SQLI Institut

Outlook - Perfectionnement

Par SQLI Institut

Objectifs

  • Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages
  • Savoir accorder des permissions d’accès et partager la messagerie, les contacts, les calendriers ou les tâches
  • Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
  • Maîtriser l’organisation de réunion et la gestion des tâcheCette formation est éligible CPF

Programme

Module 1 : Environnement et sauvegarde

  • Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban ; Compte Office
  • Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
  • Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) ; Choix et Paramétrage de l’archivage
  • Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
  • Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
  • Utilisation des indicateurs de suivi
  • Création et gestion de règles d’automatisation
  • Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
  • Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook ; Impression en PDF

Module 2 : Perfectionnement sur la messagerie

  • Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
  • Compression et Rognage d’images dans un message ; Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées; Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
  • Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
  • Choix du format de message ; Papier à lettre et Thème ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) ; Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
  • Suivi et catégorisation de message
  • Création et utilisation d’un modèle de message
  • Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) ; Utilisation comme insertion automatique ; Génération d’une carte de visite
  • Programmation d’actions rapides
  • Utilisation des options de courrier indésirable
  • Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères ; Indexation
  • Gestion des flux RSS

Module 3 : Perfectionnement sur les carnets de contacts

  • Suivi de l’activité d’un contact ; Catégorisation ; Ajout de champs ; Paramétrage de l’affichage des contacts
  • Développement d’une liste de distribution ; Mise à jour ; Transfert d’une liste de distribution
  • Création et gestion de plusieurs carnets de contacts ; Import/Export de contacts
  • Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts

Module 4 : Perfectionnement sur les calendriers

  • Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) ; Création groupe de calendrier
  • Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) ; Utilisation des catégories ; Gestion de la répétition
  • Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé ; Choix de l’affichage de calendriers partagés
  • Réunion en ligne
  • Les différents envois de calendrier
  • Les différents modes d’impression du calendrier

Module 5 : Perfectionnement sur les Tâches

  • Gestion des tâches répétitives
  • Regroupement et suivi des actions à faire ; Affectations et tâches partagées

Module 6 : OneNote

  • Transfert d’éléments dans OneNote et gestion des éléments transférés

Certification TOSA

  • Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook

Codes CPF

  • Trouvez le code correspondant sur le site officiel du CPF : www.moncompteformation.gouv.fr

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