La gestion de la formation occupe une place centrale dans la stratégie RH. Elle permet à l’entreprise d’accompagner l’évolution des métiers, de développer les compétences et de mieux répondre aux besoins des équipes.
Cependant, son pilotage devient vite complexe à mesure que les demandes de formation augmentent, que les sessions s’enchaînent et que le suivi administratif et budgétaire se densifie.
Concrètement, quelles sont les principales étapes du processus de gestion de la formation ? Quels sont les enjeux à maîtriser et les outils à mobiliser pour optimiser la gestion de la formation ? Explications.
La gestion de la formation regroupe l’ensemble des activités nécessaires pour organiser, suivre et piloter le développement des compétences au sein de l’entreprise. Elle couvre donc les dimensions pédagogiques, logistiques, administratives et financières des actions de formation.
Généralement pilotée par les ressources humaines, elle implique également les managers et les collaborateurs. Son objectif est de transformer les besoins identifiés en parcours d’apprentissage adaptés à la stratégie de l’organisation.
La gestion pédagogique consiste à définir les objectifs, les contenus et les modalités des formations. Présentiel, distanciel ou blended learning… Chaque dispositif doit répondre à un besoin précis et permettre aux salariés de mobiliser leurs nouvelles compétences dans leur travail.
La gestion logistique concerne l’organisation concrète des sessions : planification, inscriptions, convocations, réservation des salles et coordination avec les organismes de formation.
La gestion administrative et financière comprend le suivi des conventions, des présences, des attestations, des factures, du budget et des financements. Le gestionnaire de formation doit donc garantir la conformité et la traçabilité de chaque action.
Un logiciel de gestion de la formation permet de centraliser ces informations, d’automatiser les opérations chronophages et de fiabiliser le pilotage du plan de formation.
La gestion de la formation suit un processus structuré depuis l’identification des besoins jusqu’à l’évaluation des actions menées. À chaque étape, vous devez veiller à maintenir la cohérence entre votre plan de développement des compétences, votre stratégie, votre budget et les priorités de l’entreprise.
Commencez par identifier les compétences nécessaires à la mise en œuvre de vos orientations stratégiques. Pour cela, croisez les besoins issus de la GEPP, les demandes exprimées lors des entretiens professionnels, les remontées des managers et les souhaits des collaborateurs.
Intégrez également les formations obligatoires liées à la réglementation, à la sécurité ou à l’exercice de certains métiers.
Une fois les besoins recensés, vous devez les analyser et les prioriser. En effet, toutes les demandes ne peuvent pas nécessairement être intégrées au plan de développement des compétences.
Pour arbitrer, appuyez-vous sur plusieurs critères : l’urgence du besoin, son alignement avec la stratégie de l’entreprise, le nombre de collaborateurs concernés, son caractère obligatoire, le coût de l’action et son impact attendu sur les compétences.
Vous pouvez ensuite sélectionner les actions à déployer et choisir les modalités pédagogiques les plus adaptées. Puis, établissez un budget prévisionnel et un calendrier de mise en œuvre.
Recherchez les programmes de formation professionnelle et les organismes capables de répondre aux objectifs définis. Selon les besoins, vous pouvez choisir une formation interentreprises ou intra-entreprise, en présentiel, à distance ou en blended learning.
Viennent ensuite la planification des sessions, l’inscription des participants et l’envoi des convocations.
Chaque action de formation génère plusieurs opérations : traitement des conventions, suivi des feuilles de présence, collecte des attestations, gestion des factures et demandes de financement auprès des OPCO.
Le suivi des dépenses et des coûts engagés doit rester aligné avec le budget prévu. La centralisation des informations dans un outil de pilotage facilite alors le contrôle des écarts tout en renforçant la conformité, la traçabilité et la fiabilité des données.
Enfin, mesurez les résultats obtenus à l’aide d’indicateurs adaptés : taux de participation, taux de complétion, satisfaction des participants, progression des compétences, mise en pratique dans le travail ou respect du budget.
Lorsque les métiers, les outils ou les exigences réglementaires évoluent, certaines compétences deviennent rapidement prioritaires. La formation aide alors à préparer les équipes aux nouvelles pratiques, à accompagner les transformations en cours et à réduire les écarts entre les compétences disponibles et celles dont l’entreprise aura besoin.
Elle soutient aussi les mobilités internes et le développement des talents, tout en sécurisant les savoir-faire indispensables à l’activité.
