Objectifs

Connaître les différents principes de gestion du temps
Identifier ses forces et faiblesses et de bâtir un plan d'action simple pour améliorer sa gestion du temps
Identifier la séquence de tâches à accomplir et de mieux gérer ses priorités
Gagner le temps nécessaire pour atteindre ses objectifs
Mieux gérer ses messages, ses rendez-vous, ses contacts et ses tâches avec Outlook le tout en harmonie avec les meilleures pratiques en gestion du temps

Programme

MODULE 1 : LES PRINCIPES DE LA GESTION DU TEMPS
L'importance de la planification
La clarification des objectifs
La prise de notes efficace
Distinguer l'importance et l'urgence
La réalisation
La délégation (horizontale et verticale)
La gestion des retards et des imprévus
La gestion du temps au quotidien (les habitudes qui sauvent du temps)
L'importance du suivi
L'ajustement aux changements
Les pratiques exemplaires
Le diagnostic des forces et faiblesses personnelles
MODULE 2 : LE PLAN D’ACTION DE L’AMÉLIORATION DE LA GESTION DU TEMPS
Rédaction d'un plan d'action réaliste et personnel
MODULE 3 : L’OPTIMISATION DU TEMPS DANS OUTLOOK
La messagerie
La gestion intelligente du courrier avec les options d'envoi
La catégorisation
Gestion des dossiers
Gestion de l'importance
Gestion de l'urgence
Gestion des suivis sur les messages
Utilisation du gestionnaire d'absence du bureau
Utilisation des règles de gestion automatisées
Création de signatures automatiques
La recherche simple et la recherche avancée
Le calendrier
Demande de réunions et Planification
Les agendas de groupe
Création d'éléments périodiques
Utilisation et gestion efficace des rappels
Trucs et astuces de navigation rapide
Les tâches
Création d'une tâche réaliste
Assignation (délégation) d'une tâche à quelqu'un
Utilisation des rappels
Utilisation des suivis sur les tâches assignées
Utilisation des utilitaires Outlook dans la détermination de l'importance et de l'urgence de la tâche
Les contacts
Création de listes de distribution
Création d'un contact
Module contact comme centrale d'information
Le Journal
Utilisation intelligente du journal
Le journal comme outil de suivi et de documentation
Outlook comme gestionnaire bureautique
Définition d'Outlook comme centrale d'information
Utilisation d'Outlook dans le suivi de l'information
Automatisation de tâches routinières

Pédagogie

Méthode d’évaluation :
Alternance de contenus théoriques et cas pratiques afin de permettre aux participants se s’approprier progressivement les outils et méthodes.
Tout d’abord, l’animateur détaille les principes essentiels. Puis des exercices d’application et des études de cas illustrent ses exposés et facilitent l’appropriation des connaissances. Enfin, l’animateur termine la formation par des exercices de test. Les exercices pratiques sont élaborés en tenant compte des spécificités de l’activité professionnelle du stagiaire.
Intervenant :
Formateur de terrain de haut niveau professionnel, doté d’un véritable sens de la pédagogie.
Supports de formations remis:
Kit écriture, livrets récapitulatifs et corrigés des exercices