L’offre d’emploi devient un enjeu de taille, en particulier pour les entreprises qui cherchent à se développer. Dans le même temps, les recruteurs ont tendance à se montrer plus exigeants et à vouloir prendre leur temps pour effectuer leurs tâches. L’automatisation du processus des ressources humaines est la solution.
L’importance de la constitution d’une fiche du processus RH
Vous avez décidé d’optimiser votre processus RH et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Voici ce que DRH, décideurs et collaborateurs doivent savoir pour résoudre les principales problématiques posées par les enjeux de l'optimisation des ressources humaines.
Avec le recours croissant à la communication électronique et au web, il est devenu impératif de pouvoir accéder directement à des informations déjà constituées sur des candidats qui correspondent à vos critères. Créer un fichier de profils de candidats est une solution simple et efficace. Avec le fichier électronique, vous avez la possibilité de valider les candidatures correspondant à vos critères d’embauche en quelques secondes.
En effet, cette cartographie du processus RH permet de gagner du temps. Autrement dit, créer un fichier de profils de candidats est une solution simple et efficace.
Établir un processus de recrutement adapté à la fonction et à l’entreprise
L’entretien d’embauche est une étape primordiale dans l’évaluation du candidat. Il ne tient donc pas qu’à vous de l’organiser, mais aussi au candidat d’en avoir conscience et de faire tout son possible pour se démarquer. En effet, il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises réponses lors d’un entretien, mais des réponses adaptées à l’entreprise et à la fonction. De ce fait, établir une cartographie du processus RH via la numérisation des informations sur le candidat et sur le poste à pourvoir deviendra un atout majeur pour toute entreprise qui souhaite gagner du temps dans le processus de recrutement. Vous pouvez également adopter un logiciel de recrutement pour optimiser votre processus.
Optimiser la procédure d’évaluation des candidatures
Certaines entreprises n’ont pas encore pris conscience des avantages que peut leur apporter une politique d’accompagnement automatisée des candidatures. En effet, la procédure d’entretien permet aux recruteurs d’avoir une vision plus précise des compétences et des qualités des candidats. L’entretien permet également de valider la motivation de ces derniers à occuper le poste. Si cette étape est automatisée, la procédure est optimisée.
S’assurer de la pertinence des critères d’évaluation des candidatures
Pour s’assurer que les procédures d’évaluation des candidatures mises en place sont pertinentes et reproductibles, il est préférable d’utiliser ce qu’on appelle le « scoring ». Par exemple, attribuez un nombre entre 1 et 10 à chaque critère d’évaluation. Cela permet de faire une moyenne des critères d’évaluation des candidatures.
Déléguer les processus ressources humaines via l’automatisation
Déléguer et automatiser une partie des processus ressources humaines est idéal pour être plus efficace tout en réduisant les dépenses. Cela permet d’avoir une meilleure maîtrise de ses coûts et une amélioration de la qualité des services proposés. Aussi, cette automatisation des processus est un moyen efficace pour l'intégration des méthodes agiles dans son entreprise.
Les processus ressources humaines et l'administration du personnel
Présenter les processus ressources humaines automatisés à un nouveau collaborateur permet d’accélérer le recrutement et de faire passer une entreprise d’un schéma processus RH de plusieurs mois à quelques jours.
Cette nouvelle manière de faire peut être complexe et difficile à mettre en place. Les démarches prennent la forme d’une série de tâches complexes à gérer, et qui ne sont pas non plus facilement compréhensibles par les employés. Dans ce cas, la solution ne se trouve pas dans une nouvelle formalisation des processus RH , mais dans l’automatisation de leur gestion. Celle-ci permet de simplifier les processus et d’améliorer l’efficacité de ces derniers, pour que les employés puissent travailler plus rapidement et en toute confiance.
Gérer les congés via l’automatisation
Le but est aussi de donner à chaque employé la possibilité de savoir exactement comment obtenir un congé sans avoir à passer par un intermédiaire, et de recevoir automatiquement une réponse à leur demande. La gestion des congés se divise en plusieurs étapes : la préparation, l’approbation et l’information aux collaborateurs. Pour ce faire, vous devez mettre en place un système informatique qui vous permettra de gérer de façon efficace et rapide le flux important de demandes de congés et d’avoir à disposition toutes les données nécessaires. Un outil informatique approprié dispose d’un système intuitif, simple et agréable d’utilisation pour les employés. De plus, il est compatible avec votre système informatique existant.
Ce processus RH exemple permet de réaliser une saisie partielle des données grâce à des applications spécialisées dans la gestion des processus ressources humaines. Ces applications permettent aux employés de saisir leurs informations, et à l’administration de gérer les demandes. L’avantage principal est que les collaborateurs peuvent utiliser ces applications en toute confiance, car ils n’ont pas besoin de connaître les processus ressources humaines en détail, ou de connaître les différentes tâches à accomplir avec précision.
