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Outlook - Gestion du temps et Outlook

Par Lexom

CPF

Public cible

Tous

Objectifs

  • Connaître les différents principes de gestion du temps
  • Identifier ses forces et faiblesses et de bâtir un plan d'action simple pour améliorer sa gestion du temps
  • Identifier la séquence de tâches à accomplir et de mieux gérer ses priorités
  • Gagner le temps nécessaire pour atteindre ses objectifs
  • Mieux gérer ses messages, ses rendez-vous, ses contacts et ses tâches avec Outlook le tout en harmonie avec les meilleures pratiques en gestion du temps

Pré-requis

Aucun

Programme

MODULE 1 : LES PRINCIPES DE LA GESTION DU TEMPS

  • L'importance de la planification
  • La clarification des objectifs
  • La prise de notes efficace
  • Distinguer l'importance et l'urgence
  • La réalisation
  • La délégation (horizontale et verticale)
  • La gestion des retards et des imprévus
  • La gestion du temps au quotidien (les habitudes qui sauvent du temps)
  • L'importance du suivi
  • L'ajustement aux changements
  • Les pratiques exemplaires
  • Le diagnostic des forces et faiblesses personnelles

MODULE 2 : LE PLAN D’ACTION DE L’AMÉLIORATION DE LA GESTION DU TEMPS

  • Rédaction d'un plan d'action réaliste et personnel

MODULE 3 : L’OPTIMISATION DU TEMPS DANS OUTLOOK

La messagerie

  • La gestion intelligente du courrier avec les options d'envoi
  • La catégorisation
  • Gestion des dossiers
  • Gestion de l'importance
  • Gestion de l'urgence
  • Gestion des suivis sur les messages
  • Utilisation du gestionnaire d'absence du bureau
  • Utilisation des règles de gestion automatisées
  • Création de signatures automatiques
  • La recherche simple et la recherche avancée

Le calendrier

  • Demande de réunions et Planification
  • Les agendas de groupe
  • Création d'éléments périodiques
  • Utilisation et gestion efficace des rappels
  • Trucs et astuces de navigation rapide

Les tâches

  • Création d'une tâche réaliste
  • Assignation (délégation) d'une tâche à quelqu'un
  • Utilisation des rappels
  • Utilisation des suivis sur les tâches assignées
  • Utilisation des utilitaires Outlook dans la détermination de l'importance et de l'urgence de la tâche

Les contacts

  • Création de listes de distribution
  • Création d'un contact
  • Module contact comme centrale d'information

Le Journal

  • Utilisation intelligente du journal
  • Le journal comme outil de suivi et de documentation

Outlook comme gestionnaire bureautique

  • Définition d'Outlook comme centrale d'information
  • Utilisation d'Outlook dans le suivi de l'information
  • Automatisation de tâches routinières

Pédagogie

Méthode d’évaluation :

  • Alternance de contenus théoriques et cas pratiques afin de permettre aux participants se s’approprier progressivement les outils et méthodes.
  • Tout d’abord, l’animateur détaille les principes essentiels. Puis des exercices d’application et des études de cas illustrent ses exposés et facilitent l’appropriation des connaissances. Enfin, l’animateur termine la formation par des exercices de test. Les exercices pratiques sont élaborés en tenant compte des spécificités de l’activité professionnelle du stagiaire.

Intervenant :

  • Formateur de terrain de haut niveau professionnel, doté d’un véritable sens de la pédagogie.

Supports de formations remis:

  • Kit écriture, livrets récapitulatifs et corrigés des exercices