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Maîtriser son temps et gérer ses priorités

Par Global Knowledge

Objectifs

  • Prendre conscience de son rapport au temps, des différentes dimensions de celui-ci, de sa marge de progression dans ce domaine et des impacts conséquents
  • Mettre en place des méthodes améliorant son efficacité en dépassant ses freins
  • Planifier ses tâches et activités en fonction des priorités de sa fonction
  • Maîtriser l’impact de ses interlocuteurs dans son organisation quotidienne
  • Préserver son équilibre pour être plus productif en se préservant du stress

Programme

Diagnostic de sa gestion du temps

  • Mettre le temps au service de ses priorités
  • Définir ses objectifs et identifier sa marge de manœuvre pour gérer son temps selon ses priorités personnelles et professionnelles

Clarifier ses missions, ses rôles et ses responsabilités

  • Clarifier les priorités de sa mission, en intégrant les attentes de ses partenaires professionnels et ses valeurs personnelles
  • Identifier ses activités à haute valeur ajoutée
  • Les principes majeurs de la maîtrise du temps
  • Les grandes tendances

Passer du temps subi au temps choisi

  • Distinguer urgence et importance et bâtir sa matrice des priorités
  • Utiliser l’outil « to do list » : tâches, priorités, échéances et durée
  • Planifier et définir sa stratégie temps

Identifier ses contraintes et les sources d’inefficacité

  • Les "voleurs" de temps : apprendre à les gérer
  • Les imprévus : apprendre à les gérer
  • Trouver son rythme et se protéger du stress
  • Maintenir son énergie : conseils pratiques

Mettre en place une organisation efficace

  • Savoir dire non
  • Gérer sa communication
  • Prioriser ses tâches
  • Mettre en place des objectifs SMART : Spécifique et simple | Mesurable | Ambitieux | Réalisable | Timé
  • Avoir du recul pour définir l’important
  • Prendre le temps de la réflexion pour déterminer les urgences
  • La matrice d’Eisenhower simple
  • Les règles d’or : gérer les tâches quotidiennes et les priorités
  • Créer un environnement stimulant : Planifier | Organiser | Contrôler

La gestion des imprévus et le savoir dire non : Exercices par des mises en situation filmées, suivis par un visionnage et débriefing du groupe avec le formateur

Agir sur le temps relationnel

  • Les temps partagés : optimiser les réunions, déléguer
  • Agir sur le temps relationnel pour gagner du temps collectivement
  • Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres en restant diplomate, repérer ses marges de négociation
  • Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité
  • Faire une demande de façon recevable et motivante
  • Déléguer et contrôler

Gérer son temps et organiser son travail

  • Définir ses objectifs de développement personnel en matière de gestion du temps
  • Identifier sa marge de manœuvre pour gérer son temps selon ses priorités
  • Visualiser l’impact de cela sur son organisation du travail

1h de coaching individuel post-formation.

Cas pratique :

  • Faire lister pour chaque participant les tâches de leur quotidien nécessaire à l’atteinte de leurs objectifs, les planifier sur agenda en notifiant les points récurrents

Pédagogie

Mix théorie-pratique favorisant le développement des compétences :

  • 30 % apports techniques et méthodologiques
  • 70 % exercices et simulations pratiques
  • Utilisation de vidéos pédagogiques illustrant les concepts mis en avant : un apprentissage par les bonnes et mauvaises pratiques (Top & Flop)

Accompagnement à la formalisation des axes de développement personnel : nous proposons 1 heure de coaching individuel post-formation pour suivre la mise en œuvre des actions fixées et aider par des outils complémentaires si besoin.

Remise de support de cours sur clé USB aux participants et d’une synthèse des concepts clés sous forme de mémo-synthèse pour un ancrage de l’essentiel.

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