Quelques avantages à tirer de l’automatisation des processus RH
· Un processus RH exemple tel que la cartographie des processus RH automatisés, est une stratégie permettant la libération d’une partie du travail des ressources humaines, lesquelles peuvent être affectées à des tâches critiques et stratégiques.
· La digitalisation automatisée offre aussi la possibilité de mettre en place des procédés de gestion de la qualité et d’améliorer les processus ressources humaines avec le recours à des outils informatiques qui surveilleront les démarches et donneront l’alerte en cas de problème. Ainsi, les délais seront réduits et vous diminuerez considérablement les risques de dépassement en matière de timing.
· La gestion des congés est une stratégie de gestion RH complexe et qui nécessite le plus d’attention. Cela est dû au fait que les employés peuvent demander des congés à tout moment et qu’il faut gérer en même temps les demandes d’un grand nombre de personnes, ce qui implique énormément de coordination.
Amélioration des processus ressources humaines : l’outil SIRH
Les solutions informatiques dédiées aux ressources humaines, qui prennent souvent le nom d’outils SIRH (Sociétés et Ressources Humaines), tel que Skillup, figurent parmi les solutions les plus innovantes dans le domaine du management. Elles prennent en charge un grand nombre de tâches : gestion des ressources humaines, recrutements, formations, développements professionnels, suivis des compétences, gestion des congés, prévention santé et management du temps.
L’outil SIRH fait partie des solutions adaptées aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent bénéficier de la flexibilité d’un système informatique autonome. Il est à noter que les solutions des outils Sociétés et Ressources Humaines s’adaptent à chaque entreprise. Il est possible de choisir un niveau de service qui va de la simple gestion des ressources humaines à un système de gestion en ligne complet.
Les principales fonctions des outils de Sociétés et Ressources Humaines sont :
· la gestion des ressources humaines,
· le développement professionnel,
· le suivi des compétences,
· la gestion des congés,
· la prévention santé et sécurité,
· le management du temps,
· etc.
L’outil est pratique et ergonomique. Il permet à l’employeur et à ses équipes de travailler en parfaite harmonie afin d'atteindre leurs objectifs. Les fonctions de l’outil SIRH sont faciles à utiliser. Les employés peuvent utiliser ce dernier sans qu’ils aient besoin d'être experts.
Ainsi, cet outil de gestion des ressources humaines permet de manager le recrutement et la formation, les compétences, les congés, les absences et plus encore.
L’amélioration des procédés RH : une vision à long terme
L’amélioration des processus ressources humaines est une mesure à long terme, qui ne peut s’apprécier que sur la durée. Elle suppose un investissement de la part de l’entreprise et de ses décideurs. Ainsi, la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion de la paie comme processus RH exemple nécessite une formation des utilisateurs et des formateurs, mais aussi une implication quasi quotidienne du responsable du service ressources humaines.
Gestion de la paie automatisée
De quelle manière un logiciel de gestion de la paie peut-il contribuer à améliorer les procédés de gestion des ressources humaines ?
En effet, les logiciels de gestion de la paie peuvent améliorer la gestion générale au sein des ressources humaines. Pour ce faire, l’outil doit être adapté aux besoins de l’entreprise, et les utilisateurs doivent avoir été formés à son utilisation.
En quoi un logiciel Sociétés et Ressources Humaines est-il bénéfique ?
Ces logiciels permettent d’améliorer notamment :
· la gestion de la paie des salariés : contrôle des congés payés, calcul des indemnités dues aux salariés en cas d’absence, calcul et exécution des primes, prise en compte des jours fériés, etc. ;
· la gestion du personnel : recrutement, suivi des échéances des contrats de travail, gestion des dossiers des salariés, etc. ;
· la gestion des ressources humaines : recherche et sélection des candidats, actualisation des fiches de paie, entretiens individuels et collectifs, etc. ;
· la gestion administrative : déclarations sociales, déclarations fiscales, élaboration de rapports et de statistiques, etc. ;
· la gestion financière : création des différents budgets, suivi des grands comptes, etc. ;
· le reporting : visualisation des résultats d’une entreprise par poste et par salarié, tableaux de bord, etc. ;
· la gestion des dossiers : création et suivi des dossiers clients, fournisseurs, etc. ;
· le traitement des commandes : édition des factures et des devis, gestion des stocks et des achats en ligne, etc. ;
· l’organisation d’événements : invitations à des événements clients, événementiels (journée portes ouvertes, conférences de presse), etc. ;
· la gestion de la communication : création de publicités, newsletters, brochures, etc. ;
· les données personnelles : gestion des coordonnées clients (noms, adresses, emails), fournisseurs (noms, adresses, e-mails), etc. ;
· etc.
