Un recueil des besoins en formation compare le niveau actuel de compétences, d'aptitudes ou de connaissances d'une personne dans un ou plusieurs domaines avec les normes de compétences requises établies pour son rôle ou d'autres postes au sein de l'entreprise. L'écart entre les capacités actuelles et les capacités souhaitées peut aider à déterminer les besoins en formation. Avec ce recueil, la direction RH peut porter des jugements éclairés sur les meilleures stratégies pour combler les lacunes en matière de compétences chez les travailleurs individuels, dans certaines catégories d'emploi ou dans des groupes/équipes.
Une matrice d'analyse des besoins peut être établie à tout moment. Elle est le plus souvent réalisée après l'embauche, pendant les évaluations de performance ou lorsque des changements organisationnels nécessitent des modifications des postes des individus. Ces outils de recueil des besoins devraient être utilisés régulièrement pour déterminer les besoins en formation d'une organisation, les connaissances et les compétences des employés, ainsi que l'efficacité des programmes de formation.
Identification du besoin de l'entreprise
Le recueil des besoins est l'étape initiale de tout programme de formation efficace, ainsi qu'un élément important de la planification de la relève. L’identification des besoins d'un projet ou d’un poste permet à une organisation de concentrer ses efforts sur les domaines de formation dont les travailleurs ont besoin pour atteindre les objectifs de l'organisation. Cela permet aussi d'utiliser au mieux les fonds de formation de l'entreprise et d'encourager les employés en contribuant à leur croissance professionnelle. Pour évaluer correctement les options de formation et identifier les opportunités qui contribueront le plus à la réussite globale des employés, la personne chargée de l'évaluation des besoins en formation doit avoir une compréhension claire de l'organisation globale et des objectifs et priorités du département.
Pourquoi l'entreprise procède-t-elle à la mise en place d’un recueil des besoins utilisateurs ? Quel est le résultat souhaité par l'employé, le gestionnaire ou l'équipe de direction ? La formation visée vous aidera-t-elle à atteindre cet objectif ? La formation n'est pas toujours la meilleure solution. Différentes difficultés organisationnelles, telles que l'analyse des postes, la définition des objectifs ou encore l'engagement des employés, peuvent être mieux traitées par d'autres techniques.
Analyse des lacunes
Une analyse des lacunes consiste à comparer l'état actuel des performances ou des capacités d'un service ou d'un employé au niveau souhaité. L'écart est la différence entre l'état actuel et l'état prévu. L'analyse des écarts peut être effectuée de différentes manières. L'approche pour déterminer l'écart sera déterminée par l'organisation et les circonstances. L'utilisation d'une ou plusieurs approches d'analyse des écarts, selon le scénario, peut être bénéfique. Voici quelques outils d'évaluation de l'analyse des écarts.
Les dossiers du personnel
Les rapports d'accident, les descriptions de poste, les compétences professionnelles, les entretiens de départ, les évaluations de performance et d'autres documents de l'entreprise, notamment ceux relatifs à la production, aux ventes et aux coûts, sont autant d'exemples de documents RH. Par exemple, si un service a connu une augmentation significative des accidents de travail, il est essentiel d'examiner les données relatives aux accidents dans le cadre de l'analyse des écarts avant de dispenser une formation sur la sécurité.
Les entretiens avec le personnel
Des entretiens individuels avec des travailleurs, des superviseurs, des cadres supérieurs, et même des collaborateurs extérieurs peuvent être réalisés. Si une entreprise souhaite se lancer dans un projet sur la sécurité, il est bon de parler aux employés qui ont vécu des incidents, et ceux qui les ont également observés. En outre, il peut être utile de parler avec des employés qui n'ont jamais été impliqués dans un accident pour élaborer un programme de formation qui intègre une norme de procédures sûres. Si les incidents impliquent un équipement, il faudra parler avec le fabricant ou le fournisseur de services de l'appareil. Les données acquises peuvent aider une organisation à faire une analyse des lacunes à combler.
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Les ateliers de recueil des besoins
Contrairement aux entretiens individuels, les ateliers de recueil des besoins consistent à interroger simultanément un groupe de personnes sur leurs besoins. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsqu'un service ou un groupe d'employés a des besoins identiques. Les participants discutent et notent tous les besoins auxquels ils pensent sur une feuille de papier. Ensuite, chacun reçoit des fiches de points ou des notes autocollantes. Chaque personne insère ses points ou ses notes autocollantes sur les concepts du projet ou de la formation qui sont les plus significatifs pour elle.
