Afnor compétences

Responsable services généraux : un manager multi-compétences

Par Afnor compétences

Objectifs

Cette formation métier certifiante vous permet :

  1. d'appréhender l'ensemble des missions et du quotidien d'un responsable des services généraux
  2. d'acquérir les outils et les méthodes d'animation de la relation clients et de la relation avec les prestataires
  3. d'optimiser les compétences internes et les ressources externes et de cerner les incontournables de la réglementation
  4. d'affirmer pleinement votre fonction au sein de l'entreprise

Programme

Module 01: Acquérir les bases fondamentales de la fonction

Impacts de l’économie et de l’environnement sur la mutation des services généraux

  • Considérer les nouvelles mutations de la fonction
  • Intégrer la nécessité de s’adapter à son entreprise pour contribuer à la stratégie
  • Appréhender les enjeux de réductin et d’optimisation des coûts

Comprendre l’interaction entre la mission des services généraux et le climat social

  • Cerner la problématique des services généraux liée à la caractéristique de leurs missions
  • Comprendre le rôle d’interface
  • Identifier les moyens gérés
  • Conjuguer la satisfaction des clients internes avec le politique de l’entreprise
  • Conduire les objectifs de l’équipe en tenant compte du facteur humain
  • Les conséquences du climat social sur la santé
  • Repérer les facteurs de risques psychosociaux
  • Les nouveaux aménagements bénéfiques
  • Sensibiliser son équipe à la relation clients internes

Communiquer et valoriser le travail de son équipe

  • Exporter la communication vers les autres services de l’entreprise
  • Communiquer la mission et les actions des services généraux
  • Conduire le changement tout en obtenant l’adhésion des clients internes : les outils de communication à utiliser ou à créer

Module 02 - Maitriser les règles de management d'une équipe

Utiliser les outils de management pour piloter les services généraux

  • Les moyens et les techniques fiables pour optimiser l’action des services généraux
  • Les tableaux de bord opérationnels comme outils d’aide à la décision
  • Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
  • Exercices de mise en application : Gantt

Rôle du manager des services généraux

  • Réussir le pilotage des services généraux
  • Comprendre le comportement des individus dans les groupes/équipes
  • Motiver ses collaborateurs et ses partenaires
  • Gérer son temps pour évoluer

Appréhender les différents styles de management

  • La définition du management selon les différents courants théoriques
  • Les styles de management
  • Exercices d’application : pyramide des besoins, identifier son style de management

Diriger son équipe en intégrant les nouvelles disciplines du management

  • Intégrer la démarche de RSE à son management
  • Connaître les outils appropriés au concept RSE pour les services généraux et pour l’entreprise
  • La lutte contre les discriminations
  • Le rôle du manager face aux risques psychosociaux

Conduire les entretiens individuels annuels

  • Connaître et utiliser les outils d’évaluation et les outils d’entretien professionnel
  • Jeux de rôle

Module 03 - Appréhender les fondamentaux du marché de l'immobilier

Le marché et le fonctionnement de l’immobilier

  • Comprendre l’industrie immobilière ses acteurs et son marché
  • Comprendre le marché locatif
  • Exercice d’application : Analyse d’une étude de marché locatif
  • Connaître les obligations du bail commercial, apprendre à le négocier
  • Exercice d’application : Négocier un bail
  • Appréhender les différents types d’assurances et le recours des services généraux

La maintenance des bâtiments

  • Evolution des contrats de maintenance
  • Contrats de maintenance
  • Structure d’un contrat de maintenance
  • Mise en place d’un nouveau contrat de maintenance

Module 04 - Connaître la réglementation en vigueur

Identifier les différentes sources de droit entourant la mission des Services Généraux

Savoir orienter sa recherche et mettre à jour ses bases de données :

Identifier les sources de droits fiables et performantes

Savoir à qui s’adresser pour obtenir les bonnes informations

Mettre en œuvre une délégation de pouvoir ou de responsabilité :

  • Définition et champs d’application de la délégation de pouvoir
  • Les responsabilités civiles et pénales : qui et comment

Communiquer avec les IRP

  • Connaître les différentes IRP et leurs missions respectives
  • Savoir ce qu’est un délit d’entrave et comment intervient-il
  • Les obligations légales d’information

Le Code du Travail au cœur des Services Généraux

Connaître les règles entourant l’hygiène et la santé au travail

Identifier les responsabilités liées au personnel des entreprises extérieures

Connaître et négocier les règles des contrats commerciaux :

