SQLI Institut

Outlook : Gagner en efficacité

Par SQLI Institut

Objectifs

  • 1- Organiser la gestion de ses mails pour gagner du temps
  • 2- Utiliser au mieux son calendrier pour gérer son temps

Programme

Module 1 : Organiser sa Boîte de réception Outlook

  • Créer des dossiers pour classer ses messages
  • Créer des règles automatiques : En fonction de l’expéditeur ; En fonction de l’objet ; En fonction d’un mot spécifique
  • Définir les indicateurs de suivis
  • Gérer et définir des catégories
  • Gérer les conversations, suivre une conversation
  • Utiliser les recherches personnalisées
  • Appliquer le filtre du courrier
  • Trier des messages
  • Recherche rapide d’un message
  • Filtrer le courrier indésirable
  • Créer des actions rapides : Déplacer vers un dossier ; Classer et déplacer ; Nouveau message à… ; Transférer à … ; Nouvelle réunion avec… ; Action rapide personnalisée
  • Création et utilisation de modèles de message
  • Principe de l’archivage : fichier de données Outlook : Archivage manuel ; Archivage automatique

Module 2 : Gérer son calendrier dans Outlook

  • Personnaliser son calendrier : Les différents affichages ; Importer les jours fériés
  • Organiser : Des rendez-vous ; Des évènements ; Des réunions et inviter des participants
  • Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités de ses collaborateurs
  • Attribuer des catégories à ses rendez-vous
  • Envoyer le calendrier par messagerie

Module 3 : Gérer ses tâches avec Outlook

  • Créer, modifier, supprimer une tâche
  • Assigner une tâche à une personne
  • Accepter ou refuser une tâche
  • Transformer un message en tâche

Module 4 : Partager Outlook

  • Partager ou déléguer des dossiers : Boîte de réception, Calendrier, Contacts

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