L'employeur doit assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leurs compétences pour être en mesure d’occuper un emploi, en tenant compte notamment de l'évolution des métiers, des technologies et des organisations.
Pour cela le responsable formation recense chaque année les besoins de formation de ses collaborateurs. Son rôle est clé puisqu’il doit les faire coïncider avec les besoins des managers, de la direction et de l’entreprise.
La liste qui comprend l'ensemble des actions de formations à mettre en œuvre sur un exercice donné avec leur prix, leur durée, leur objectif et les salariés bénéficiaires constitue le plan de formation : sa construction puis sa mise en œuvre supposent de maîtriser les conditions de coût, de qualité et de délai de réalisation.
Décrites comme cela, les missions du responsable formation pourraient sembler purement administratives. Si cela a pu être le cas (autrefois les collaborateurs choisissaient leurs formations qui étaient validées par leurs managers puis mises en place par le responsable formation), les dimensions de conseil et de stratégie devraient à présent y prendre une place largement dominante.
Le poste du responsable formation est connu au sein de l'entreprise mais ses missions restent souvent floues pour les collaborateurs car, la plupart du temps, la communication ne se fait qu’auprès des managers.
Avec les mutations juridiques et technologiques et avec la transformation des métiers, le responsable formation doit désormais répondre à un triple enjeu :
• Faire monter en compétences ses collaborateurs en tenant compte de leurs besoins et des cadres juridiques en constante évolution.
• Anticiper les besoins en compétences de son entreprise à court, moyen et long terme.
• Se tenir informé des nouvelles pratiques de formation.
On parle en effet de plus en plus de e-learning, MOOC, SPOC, classes virtuelles, mobile learning, social learning, gamification… Ces innovations dans les formats pédagogiques ont transformé la façon de se former. Mais que ce soit en E-learning, en présentiel ou en blended learning… : un collaborateur peut-il se former efficacement s’il suit une formation de mauvaise qualité ? Ou qui ne correspond pas à ce qu’il souhaite apprendre ? Ou encore s’il ne connaît pas la raison pour laquelle on a accepté ou choisi cette formation pour lui ?
Si l’innovation dans les formats est en marche, les process de construction du plan de formation n’ont pas encore évolué. La remontée des besoins, leur traduction en actions de formations, la budgétisation de ces actions puis leur mise en œuvre et évaluation sont des étapes fastidieuses qui empêchent les responsables formation de se concentrer sur des missions plus stratégiques : rester au fait des nouvelles tendances pédagogiques, prendre du recul sur les actions réalisées, accompagner et conseiller les collaborateurs et managers tout en anticipant les évolutions des besoins en compétences de l’entreprise.
Quand on sait que les entreprises françaises dépensent en moyenne 2,7 % de leur masse salariale dans la formation professionnelle, on se dit qu’il est dommage de ne pas optimiser et valoriser cet investissement. Et cela restera impossible tant qu'autant de tâches administratives incomberont au responsable formation.
Pour répondre aux enjeux de sa fonction, le responsable formation doit donc inévitablement passer par la digitalisation de ses process.
Le responsable formation recense chaque année les besoins de formation des collaborateurs et les fait coïncider avec ceux des managers, de la direction et de l'entreprise. Il construit ensuite le plan de formation, la liste des actions à mener avec leur coût, leur durée, leurs objectifs et les salariés concernés, puis en pilote la mise en œuvre dans le respect des délais et de la qualité attendue.
Longtemps perçues comme purement administratives, les missions du responsable formation prennent aujourd'hui une dimension de conseil et de stratégie bien plus large. Il ne se contente plus de valider des choix de formation, il accompagne les managers et anticipe les besoins en compétences de l'entreprise, dans un contexte où les cadres juridiques et les métiers évoluent sans cesse.
Le responsable formation doit d'abord faire monter en compétences ses collaborateurs en tenant compte de leurs besoins et du cadre juridique. Il doit ensuite anticiper les besoins en compétences de son entreprise à court, moyen et long terme. Enfin, il doit se tenir informé des nouvelles pratiques de formation, du e-learning au mobile learning en passant par la gamification.
Remonter les besoins, les traduire en actions, les budgétiser puis évaluer leur mise en œuvre reste aujourd'hui fastidieux et chronophage. Ces tâches administratives empêchent le responsable formation de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la veille pédagogique ou l'accompagnement des équipes. Digitaliser ces process libère du temps pour se concentrer sur le conseil et la stratégie.
En 2023, les entreprises françaises consacraient en moyenne 3,7% de leur masse salariale à la formation professionnelle, bien au-delà de la contribution obligatoire fixée à 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus en 2026. Un investissement conséquent qu'il devient d'autant plus important de piloter et de valoriser correctement.