L’entretien annuel reste un rituel RH incontournable. Pourtant, d’une année sur l’autre, sa mise en œuvre continue de poser les mêmes difficultés : campagnes qui s’étirent, taux de complétion inégaux, pratiques managériales hétérogènes et données difficiles à exploiter. À mesure que les effectifs augmentent, l’exercice peur alors perdre en lisibilité et en efficacité.
Comment organiser et piloter une campagne d’entretiens annuels à grande échelle, sans la transformer en usine à gaz ni en simple formalité administrative ? C’est précisément cette question que doivent aujourd’hui traiter les DRH, en travaillant à la fois le planning, la gouvernance et les outils de pilotage.
À grande échelle, la campagne d'entretiens annuels est susceptible de se fragmenter rapidement. Certains entretiens sont repoussés, d’autres réalisés dans l’urgence, avec à la clé des pratiques hétérogènes et des données difficiles à exploiter.
Le planning permet justement de poser un cadre commun. Il sécurise les échéances internes, donne de la visibilité aux managers et offre aux équipes RH les repères nécessaires pour suivre l’avancement et intervenir si nécessaire.
Bon à savoir : 41 % des salariés jugent que l’entretien annuel est inutile et n’a aucune incidence réelle sur leur évolution professionnelle (étude Deel relayée par BFM).
Le rôle des DRH consiste d’abord à cadrer la campagne des entretiens annuels : définir le planning, les outils et les attendus. Elles assurent également le pilotage global, suivent l’avancement et arbitrent lorsque certains périmètres décrochent.
Les managers, de leur côté, sont responsables de l’exécution. Ils planifient les entretiens, les conduisent et complètent les supports dans les délais impartis. Cette responsabilité doit être clairement posée. À défaut, l’entretien annuel passe rapidement après les priorités opérationnelles.
Entre ces deux niveaux, les relais jouent un rôle clé. HRBP, RRH de proximité et managers de managers assurent l’animation de la campagne sur le terrain. Ils accompagnent les managers, répondent aux questions et alertent en cas de difficulté.
Le choix de la période conditionne largement le bon déroulement de la campagne. Autrement dit, les clôtures financières, pics d’activité, projets structurants ou congés massifs doivent être pris en compte dès le départ. Bien sûr, l’enjeu n’est pas de trouver une période idéale, souvent inexistante, mais de limiter les conflits de priorités.
La durée de la campagne doit également être calibrée avec soin. Une fenêtre trop courte met les managers sous pression. À l’inverse, une campagne trop longue dilue la dynamique. Dans les organisations de taille importante, une durée de 6 à 8 semaines constitue généralement un bon équilibre.
Exemple de structuration :
Enfin, un planning efficace repose sur des jalons clairs : lancement, point de mi-campagne, clôture. Ces repères facilitent le suivi et servent de leviers de pilotage. À mi-parcours, un suivi consolidé peut, par exemple, faire apparaître qu’une direction est en retard. Les DRH peuvent alors mobiliser les bons relais pour ajuster les priorités ou accompagner la planification des entretiens restants.
Sans cadre commun, les pratiques d'évaluation individuelle divergent rapidement d’une équipe à l’autre. Certains entretiens sont très structurés, d’autres beaucoup plus informels, ce qui complique la lecture globale de la campagne. Des trames d’entretien annuel claires et des consignes explicites permettent de poser une base partagée, notamment sur les objectifs de l’entretien annuel, sans figer le contenu des échanges.
La qualité se joue aussi en amont. Tous les managers n’ont ni la même expérience ni la même aisance avec l’exercice, notamment lorsqu’il s’agit de savoir comment préparer son entretien annuel dans un cadre structuré. Des rappels ciblés sur les objectifs de l’entretien annuel, des points de méthode ou des exemples de bonnes pratiques internes suffisent souvent à sécuriser les fondamentaux.
Point de vigilance : un cadre trop rigide peut produire l’effet inverse. Pour préserver la qualité des échanges, les managers doivent conserver une certaine marge de manœuvre.
À grande échelle, la gestion des entretiens ne peut plus reposer sur des suivis manuels ou des tableaux dispersés. C’est précisément là qu’un SIRH intégrant un module d’entretiens prend tout son sens. En centralisant les entretiens programmés, réalisés ou en retard, les équipes DRH disposent d’une lecture en temps réel de la campagne d’entretiens, permettant d’identifier immédiatement les écarts d’avancement, par entité, population ou manager.
Le pilotage repose ensuite sur quelques KPI d’entretiens annuels. En pratique, le taux de complétion global, le respect des échéances intermédiaires et le volume d’entretiens en retard suffisent à détecter les zones sous tension. Avec un module d’entretiens, vous pouvez activer des relances ciblées.
Une fois la campagne terminée, l’enjeu est de fiabiliser ce qui a été produit et d’en tirer des enseignements utiles.
|
Bon à savoir : l’assistant IA de Skillup vous aide à analyser les comptes-rendus d’entretiens ! Notre assistant IA vous propose d'identifier les entretiens à relire en priorité grâce à de la détection de signaux faibles de potentiels RPS et de désengagement, et de générer des synthèses neutres des échanges. À découvrir dans notre module Entretiens. |