Externalisation de la formation professionnelle : définition

L’externalisation de la formation, appelée aussi outsourcing, consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie de la gestion de la formation professionnelle.

Concrètement, que peut-on réellement externaliser ? Dans quels cas cette organisation est-elle pertinente ? Et faut-il privilégier l’externalisation ou plutôt digitaliser la gestion de la formation avec un logiciel dédié ? Cet article fait le point sur les différentes activités qui peuvent être confiées à un prestataire, les bénéfices à attendre et les critères à prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée.

Externalisation de la formation : définition

L’externalisation de la formation consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie de la gestion de la formation professionnelle de l’entreprise. Elle peut concerner des tâches administratives, logistiques ou opérationnelles comme l’organisation des sessions, les inscriptions, les convocations, le suivi des dossiers ou encore les relations avec les organismes de formation.

L’externalisation peut être partielle lorsqu’elle porte sur certaines activités seulement ou plus globale lorsqu’un prestataire prend en charge l’essentiel de la gestion opérationnelle de la formation.

Quelles activités de formation peut-on externaliser ?

L’externalisation peut concerner de nombreuses étapes du processus formation, depuis l’organisation des actions de formation jusqu’au suivi administratif et budgétaire. Les activités confiées au prestataire dépendent des besoins de l’entreprise et de ce qu’elle souhaite conserver en interne.

La gestion administrative des formations

La prise en charge peut couvrir les tâches administratives liées aux actions de formation : inscriptions, conventions, convocations, feuilles de présence, attestations de fin de formation ou encore suivi des factures.

Cette externalisation permet notamment de limiter les ressaisies, les relances et les erreurs dans le traitement des dossiers.

L’organisation et la planification des sessions

L’entreprise peut également déléguer l’organisation concrète des formations : planification des dates, constitution des groupes, réservation des salles, coordination avec les formateurs ou gestion des reports et annulations.

L’interlocuteur externe assure alors la coordination opérationnelle de sorte que chaque session se déroule dans les conditions prévues.

Les relations avec les organismes de formation et les achats

L’externalisation peut aussi concerner les échanges avec les organismes de formation : demandes de devis, comparaison des offres, commandes, suivi des prestations et, selon le périmètre retenu, négociation des conditions tarifaires.

Pour les entreprises qui travaillent avec de nombreux organismes, cette centralisation facilite le suivi des fournisseurs et réduit le nombre d’interlocuteurs à gérer en interne.

Les dossiers OPCO et le suivi des financements

L’entreprise peut également déléguer la constitution et le suivi des dossiers de prise en charge auprès des OPCO : vérification des pièces, dépôt des demandes, suivi des accords de financement et transmission des justificatifs nécessaires au remboursement.

L’entreprise conserve ainsi une meilleure visibilité sur les financements mobilisés et limite le risque de dossiers incomplets ou transmis hors délai.

Le reporting et le suivi de l’activité formation

Enfin, certaines entreprises externalisent tout ou partie du suivi de leur activité formation. Le suivi externalisé peut aussi inclure la consolidation des données liées aux sessions réalisées, aux budgets engagés, aux coûts, aux taux de participation ou aux financements obtenus.

Ces données peuvent ensuite alimenter les tableaux de bord formation et aider les équipes RH à suivre l’avancement du plan de développement des compétences.

Pourquoi externaliser la gestion de la formation ?

Externaliser la gestion de la formation permet de réduire la charge opérationnelle qui pèse sur les équipes RH. Selon les missions déléguées et l’organisation de l’entreprise, cette démarche peut aussi sécuriser les processus, absorber les pics d’activité et libérer du temps pour le pilotage stratégique.

Réduire la charge administrative

L’administration de la formation implique de nombreuses tâches récurrentes : inscriptions, convocations, conventions, suivi des présences, factures, relances ou encore mise à jour des dossiers. Lorsque le nombre de salariés à former et d'actions à organiser augmente, ces opérations peuvent mobiliser une part importante du temps des équipes RH.

