Orsys

Réussir ses entretiens et réunions à distance

Par Orsys

Objectifs

  • Préparer et cadrer la réunion à distance
  • Veiller à la disponibilité de l'environnement technique
  • Adapter sa communication et son animation au support technique
  • Affirmer son leadership d'animateur
  • Gérer les situations délicates

Programme

Préparer une audio ou une visioconférence

  • Jouer sur les atouts d'une animation à distance.
  • Définir les étapes de préparation des entretiens et réunions à distance.
  • Définir un ordre du jour selon les objectifs et les actions à entreprendre.
  • Choisir le profil et le nombre de participants.
  • Lancer une invitation claire et impliquante.
  • Planifier la réservation des équipements nécessaires à la réunion.
  • Communiquer sur le mode d'emploi de l'environnement technique choisi.

Exercice
Préparer l'ordre du jour et l'invitation à une réunion à distance.

Savoir animer une réunion à distance

  • Le rôle d'animateur : identifier ses propres modes de fonctionnements.
  • Organiser le travail de groupe : modalités, règles, outils de partage de l'information...
  • Rendre l'animation vivante, structurée et participative.
  • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
  • Synthétiser, rebondir, reprendre la main.
  • Utiliser son regard et/ou sa voix.

Jeu de rôle
Travailler sa voix et son regard pour mieux communiquer à distance.

Conduire une réunion à distance

  • Les spécificités d'un entretien à distance.
  • Etablir la check-list d'animation.
  • Soigner l'introduction et la conclusion.
  • Piloter l'indispensable tour de table.
  • Assurer la dynamique de groupe et la participation de chacun.
  • Gérer le timing et l'écoute mutuelle des participants.
  • Instaurer un climat de confiance.
  • Rédiger un compte-rendu clair et immédiat.

Jeu de rôle
Préparer l'introduction et la conclusion de la réunion. Mener une animation à distance. Débriefing en groupe.

Gérer les situations délicates d'animation

  • Compenser l'absence de non verbal : focus sur l'audioconférence.
  • Quelques principes pour réagir face aux perturbations : focus sur la visioconférence.
  • S'informer pour comprendre les différences culturelles.

Jeu de rôle
Animation d'une réunion délicate. Débriefing individuel et collectif.

Préparer son plan de progrès

  • Autodiagnostic de son leadership d'animation.

Réflexion collective
Echanges sur les différents plans de progrès.

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