La formation joue aussi un rôle essentiel dans le respect des obligations de l’employeur. Elle doit notamment aider les salariés à s’adapter à leur poste et à préserver leur capacité à occuper un emploi, conformément à l’article L6321-1 du Code du travail.
Selon les métiers, d’autres actions peuvent s’imposer : sécurité, habilitations, prévention des risques ou renouvellement de certifications. L’enjeu est donc de suivre les échéances, les populations concernées et les justificatifs associés.
Une vision précise du budget alloué, des dépenses engagées et des financements obtenus aide à repérer rapidement les écarts. Vous pouvez ainsi éviter que les coûts réels dépassent les montants prévus, mais aussi qu’une partie du budget formation reste inutilisée en fin de période.
La gestion de la formation facilite également les arbitrages entre actions obligatoires, besoins stratégiques et demandes individuelles. Elle aide enfin à intégrer l’ensemble des coûts (prix de la formation, frais de déplacement, hébergement ou temps de travail mobilisé) et à solliciter les prises en charge disponibles auprès des OPCO.
Avec une gestion structurée de la formation, les collaborateurs accèdent plus facilement aux programmes disponibles, au statut de leurs demandes et aux actions prévues dans leur parcours. Ils comprennent ainsi mieux les compétences à développer et les prochaines étapes.
De leur côté, les managers visualisent les besoins remontés par leur équipe, les demandes validées et les sessions programmées. Ils peuvent donc mieux prioriser les actions, accompagner les collaborateurs concernés et relancer les inscriptions lorsque cela est nécessaire.
Cette meilleure circulation de l’information limite les incompréhensions, réduit les abandons et favorise la participation aux formations.
Mesurer l’impact des formations permet de vérifier qu’elles répondent bien aux besoins identifiés et qu’elles produisent des effets concrets sur les compétences. Sans ce recul, difficile de distinguer les actions utiles de celles qui doivent être revues.
Pour y parvenir, vous pouvez comparer le niveau de compétence avant et après la formation, vérifier si les acquis sont utilisés dans le travail et recueillir le retour des managers sur les évolutions observées. Ces données servent ensuite à ajuster les programmes, à justifier le budget consacré à la formation et à mieux orienter les prochains investissements.
Le choix des outils dépend du volume de formations à gérer, du nombre de collaborateurs concernés et du niveau de pilotage attendu. Un tableur peut suffire pour quelques actions ponctuelles, mais il montre rapidement ses limites lorsque les sessions, les données et les acteurs se multiplient.
Pour une entreprise qui organise peu de formations, un tableur peut suffire à suivre les demandes, les inscriptions, les dates de session, les participants et les dépenses engagées.
Mais dès que le volume augmente, le fonctionnement se complique. Une même information peut être saisie dans plusieurs fichiers : suivi des demandes, budget, inscriptions, factures ou reporting. Les équipes risquent alors de travailler sur des versions différentes, avec des données incomplètes ou déjà obsolètes.
Ce manque de fiabilité complique les arbitrages. Il devient plus difficile de connaître le budget réellement consommé, les sessions encore à organiser, les collaborateurs déjà inscrits ou les financements restant à mobiliser.
Le Learning Management System, ou LMS, sert principalement à diffuser des contenus de formation en ligne et à suivre la progression des apprenants. Il permet notamment d’héberger des modules, de créer des parcours d’apprentissage, de mesurer les taux de complétion et de centraliser les résultats.
En revanche, le LMS ne prend pas toujours en charge le recueil des besoins, le pilotage du budget, le suivi des financements ou la gestion des sessions inter et intra. Ces opérations doivent alors être gérées dans un outil complémentaire.
Un logiciel de gestion de la formation centralise l’ensemble du processus, depuis l’expression des besoins jusqu’au suivi des actions réalisées. Grâce à un portail dédié, les collaborateurs peuvent consulter les formations disponibles, déposer une demande en précisant leur besoin et suivre son avancement. Les managers examinent ensuite les demandes de leur équipe, les arbitrent selon les priorités opérationnelles et valident celles à retenir.
Une fois la demande approuvée, l’outil facilite la recherche et la comparaison des programmes proposés par les organismes de formation. Vous pouvez alors sélectionner l’action adaptée, planifier la session en présentiel ou à distance, en inter ou en intra, puis gérer les inscriptions, les convocations et les documents administratifs depuis la même plateforme.
Enfin, les tableaux de bord consolident en temps réel les dépenses engagées, les financements obtenus et l’avancement des actions prévues. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les écarts par rapport au budget, suivre l’exécution du plan et réorienter les priorités si nécessaire.