Les questionnaires, enquêtes et autoévaluations
Les enquêtes suivent une structure standard et peuvent être remplies par écrit, en ligne ou par téléphone. Il peut être bénéfique de mener des enquêtes à la fois auprès du personnel et des consommateurs, en fonction du scénario. Les employeurs devraient demander aux travailleurs ce qui les aiderait à offrir un meilleur service à la clientèle tout en réalisant une évaluation des besoins en matière de service à la clientèle. Les employeurs devraient également solliciter les expériences des clients avec le personnel.
L’observation
L'observation directe et les commentaires d'un superviseur, les simulations de scénarios de travail sur le lieu de travail et les échantillons de travail écrits sont tous des exemples de sources d'observation.
Options de formation
Une liste des choix et des besoins de formation est générée à la suite de l'analyse des lacunes. Cette liste peut maintenant être évaluée à la lumière des objectifs, des projets et des priorités actuels et futurs de l'organisation.
On peut utiliser une échelle de un à trois : un étant vital, deux est important et trois sans importance. Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider si la formation est une bonne idée ou non.
La solution au problème posé
Un employé, par exemple, a un problème de performance qui a été clairement identifié comme un problème de formation. Une formation complémentaire sur le lieu de travail est proposée à l'employé, et il acquiert effectivement les compétences requises. En conséquence, l'organisation dispose d'un employé parfaitement compétent qui répond à toutes les exigences de performance de l'entreprise.
Le coût
Le coût de la formation est une considération cruciale qui doit être classée par ordre de priorité. En raison des objectifs et des fonds de l'organisation, l'entreprise peut être prête à investir un montant substantiel dans une formation, mais pas dans les autres énumérées, selon le scénario. La formule pour calculer le coût global de la formation est la suivante :
Nombre d'employés formés x coût de la formation = coût total de la formation.
Le retour sur investissement financier
Le retour sur investissement (ROI) est une mesure qui détermine la valeur des dépenses de formation et de développement. Il peut également être utilisé pour démontrer combien de temps il faudra à ces initiatives pour s'amortir et offrir un retour sur investissement à l'entreprise.
Le respect de la loi
Si l'un des besoins de formation de l'analyse des écarts est imposé par la loi ou est nécessaire pour conserver les licences ou les certificats des employés, ces formations sont prioritaires.
Le temps
Le temps qu'il faut pour créer des capacités au sein d'une organisation peut parfois avoir un impact sur ses demandes opérationnelles, car il peut interférer avec la capacité des employés à exécuter d'autres tâches. Pour combler les pénuries de compétences, il peut être plus rentable de faire appel à des compétences extérieures à l'entreprise ou d'externaliser l'activité. Dans d'autres circonstances, comme la planification de la relève, l'entreprise peut se permettre d'investir à long terme dans le développement des capacités internes.
L’avantage concurrentiel
Peut-être y a-t-il un manque de connaissances/compétences dans un nouveau produit ou service, ce qui a un impact sur les revenus de l'entreprise. L'employeur peut offrir aux employés la formation nécessaire pour que le nouveau produit ou service atteigne ou dépasse le revenu attendu. Dans ce cas, l'entreprise bénéficie de l'augmentation des revenus, ce qui compense les coûts de formation.
Après avoir évalué l'ensemble des besoins et des choix de formation, le responsable des RH disposera d'une liste de priorités de formation pour les travailleurs individuels, les services ou l'ensemble de l'entreprise.
Expression des besoins et plans de formation
La phase suivante consiste à présenter les résultats de l'évaluation des besoins de formation et à faire des suggestions d'un plan de formation et d'un budget à court et à long terme. Il faut commencer par les options de formation les plus cruciales de la liste. Si l'une des formations est assortie d'une date limite, par exemple pour répondre aux exigences de formation en matière de conformité légale, elle doit être budgétisée et programmée en conséquence. Le rapport d’expression des besoins doit comprendre un aperçu du pourquoi et du comment de l'évaluation, des méthodologies utilisées et du personnel impliqué, ainsi que des suggestions de formation assorties d'un calendrier approximatif. Il faudra répondre aux questions telles que :
- Quelle formation est actuellement dispensée, et devrait-elle continuer à l'être ?
- La formation aura-t-elle lieu sur place ou hors site ?
- Est-il plus rentable d'engager un formateur pour instruire un groupe d'employés sur le même sujet plutôt que d'envoyer tout le monde à une formation hors site ?
- Les RH, la formation ou un autre service de l'entreprise disposent-ils de l'expertise nécessaire pour dispenser la formation ?
- Est-il possible et souhaitable de réaliser la formation entièrement en ligne ?
- Quels sont les styles d'apprentissages des participants ?
- Tous les participants sont-ils regroupés dans une même zone ou dispersés sur de nombreux sites ?
