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Word - Fonctions avancées : documents longs et publipostages

par IB Formation

Créer rapidement des documents longs et des publipostages

Objectifs

  • Comprendre comment utiliser des styles pour rendre homogène la présentation d'un long document
  • Savoir générer automatiquement tables des matières, tables d’index et tables d’illustration
  • Maîtriser l’utilisation des sauts de section
  • Savoir gérer les en-têtes et les pieds de page associés à des sauts de section
  • Comprendre comment travailler en mode suivi des modifications (multi-utilisateurs)
  • Pouvoir créer des courriers à l'adresse de destinataires multiples (publipostage)

Programme

Créer et utiliser les styles pour automatiser la mise en forme du texte

  • Enregistrer vos paramètres de mise en forme en créant des styles
  • Appliquer un style à différentes parties du texte
  • Modifier un style et mettre à jour la mise en forme des paragraphes auxquels il est appliqué
  • Enchaîner les styles
  • Importer un style d'un autre document
  • Utiliser le volet de navigation

Organiser le document en mode plan

  • Hiérarchiser les titres de chapitres en utilisant le mode plan
  • Réorganiser l’ordre des différents titres

Gérer le contenu de son document

  • Appliquer une numérotation hiérarchisée aux titres
  • Créer une table des matières à partir des titres
  • Générer un index, une table des illustrations
  • Insérer des notes de bas de page

Gérer les en-têtes et les pieds de page

  • Utiliser les sauts de section pour modifier l'orientation des pages
  • Insérer une image en haut de toutes les pages
  • Insérer une numérotation en bas de toutes les pages
  • Créer un en-tête différent pour la première page ou pour les pages paires et impaires
  • Commencer la numérotation à la deuxième page

Utiliser les insertions automatiques (QuickPart)

  • Créer des insertions automatiques
  • Gérer les insertions automatiques

Travailler en mode suivi (multi-utilisateurs)

  • Se placer en suivi de modifications du document
  • Visualiser dans un document les ajouts et les modifications effectués
  • Accepter ou refuser les marques de révisions
  • Comparer deux versions d'un document
  • Ajouter des commentaires dans le document

Réaliser un publipostage

  • Choisir le document type (lettre, étiquette...)
  • Créer ou ouvrir la source de données (liste de destinataires)
  • Utiliser une source de données provenant d'Excel ou d'Access
  • Ajouter, modifier, supprimer des données
  • Ajouter, modifier, supprimer des champs (téléphone, fax...)
  • Personnaliser le contenu à chaque fusion (texte conditionnel)
  • Visualiser les champs de fusion
  • Mettre à jour les champs
  • Créer une requête pour envoyer le document type à certains destinataires
  • Fusionner le document type avec la source de données
  • Fusionner en triant les données
  • Imprimer le résultat de la fusion
  • Créer des étiquettes de publipostage

Pédagogie

  • Une formation pratique : les participants seront amenés à mettre en forme un document long. Ils apprendront, à travers un exemple adapté à créer des styles pour rendre homogène un long document et à générer automatiquement une table des matières. Ils réaliseront également un publipostage.
  • Les participants ont la possibilité de choisir la version de Word (2010, 2013 ou 2016) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l’inscription.
  • Le partage des "trucs et astuces" pour gagner en efficacité.
  • Un support de cours au format papier est remis à chaque participant.
  • Ce programme prépare à la certification "TOSA - Word Niveau Avancé" qui est éligible au CPF (code 237359). Lorsque la certification est financée au titre du CPF, la formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun). Connectez-vous sur www.moncompteactivite.gouv.fr.

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