Orsys

Préparer son passage à la GED, les meilleures pratiques

Par Orsys

Objectifs

  • Identifier les éléments de l'analyse documentaire
  • Créer un plan de classement
  • Indexer des contenus
  • Modéliser des flux documentaires
  • Créer des modèles de contenu

Programme

Identifier les éléments de l'analyse documentaire

  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.

Etude de cas
Présentation d'un dossier d'analyse.

Créer le plan de classement

  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.

Travaux pratiques
Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.

Indexer les contenus

  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.

Travaux pratiques
A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.

Modéliser les flux documentaires

  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.

Travaux pratiques
Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.

Créer les modèles de contenu

  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.

Démonstration
Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.

Finaliser le dossier d'analyse documentaire

  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement.

Démonstration
Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.

Pédagogie

Chaque module de l'exposé pédagogique s'accompagne d'ateliers permettant de mettre en pratique les méthodologies sur des cas concrets et réalistes.

Exposés pédagogiques accompagnés d'exemples et d'ateliers collectifs ou individuels.

Identifier les éléments de l'analyse documentaire

  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.

Etude de cas
Présentation d'un dossier d'analyse.

Créer le plan de classement

  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.

Travaux pratiques
Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.

Indexer les contenus

  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.

Travaux pratiques
A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.

Modéliser les flux documentaires

  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.

Travaux pratiques
Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.

Créer les modèles de contenu

  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.

Démonstration
Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.

Finaliser le dossier d'analyse documentaire

  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement.

Démonstration
Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.

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