La gestion de la formation rassemble l’ensemble des activités professionnelles liées à la formation des collaborateurs en entreprise, et se décompose en 3 parties : l’ingénierie pédagogique, organisation logistique et la gestion administrative. Une gestion de la formation optimale va permettre la montée en compétence des collaborateurs, et donc une hausse de la compétitivité des entreprises. En outre, une entreprise qui accentue ses efforts sur la formation entraîne une fidélisation des collaborateurs.
Comment obtenir une meilleure qualité de formation ? Comment avoir une meilleur implication des collaborateurs et managers avant, pendant et après les formations ? Une gestion de formation optimale entraîne-t-elle vraiment un gain de temps des départements RH sur les tâches les plus administratives ?
Comment gérer la formation en entreprise ?
Autrefois une simple obligation administrative, la formation est devenu une fonction stratégique de l’entreprise. Elle permet le développement des compétences des collaborateurs, tout en étant un élément-clé de la marque employeur de donc de la fidélité des collaborateurs. Afin d’adresser le sujet de la formation au bon niveau, les entreprises font aujourd’hui le choix de s’équiper de logiciels de gestion de la formation.
Les 5 étapes du cycle de la gestion de formation
- La constitution et la diffusion d'une offre de formation
- Le recueil des besoins
- La consolidation des besoins de formation
- La qualification des besoins de formation
- L'exécution du plan
La digitalisation des systèmes de gestion de la formation
Le principal bénéfice des logiciels de gestion de la formation est de réduire les tâches chronophages pour permettre aux services RH d’allouer plus de temps à leurs missions d’accompagnement, d’ingénierie pédagogique ou de gestion des compétences. Beaucoup d‘employés des services rh passent par des moyens trop archaïque (Feuille papier) ou alors des outils peu performant comme Excel. La digitalisation de la formation est aujourd’hui INCONTOURNABLE.
Les 5 étapes clés de la gestion de la formation citée ci-dessus sont celles qui sont le plus susceptible à être digitalisé. Cliquez sur ce lien afin de découvrir quelles sont les gains apportés par cette digitalisation.
Comment choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle?
La première question à se poser est celle de la couverture fonctionnelle des logiciels de gestion de la formation, et notamment au regard du besoin de son entreprise. Ces besoins sont répartis en briques de compétences au sein du logiciel.
Les principales briques étant les suivantes :
- Constitution et diffusion d’un catalogue de formation
- Recueil et consolidation des besoins de formation (sur base du catalogue ou recueil libre)
- Workflows de validation des besoins remontés (selon plusieurs scenarios possibles)
- Gestion du plan de formation
- Planification des sessions
- Gestion des inscriptions
- Gestion d’un organisme de formation interne
- Gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuille de présence, facturation)
- Intégration avec les processus RH (et notamment avec le core RH et la paie)
- Gestion des budgets et des dépenses
Deuxièmement, la plupart des logiciels de gestion de la formation proposent une couverture fonctionnelle relativement proche mais les usages sont souvent radicalement différents.Est ce que votre besoin est plus pour gérer l'administratif ou pour engager vos collaborateurs ?
D’autre part, il est important que votre logiciel de formation soit simple de mise en place et d’interfaçage avec vos processus RH, car cela constitue un gain de temps énorme pour l’entreprise. Le manque de simplicité est la critique numéro 1 des utilisateurs de ce type de logiciel.
Par ailleurs, l’un des avantages d’un logiciel SaaS est qu’il vous permet de bénéficier des mises à jour régulières proposées par les éditeurs.
TMS,LMS,LMCS : des logiciels de formation à ne pas confondre
Le terme TMS ne doit pas vous êtes inconnu mais, concrètement, qu’est-ce qu’un TMS ? On appelle TMS (Talent Management System) un logiciel de gestion RH qui intègre les différentes domaines de la gestion des talents : recrutement, évaluation de la performance, formation, carrière... Un logiciel de gestion des talents est le plus souvent une sous-partie d’une suite HCM.
Par ailleurs, si vous connaissez déjà l’ERP et le TMS, connaissez-vous l’ATS ?
Un système de suivi des candidats “Applicant Tracking System” est un logiciel qui gère le processus de recrutement et d’embauche, y compris les offres d’emploi et les demandes d’emploi. Il organise et rend des informations consultables sur les demandeurs d’emploi. candidats. Comme son nom l’indique, un ATS suit les candidats tout au long du processus d’embauche.
Afin de bien connaître les différents logiciels de gestion de la formation, il est important de connaître et DIFFÉRENCIER les LMS et LMCS.
Un système de gestion de l'apprentissage, ou LMS, est utilisé chaque fois que le eLearning a lieu.. S'il est utilisé correctement, un LMS peut être un outil précieux qui augmente l'efficacité de la formation tout en réduisant les coûts et le temps consacrés à la formation. A contrario, un LCMS est un système conçu pour créer et gérer du matériel pédagogique pour un apprentissage à distance ou mixte. LCMS est l’acronyme de Learning Content Management System soit un logiciel de gestion de contenu d’apprentissage.