L’externalisation permet alors de déléguer tout ou partie de cette gestion quotidienne.

Sécuriser les processus

Plus le volume de formations est important, plus le nombre de documents, d’interlocuteurs et d’échéances à suivre augmente. Une convention non retournée, un justificatif de présence manquant ou une demande de financement transmise hors délai peut compliquer le traitement d’un dossier.

Le recours à un prestataire permet de structurer le suivi autour de procédures définies : contrôle des pièces, relances, vérification des échéances et traçabilité des échanges. L’enjeu est notamment de limiter les oublis et de disposer d’informations plus fiables sur l’état d’avancement des actions de formation.

Absorber les variations d’activité

La charge de travail liée à la formation n’est pas toujours régulière. Le déploiement de formations obligatoires, le lancement d’un nouvel outil ou une transformation interne peuvent nécessiter d’organiser un grand nombre de sessions sur quelques semaines ou quelques mois.

Dans ce type de situation, l’externalisation apporte un renfort ponctuel sans obliger l’entreprise à dimensionner durablement son équipe sur ce pic d’activité.

Bénéficier d’une expertise spécialisée

Toutes les entreprises ne disposent pas en interne d’un responsable ou d’une équipe dédiée à la formation. Certaines équipes RH doivent pourtant gérer des sujets techniques comme les dossiers de financement, les échanges avec plusieurs OPCO ou la coordination d’un réseau important d’organismes de formation.

S’appuyer sur un prestataire permet alors de mobiliser une expertise déjà disponible, sans devoir développer immédiatement ces compétences en interne. Cet accompagnement peut être permanent ou limité à un besoin précis (exemple : lors d’une réorganisation du service formation ou d’une campagne particulièrement complexe).

Recentrer les RH sur la stratégie formation

Lorsque les équipes RH consacrent une grande partie de leur temps aux inscriptions, relances et tâches de coordination, elles disposent de moins de temps pour analyser les besoins ou suivre l’efficacité des actions engagées.

En externalisant une partie de la gestion opérationnelle, elles peuvent davantage se concentrer sur les décisions qui nécessitent leur connaissance de l’entreprise : prioriser les besoins, arbitrer le budget, identifier les compétences à développer ou mesurer les résultats du plan de développement des compétences.

Externaliser ou digitaliser la gestion de la formation ?

Externaliser la gestion de la formation et la digitaliser avec un logiciel ne répondent pas exactement aux mêmes besoins. La première consiste à confier certaines tâches à un prestataire, tandis que la seconde vise à automatiser et centraliser les processus pour permettre aux équipes RH de les gérer plus efficacement en interne.

Le bon choix dépend donc principalement de la nature du problème rencontré.

Comment choisir entre externalisation et digitalisation ?

Quel est le rôle d’un logiciel de gestion de la formation ?

Un logiciel de gestion de la formation permet de centraliser dans un même outil les principales étapes du processus : recueil des besoins, construction du plan de développement des compétences, inscriptions, suivi des sessions, gestion des budgets ou encore reporting.

Il automatise également certaines tâches qui seraient autrement réalisées manuellement, comme l’envoi de notifications, la mise à jour des données ou la consolidation des indicateurs. L’entreprise conserve ainsi le pilotage en interne tout en réduisant le temps consacré aux opérations administratives.

Le module Formation de Skillup permet justement aux équipes RH de conserver le pilotage en interne tout en structurant et en automatisant les opérations qui alourdissent la gestion au quotidien.

Comment choisir un prestataire pour externaliser la gestion de la formation ?

Le choix d’un prestataire dépend d’abord du périmètre que l’entreprise souhaite externaliser : gestion administrative, organisation des sessions, relations avec les organismes de formation, dossiers OPCO, suivi budgétaire ou reporting. Pour comparer les offres, il faut ensuite vérifier plusieurs points très concrets.