Avec un outil digital de gestion de la formation, les équipes RH n’ont plus à traiter chaque convention, convocation ou feuille de présence manuellement. Une partie de ces tâches peut être automatisée, tandis que les documents et les données restent regroupés dans un même espace.
Chaque action de formation est ainsi rattachée au bon collaborateur, à la bonne session et au dispositif concerné. Vous retrouvez plus facilement l’historique, les justificatifs et les informations nécessaires au suivi réglementaire.
Les managers peuvent, de leur côté, consulter les demandes de leur équipe, suivre les validations et visualiser les actions programmées. Les indicateurs disponibles en temps réel donnent aussi une vision plus précise des dépenses engagées, de l’avancement du plan et des résultats obtenus. Vous pouvez alors ajuster les priorités plus rapidement et mieux évaluer la valeur créée par les formations.
Skillup vous permet de centraliser et de piloter l’ensemble de votre processus de formation depuis une plateforme unique. Le recueil des besoins est automatisé grâce à des campagnes personnalisées, puis les demandes des collaborateurs peuvent être analysées et validées par les managers.
Vous disposez ainsi d’une vision consolidée pour prioriser les actions, construire votre plan de développement des compétences et simuler différents scénarios budgétaires. Les dépenses, les financements et le niveau de consommation du budget sont ensuite suivis en temps réel.
La plateforme simplifie également la gestion administrative des sessions. Une fois la demande validée, vous pouvez inscrire les collaborateurs, planifier les formations inter ou intra, puis envoyer automatiquement les convocations et les invitations agenda.
Skillup centralise ensuite les conventions, les factures et les feuilles de présence dans l’espace RH. L’émargement dématérialisé met à jour le suivi de la session, tandis que les reports, les annulations et les évaluations à chaud ou à froid sont gérés depuis le même outil.
Grâce à leurs espaces dédiés, les collaborateurs peuvent consulter le catalogue, formuler une demande de formation et suivre son statut. De leur côté, les managers accèdent aux besoins de leur équipe, valident les demandes et suivent les actions programmées.
Enfin, Skillup relie les besoins de formation aux compétences attendues dans chaque métier et aux priorités définies par l’entreprise. Vous pouvez ainsi identifier plus précisément les écarts de compétences, cibler les actions à engager et suivre leur contribution aux objectifs RH.
Simplifiez le pilotage de votre plan de formation
Recueil des besoins, arbitrage du plan, gestion des sessions, suivi administratif et pilotage du budget : découvrez comment Skillup centralise l’ensemble de votre processus de formation.
Demander une démo personnalisée de Skillup
La gestion de la formation rassemble l’ensemble des activités pédagogiques, logistiques et administratives liées à la mise en œuvre du développement des compétences en entreprise. Généralement placée sous la responsabilité des RH, elle permet d'aligner les qualifications des collaborateurs avec la stratégie de croissance du groupe.
L'identification des besoins croise la stratégie de la direction et les demandes du terrain (entretiens, GEPP). L'utilisation d'une plateforme comme Skillup permet d'automatiser ce recueil via un portail personnalisé, facilitant la centralisation des souhaits des collaborateurs et les validations des managers.
Un gestionnaire doit maîtriser l'ingénierie pédagogique (choix des modalités comme le blended learning) et posséder une solide rigueur administrative et budgétaire pour le suivi des financements. Des qualités relationnelles et une bonne connaissance du droit du travail et du rôle des OPCO sont également indispensables.
Un SIRH dédié à la gestion de la formation doit proposer un portail collaborateur pour le recueil des besoins, un moteur de recherche connecté aux catalogues d'organismes, un outil de planification des sessions (intra/inter), et un tableau de bord d'analyse en temps réel pour le suivi budgétaire.
Digitaliser ce processus automatise les tâches administratives chronophages (conventions, feuilles de présence, convocations). En libérant du temps aux RH grâce à des outils comme Skillup, l'entreprise fluidifie la communication avec les managers, fiabilise ses données légales et optimise le ROI de son plan de formation.
Une entreprise externalise sa gestion de la formation (via l'infogérance ou l'outsourcing) lorsque ses équipes RH manquent de temps ou d'expertise face à un volume d'achats complexe. Cela permet de réduire les coûts administratifs fixes, de sécuriser la conformité réglementaire et de recentrer la DRH sur sa stratégie de gestion des talents.