour limiter les risques, il est intéressant de souligner le rôle qu'un logiciel SIRH dédié à la gestion de la formation joue dans ce contexte dynamique.
La personnalisation des processus RH, la flexibilité dans les entretiens et la formation, l'adaptabilité au sein de la GEPP : tous ces éléments nécessitent une infrastructure technologique robuste. Un logiciel SIRH va servir de pilier central pour intégrer ces principes dans la gestion des talents.
En ce qui concerne les absences aux formations et les annulations de sessions, un logiciel RH de gestion de la formation peut :
- centraliser le bilan des compétences opéré sur l'ensemble du personnel,
- automatiser les rappels,
- procéder à la mise à jour des plannings en temps réel,
- fournir des solutions de remplacement de manière efficiente.
Il devient l'outil par excellence pour anticiper et minimiser l'impact de ces imprévus, garantissant une continuité sans faille dans le développement des compétences.
Dans le cadre de la GEPP, un logiciel dédié offre une visibilité accrue sur les compétences et les plans de développement. L'outil RH facilite ainsi la création de scénarios d'imprévus dans la planification stratégique. Il devient le guide numérique, permettant une adaptation rapide aux changements, une surveillance constante des KPI clés de la gestion de la formation et une communication transparente.
Gérer les imprévus à la main, sans avoir recours à un outil de gestion de la formation, c’est accepter l’idée de perdre du temps et de passer à côté des solutions les plus pertinentes. C'est le logiciel SIRH qui transforme la complexité des imprévus en une politique de formation proactive, une flexibilité fluide, et une anticipation éclairée. Investir dans une solution technologique adaptée, c’est la clé pour maintenir une gestion des talents résiliente et tournée vers l'avenir.
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