  • Exercice d’application : Déceler les pièges d’un contrat commercial

Module 05 - Optimiser les achats des services généraux

Identifier les besoins

  • Cerner le besoin de l’utilisateur et rassembler tous les éléments pour définir l’achat
  • Comprendre les freins à la compréhension de deux interlocuteurs
  • Répondre au juste besoin par le juste coût

Connaitre l’état du marché des fournisseurs :

  • Identifier les meilleures pistes, salons et revues pour trouver les fournisseurs performants
  • Réaliser une étude de marché
  • Utiliser des méthodes de choix objectives

Rédiger un cahier des charges fonctionnel :

  • Décrire étape par étape le besoin
  • Intégrer les critères de choix indispensables
  • Hiérarchiser les critères de sélection
  • Savoir intégrer de possibles garanties ou pénalités
  • Exercice : Critique d’un cahier des charges

Concevoir des outils performants pour gérer ses achats :

  • Comprendre le processus économique d’une offre commerciale
  • Calculer un coût global d’acquisition
  • Réaliser de bordereaux de prix
  • Savoir négocier pour optimiser ses achats
  • Exercice : Création d’un Bordereau de prix unitaire et création de critères de choix

Module 06 - Organiser les déménagements

Définir les étapes d’un déménagement conforme aux attentes de l’entreprise et adéquates à la législation

  • Connaitre les règles entourant le déménagement de salariés
  • Transmettre les informations légales aux IRP
  • Convoquer et consulter le CHSCT
  • Organiser une information claire et l’interface avec les services de RH

Mettre en œuvre les règles de sécurité

  • Travailler avec les responsables sécurité au plan de prévention des risques
  • Identifier les impératifs d’évacuation incendie et tenir à jour les guide de sécurité
  • Sécuriser les sites, les biens de l’entreprise et des salariés

Construire un cahier des charges performant :

  • Identifier le budget global, comprendre les besoins
  • Tenir compte des critères de couts directs et indirects
  • Définir les critères de choix du prestataire
  • Mettre en forme un cahier des charges pertinent
  • Exercices de mise en application : construire un cahier des charges déménagement étape par étape

Communiquer autour du projet pour obtenir l’adhésion de tous

Choisir les outils de pilotage du projet

  • Feuille de route, tableau de suivi, tableau de bord…
  • Exercices de mise en application : tableaux de bord, feuille de route…

Construire le schéma du projet

  • Définir et identifier les besoins intrinsèques de chaque
  • Répartir les moyens ou surfaces selon les besoins
  • Vérifier la mise en adéquation des plans, demandes, besoins ….

Formaliser les modalités du déménagement dans une procédure concise

  • Définition d’une procédure, son rôle
  • Les étapes de construction d’une procédure
  • Exercices de mise en application : tableaux de bord, feuille de route

Module 07 - Espaces de travail et innovations : Les nouvelles méthodes de travail

Qualité de vie au travail

  • Concept
  • Réglementation et normes
  • Accessibilité
  • Confort
  • Bien être

Aménagements

  • Du classique à la flexibilité
  • Flex office
  • Nomasdime
  • Télétravail
  • Co-working
  • Robots

Innovations

  • Techniques
  • Servicielles
  • Digitales et objets connectés

Exercices de mise en application : Charte d’aménagement

Module 08 - L’environnement de travail

Cas pratique : L’environnement de travail de l’AFNOR

Présentation du service de l’environnement de travail de l’AFNOR

  • Enjeux – Problématiques – Solutions d’organisation –
  • Visions technique, service, gestion
  • Projets

Visite technique site

Après-midi consacrée à un exercice pratique mettant en pratique

Module 09 - Examen de fin de formation

  • Evaluation des connaissances théoriques par un QCM
  • Evaluation pratique par un cas d’application

La réussite aux deux évaluations vous permet d'obtenir le Certificat d'Acquis Professionnels "Responsable services généraux : un manager multi-compétences".

Pédagogie

  • Animation thématique par des formateurs experts dans leur domaine d'intervention
  • Formation métier participative favorisant l'échange entre les participants, illustré par des exemples concrets et des mises en situation
  • Études de cas et exercices d'application : externalisation, pyramide des besoins, grille du leadership, Gantt, tableaux de bord, feuille de route, élaboration d'un tableau de bord…

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