Un ERP permet la gestion simplifiée de l’ensemble des tâches opérationnelles liées à l’activité d’une entreprise. L’ERP est dans le système d’Information des entreprises. Le terme vient de l’anglais et signifie « Enterprise Ressource Planning ». La définition du terme ERP a été créé dans les années 80 afin de pouvoir centraliser l’ensemble des outils de gestion nécessaires au pilotage d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
L'ERP est un logiciel de gestion développé par un éditeur de logiciel, qui octroie à l'entreprise d’interfacer différentes fonctionnalités opérationnelles telles que :
- La gestion comptable et financière
- La gestion des stocks (logistique et transport)
- La gestion du personnel et de la paie (GRH)
- La gestion des fournisseurs
- La gestion de la vente
- La gestion de la distribution
- La gestion de l'e-commerce
L’ERP se divise en plusieurs catégories, nommées ci-dessus. On divise l’ERP en différents modules opérationnels de gestion des actions courantes. . L’avantage d’un ERP réside dans la mise à jour de la donnée d’un module à l’autre. De ce fait, chaque outil de gestion s’interface avec les autres. Par exemple, une transaction commerciale impactera automatiquement la gestion de vente, la gestion comptable, la gestion financière, etc.
Pourquoi les ERP vont devenir indispensables au sein des entreprises ?
Selon l’étude de l’observatoire numérique publiée en 2016 par la Direction Générale montre que 56% des entreprises allemandes utilisent un ERP ou PGI (Progiciel de Gestion intégré), alors que seulement 39% de nos entreprises françaises les utilisent.
On peut expliquer de tels chiffres par des frais onéreux de mise en place d’ERP ainsi qu’à la durée d’implémentation jugée bien souvent trop longue (entre 16 et 25 mois en moyenne) pour les entreprises. Cependant, l’ERP reste assurément l’un des facteurs les plus rentables en matière d’amélioration de la productivité et de la performance économique des entreprises, selon l’étude effectuée par le cabinet Accenture.
Un ERP permet de contourner le problème de répétition de l’information au sein des différents secteurs de l’entreprise, ainsi que les données contradictoires entre les services, ce qui est une cause d’erreurs quotidienne.
Les différents secteurs de l’entreprise gagnent une meilleure synchronisation grâce au partage d’information, le travail des collaborateurs se trouve donc être plus cohérent et facile.
En outre, la centralisation des informations va permettre une prise de décision plus rapide due à une meilleure communication interne.
Cela va aussi permettre une meilleure traçabilité de l’information. Un ERP permet de couvrir l’ensemble des fonctions clefs d’une entreprise.
C’est pourquoi l’ensemble des domaines d’activité s’en voient améliorés. Une progression traduite par une hausse de la productivité générale de l’entreprise.
Les avantages sont clairs, principalement un gain de temps et d'efficacité grâce à :
- Une augmentation de la réactivité grâce à une interface en page d’accueil qui pourra vous donner des alertes sous forme de pop-ups sur les urgences.
- L’interconnexion entre les différents services, qui permet d’éviter aller-retour entre les bureaux pour trouver une information.
- La mise en place de gestion de projets commun permet de diminuer les erreurs dans la communication des informations.
- La diminution de double entrée par les collaborateurs notamment avec la production et la comptabilité.
- Une meilleure organisation des dépenses ainsi que des stocks.
- Une meilleure gestion des relations clients et prospects.
Pour conclure, si une entreprise s’équipe d’un avantage concurrentiel tel, elle deviendra donc plus agile, plus efficace, plus productive, plus rapide et plus performante qu’elle ne l’était auparavant.
Comment bien choisir son ERP ?
On qualifie un ERP de performant grâce à 3 caractéristiques : sa simplicité, sa sécurité, sa connectivité.
Un ERP simple d’utilisation
Ce qui ressort sur l’ensemble des enquêtes faites auprès des employés des ressources humaines c’est la difficulté de prise en main des outils mis à leur disposition. L’outil ERP se doit d’être ergonomique et intuitif, afin d’avoir un pilotage efficace et rapide. L’ERP doit se déployer facilement dans l’ensemble de l’entreprise (tous ses différents départements).
Enfin, il faut qu’il soit pensé pour tous types d’utilisateurs notamment ceux aux usages mobiles.
Un ERP connecté
L’ERP doit pouvoir communiquer facilement entre les différents services et collaborateurs. Chaque service doit pouvoir fédérer chacune des applications métiers à l’ERP. Une solution connectée aux différents écosystèmes d’applications qui facilite les relations entre les services.
Un ERP sûr
Les ERP se doivent d’être toujours conformes aux différentes réglementations et évolutions afin de garantir la sécurité des données. Par exemple, les bénéfices d’une plateforme ERP cloud.
Quelle est la différence entre un logiciel ERP et un logiciel CRM ?
Ces deux logiciels ont la même vocation, la gestion d’entreprise. Néanmoins elles ont toutes deux des approches très différentes.
Les solutions CRM sont principalement utilisées dans le département marketing et de la prospection. Un CRM a pour but de regrouper des programmes afin d’augmenter les ventes.
En effet, un CRM permet la maximisation des ventes commerciales grâce à : l’enregistrement des échanges entre les agents commerciaux et les clients, le recueil des informations clients, les suivis des fiches clients, la création de base clientèle qui peut être utilisée à des fins marketings, etc. En résumé, un logiciel CRM est concentré sur la relation commerciale avec les clients et son suivi. Son but et d’augmenter les ventes.
A contrario, un ERP va, quant à lui, intervenir sur les processus de différents départements, autres que commerciaux et marketing. Il va permettre d’échanger des données entre les différentes branches de l’entreprise afin de minimiser les coûts et d’augmenter la productivité et l’efficacité générale de l’entreprise. L’ERP permet d’identifier les indicateurs de performance RH ou KPI RH (indicateurs clés de la performance dans les différents domaines et départements).
Cependant, on remarque depuis quelques années un essor de nouveaux besoins de gestion notamment dans les systèmes des ressources humaines. C’est pourquoi de plus en en plus d’ERP sont devenus obsolètes et se doivent de rester à jour.
Voilà pourquoi il est aujourd’hui devenu très compliqué de choisir un ERP adapté et pertinent pour son d’activité.
