Comundi

Records Management

Par Comundi

Objectifs

  • Maîtriser les principes du Records Management (ISO 15-489 et ISO 3030X)
  • Définir la politique de gouvernance documentaire de son entreprise
  • Piloter le projet de dématérialisation des documents et participer à la transformation numérique de son entreprise

Programme

Maîtriser les fondamentaux du Records Management

  • Qu’est-ce que le Records Management ? Définition, enjeux et perspectives
  • Pourquoi parler de gouvernance documentaire ? ce qui change dans la gestion des informations et des documents de l’entreprise
  • Documents d’Activité, Archives, GED/ECM, Editique, Référentiel Documentaire, … petit lexique du Records Management

cas pratique : rappel sur la notion de cycle de vie d’un document

Zoom sur les contextes normatifs et juridiques : les nouvelles dispositions

  • Normes ISO : lesquelles respecter, pourquoi et comment
  • eIDAS et RGPD et protection des données : comment se prémunir ?
  • Impacts juridiques de la Dématérialisation des Documents : Responsabilité pénale

Réaliser un audit de sa gestion documentaire

  • Analyser les "records"de l’entreprise / des services :quels processus, supports, usages ?
  • Identifier et organiser les fonds documentaires, évaluer les risques informationnels, … les questions à se poser
  • Activités, SI, Services juridiques, Achats ou Clients… quels sont les acteurs ?
  • Evaluer les impacts de la dématérialisation des documents sur les activités, les métiers, les process et les ressources informationnelles et leurs modes d’accès

Cas pratique : formaliser les procédures existantes et les espaces d’information

Piloter un projet de dématérialisation et de Records Management

  • Définir le périmètre fonctionnel des services de gestion documentaire
  • Construire l’architecture fonctionnelle cible pour son projet de Records Management
  • Organiser les services et mettre en place une démarche projet : méthodes et outils
  • Planifier les étapes de mise en œuvre et de déploiement des services documentaires

Cas pratique : cartographier et présenter un projet de Dématérialisation / Records Management à sa direction

Focus sur les architectures fonctionnelles et techniques cibles

  • Arbitrer entre besoins métiers, besoins collaboratifs, besoins de gouvernance
  • La place des référentiels documentaires et de la gestion des archives
  • Comment intégrer les prestations et les services externalisés

Cas pratique : panorama des fournisseurs et des prestataires pour le choix des solutions techniques

Faire vivre la démarche Records Management : conduire le changement et piloter le suivi

  • Partager et faire partager l’information
  • Mettre en place un guide des bonnes pratiques
  • Sensibiliser les collaborateurs aux notions de Copyright, RGPD (données personnelles)

Pédagogie

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.
  • Une approche pragmatique du Records Management à l’heure de la Transformation Numérique et du RGPD.

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