Orsys

Office manager, le métier

Par Orsys

Objectifs

  • Identifier et faire respecter son périmètre et ses responsabilités d’office manager
  • Mettre en œuvre une organisation support au sein d’une direction et/ou d’une entreprise
  • Développer ses compétences en management transversal
  • Utiliser les techniques de conduite de projet pour mener à bien ses missions

Programme

Définir son périmètre d'activité et ses responsabilités

  • Définir la fonction et le positionnement de l'office manager dans l'entreprise.
  • Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • S'accorder sur un mode de fonctionnement avec son manager.
  • Clarifier ses responsabilités et ses moyens d'action avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
  • Faire évoluer ses missions dans le temps.
  • Équilibrer ses projets et ses activités récurrentes.

Echanges
Échanges collectifs et formalisation des périmètres de responsabilités rencontrés dans différentes organisations.

Développer une posture de facilitateur en toutes circonstances

  • Comprendre les composantes d'une communication positive.
  • Développer son écoute active.
  • Développer sa flexibilité comportementale en fonction des personnes et des situations.
  • Présenter clairement sa mission ou son projet et communiquer avec assertivité.
  • Développer son sens de l'anticipation.
  • Utiliser les techniques d'analyse et de résolution de problèmes.
  • Servir d'interface entre les différents service et fluidifier la communication au sein de l'entreprise.

Exercice
Exercices sur la résolution de problèmes et la communication interpersonnelle.

Adopter des méthodes de travail efficaces

  • Comprendre les enjeux du pilotage d’équipe transverse.
  • Organiser et structurer les étapes d'un projet.
  • Élaborer des tableaux de suivi d’activité.
  • Impliquer et mobiliser les acteurs.

Travaux pratiques
Mise en situation sur la présentation d'un projet mobilisant des interlocuteurs de différents services.

Participer à la gestion administrative et financière de l'entreprise

  • Comprendre la structuration et les principaux éléments d'un contrat.
  • Maîtriser les grands types de contrats commerciaux.
  • Identifier les éléments clés d'un contrat de travail et les obligations en matière de gestion du personnel.
  • Identifier les principales obligations comptables.
  • Organiser les informations nécessaires pour la tenue de la comptabilité.
  • Suivre un budget.

Etude de cas
Études de cas en sous-groupes sur des situations classiques en entreprise.

Assurer le soutien logistique et matériel aux équipes.

  • Analyser et centraliser les besoins logistique et matériel des équipes.
  • Gérer la relation avec les fournisseurs.
  • Connaître les règles pour optimiser une gestion de stock.
  • Mettre en place un plan de classement et d’archivage des documents de l’entreprise.

Etude de cas
Étude de cas sur l'optimisation d'approvisionnement.

Pédagogie

Méthodes pédagogiques actives et participatives. Alternance de théorie/pratique avec application au contexte et expériences des participants

Méthodes pédagogiques actives et participatives. Alternance de théorie/pratique avec application au contexte et expériences des participants

Définir son périmètre d'activité et ses responsabilités

  • Définir la fonction et le positionnement de l'office manager dans l'entreprise.
  • Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • S'accorder sur un mode de fonctionnement avec son manager.
  • Clarifier ses responsabilités et ses moyens d'action avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
  • Faire évoluer ses missions dans le temps.
  • Équilibrer ses projets et ses activités récurrentes.

Echanges
Échanges collectifs et formalisation des périmètres de responsabilités rencontrés dans différentes organisations.

Développer une posture de facilitateur en toutes circonstances

  • Comprendre les composantes d'une communication positive.
  • Développer son écoute active.
  • Développer sa flexibilité comportementale en fonction des personnes et des situations.
  • Présenter clairement sa mission ou son projet et communiquer avec assertivité.
  • Développer son sens de l'anticipation.
  • Utiliser les techniques d'analyse et de résolution de problèmes.
  • Servir d'interface entre les différents service et fluidifier la communication au sein de l'entreprise.

Exercice
Exercices sur la résolution de problèmes et la communication interpersonnelle.

Adopter des méthodes de travail efficaces

  • Comprendre les enjeux du pilotage d’équipe transverse.
  • Organiser et structurer les étapes d'un projet.
  • Élaborer des tableaux de suivi d’activité.
  • Impliquer et mobiliser les acteurs.

Travaux pratiques
Mise en situation sur la présentation d'un projet mobilisant des interlocuteurs de différents services.

Participer à la gestion administrative et financière de l'entreprise

  • Comprendre la structuration et les principaux éléments d'un contrat.
  • Maîtriser les grands types de contrats commerciaux.
  • Identifier les éléments clés d'un contrat de travail et les obligations en matière de gestion du personnel.
  • Identifier les principales obligations comptables.
  • Organiser les informations nécessaires pour la tenue de la comptabilité.
  • Suivre un budget.

Etude de cas
Études de cas en sous-groupes sur des situations classiques en entreprise.

Assurer le soutien logistique et matériel aux équipes.

  • Analyser et centraliser les besoins logistique et matériel des équipes.
  • Gérer la relation avec les fournisseurs.
  • Connaître les règles pour optimiser une gestion de stock.
  • Mettre en place un plan de classement et d’archivage des documents de l’entreprise.

Etude de cas
Étude de cas sur l'optimisation d'approvisionnement.

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