D’après une étude Étude BVA de 2022, près d’1 salarié sur 4 envisage de démissionner dans les 2 prochaines années. L’entretien annuel d’évaluation peut contribuer de manière concrète à fidéliser un salarié… sous réserve de ne pas commettre d’erreur. En effet, c’est une étape essentielle de l’expérience collaborateur.
Comment bien définir la trame d’entretien annuel d’un salarié ? En quoi cette étape peut-elle aider les entreprises à fidéliser leurs talents ? Voici les 3 erreurs à éviter pour transformer l’essai !
Rappel : le cadre légal de l’entretien annuel
Vos collaborateurs ne le savent peut être pas et peuvent parfois confondre entretien professionnel (obligatoire) et entretien annuel d’évaluation (facultatif).
L’entretien professionnel est un dispositif à mettre en place tous les 2 ans au sein de chaque entreprise. Il concerne tous les salariés, quel que soit leur type de contrat de travail. Les entreprises de plus de 50 collaborateurs manquant à cette obligation peuvent être sanctionnées.
L’entretien professionnel vise à échanger autour des perspectives d’évolution professionnelle et des formations pouvant contribuer à celle-ci. L’entretien annuel poursuit 2 objectifs : dresser le bilan du travail accompli et faire le point sur l’atteinte des objectifs.
Certaines conventions collectives imposent des directives concernant l’entretien annuel, mais ce n’est pas toujours le cas. Dans tous les secteurs, l’entretien annuel peut aider l’employeur à fidéliser ses salariés.
En tant que professionnel RH, l’une de vos priorités consiste à contribuer au développement des compétences en vue d’optimiser l’engagement collaborateur. Ici, on vous explique comment travailler cet enjeu via le soin apporté à votre trame d’entretien annuel !
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Les 3 erreurs à éviter concernant les trames d’entretien annuel ❌
❌ Erreur #01 : négliger l’étape de préparation de l’entretien annuel
Avant le lancement de la campagne d’entretiens annuels d’évaluation, il est essentiel de s’assurer que certains points aient été travaillés. Cette étape préparatoire est aussi importante pour les collaborateurs que pour les gestionnaires RH !
> Comment fonctionne la collecte des données ? La mise en place un historique dématérialisé est incontournable pour optimiser le pilotage social de votre organisation. Le recueil des échanges à la main est une pratique désuète.
> Les collaborateurs sont-ils informés de la campagne d’entretien à venir ? Si les RH ne communiquent pas, cela affectera le taux de complétion des entretiens. Entre 1 mois et 15 jours avant le démarrage de la campagne, ne pas oublier cette étape clé.
> La trame d’entretien est-elle prête et adaptée ? Une bonne pratique consiste à partager en amont de l’échange ce document. Il pourra ainsi prévoir de son côté. Par exemple, l’entretien annuel d’évaluation inclura le bilan de l’année écoulée, un point sur les compétences et la projection sur n+1.
Consacrer du temps à l’étape de préparation, c’est en économiser beaucoup par la suite. Réfléchissez à la façon dont vos données sociales sont traitées, à votre besoin concernant un outil dédié aux entretiens… Sans oublier le soin à apporter à la trame d’entretien.
❌ Erreur #02 : avoir recours à une trame d’entretien inadaptée
Connaissez-vous un salarié enchanté à l’idée de devoir remplir une trame d’entretien professionnel avant d’échanger avec son manager ? Peu probable. De fait, de nombreuses entreprises ont encore recours à des trames génériques, voire obsolètes. Chaque organisation est unique, toutes les trames ne sont pas adaptées aux besoins spécifiques des différents services et salariés.
Selon vos objectifs et la compréhension des besoins de vos collaborateurs, choisissez une trame d'entretien adaptée à chaque situation. Il est également possible d’adapter une ossature commune pour inclure les éléments spécifiques requis.
A noter, les questions ouvertes favorisent des réponses plus approfondies et des discussions significatives. Ce serait dommage de s’en priver…
Assurez-vous que la trame offre la structure nécessaire ainsi que la flexibilité afin d’initier des discussions ouvertes. La bonne trame d’entretien sera celle qui permet de tenir compte des compétences, des objectifs et des enjeux propres à chacun de vos talents.
❌ Erreur #03 : manquer de flexibilité durant l'entretien annuel
Autre point pour évaluer la qualité de votre trame d’entretien : sa capacité à ouvrir le dialogue. Comment favoriser des discussions authentiques ? il est important de maintenir un équilibre entre la structure de la trame et une nécessaire flexibilité.
Il peut être tentant de se limiter strictement à la trame, ce qui peut fermer la porte à une conversation ouverte. Les managers doivent bien garder en tête la règle n°1 pour un échange vertueux : pratiquer l’écoute active de leur collaborateur !
Votre trame d’entretien professionnel sert de guide, elle ne doit pas constituer une contrainte rigide. Soyez prêt à ajuster la conversation en fonction des réponses de l’employé et des problèmes qui émergent.
Enfin, assurez-vous que la trame intègre des moments pour fournir des commentaires constructifs au talent. Mettez en avant ses réalisations, identifiez les domaines d'amélioration et établissez des plans d'action concrets pour l'avenir.
La personnalisation est un facteur clé de réussite. Une trame d’entretien capable de cerner au mieux les besoins et objectifs de chaque employé constituera un outil précieux pour la définition d’une politique RH performante. Côté RH, gagnez du temps en dupliquant un modèle efficace pour l’adapter à vos différentes populations.
La période des entretiens annuels va bientôt démarrer dans votre entreprise ? Vous savez ce qu’il vous reste à faire pour mener une campagne pertinente favorisant la rétention de vos talents : commencez par soigner l’élaboration de votre trame d’entretien annuel.