Vérifier le périmètre réellement pris en charge

Tous les prestataires ne couvrent pas les mêmes étapes du processus de formation. Certains se concentrent sur la gestion administrative alors que d'autres peuvent aussi gérer la planification des sessions, les échanges avec les organismes, le suivi des financements ou la consolidation des données.

Il est donc important de préciser, avant la contractualisation, qui prend en charge chaque tâche, quels éléments restent gérés en interne et où s’arrête la responsabilité du prestataire.

Examiner l’expertise sur la formation professionnelle

Le prestataire doit maîtriser les spécificités de la gestion de la formation : fonctionnement des OPCO, pièces justificatives, conventions, suivi des présences, facturation ou encore coordination avec plusieurs organismes.

Cette expertise est particulièrement importante lorsque l’entreprise gère un volume élevé de sessions, plusieurs établissements ou des dispositifs de financement différents.

Vérifier les outils utilisés et leur compatibilité avec le SIRH

L’externalisation ne doit pas créer un nouveau silo de données et entraîner des ressaisies ou une perte de visibilité pour les équipes RH. Il faut donc vérifier comment le prestataire suit les inscriptions, les budgets, les financements et les sessions, mais aussi comment ces informations sont transmises ou intégrées dans le SIRH ou le logiciel de gestion de la formation déjà utilisé.

Évaluer les modalités de suivi

Un bon dispositif d’externalisation repose aussi sur des règles de fonctionnement claires : interlocuteur dédié, fréquence des points de suivi, délais de traitement, gestion des urgences, niveau de reporting et indicateurs suivis.

L’entreprise doit notamment pouvoir savoir rapidement quelles sessions sont planifiées, quels dossiers sont en attente, quels financements ont été obtenus et quels points nécessitent une action.

S’assurer que le prestataire peut absorber les volumes

Enfin, un prestataire qui gère correctement quelques dizaines de dossiers par mois n’est pas nécessairement dimensionné pour piloter plusieurs centaines de sessions sur une période courte. Vérifiez la capacité du prestataire à absorber les pics d'activités, à maintenir les délais annoncés et à garantir le même niveau de service lorsque le nombre de demandes augmente.

FAQ sur l’externalisation de la formation

Quelle différence entre externalisation et sous-traitance de la formation ?

La sous-traitance désigne généralement le fait de confier à un organisme la réalisation d’une prestation de formation. L’externalisation va plus loin : elle peut concerner la gestion d’un processus dans la durée, par exemple l’organisation des sessions, le suivi administratif, les relations avec les organismes ou les dossiers de financement.

Autrement dit, une entreprise peut sous-traiter une formation ponctuelle sans externaliser sa gestion de la formation.

Peut-on externaliser uniquement la gestion administrative de la formation ?

Oui. L’entreprise peut choisir de déléguer uniquement les tâches administratives, comme les inscriptions, les conventions, les convocations, le suivi des présences, les factures ou les dossiers OPCO.

Elle conserve alors en interne le pilotage du plan de développement des compétences, les arbitrages budgétaires et les décisions liées aux priorités de formation.

Combien coûte l’externalisation de la formation ?

Il n’existe pas de tarif unique. Le coût dépend notamment du nombre de salariés concernés, du volume de sessions ou de dossiers à traiter, les missions confiées au prestataire, du niveau d’accompagnement attendu et des outils utilisés.

Avant de comparer les offres, il est donc important de définir précisément les tâches à externaliser et le volume d’activité concerné. Cela permet d’évaluer le coût du service par rapport aux ressources mobilisées en interne.

Quels sont les risques de l’externalisation de la formation ?

Une externalisation mal cadrée peut créer une dépendance vis-à-vis du prestataire, faire perdre de la connaissance en interne ou compliquer les échanges si les responsabilités sont mal définies. Des difficultés peuvent également apparaître lorsque les outils du prestataire s’intègrent mal au SIRH ou aux logiciels déjà utilisés par l’entreprise.

Pour limiter ces risques, les responsabilités de chacun doivent être définies dès le départ avec des règles claires sur les données, les délais, les interlocuteurs et les indicateurs de suivi.