IB Formation

Externalisation et sous-traitance informatique

Par IB Formation

Objectifs

  • Être capable d'identifier les enjeux et les moments clés pour gérer les prestataires externes
  • Apprendre à mettre en place les contrats, les dispositifs, les outils et les comportements pour créer une dynamique constructive
  • Savoir créer les indicateurs pertinents pour suivre la performance des partenaires
  • Comprendre comment manager efficacement ses prestataires au quotidien
  • Pouvoir identifier et analyser les dérives potentielles et y apporter des solutions
  • Apprendre à maintenir dans la durée l’implication des prestataires
  • Savoir gagner son autorité et sa légitimité dans une relation non hiérarchique

Programme

Analyser l’opportunité de recourir à des prestataires

  • Les enjeux, les avantages et les risques de la démarche
  • Les méthodes : externalisation, sous-traitance, outsourcing
  • Les types d’acteurs externes (infogérants, sous-traitant)
  • Les types de projets concernés
  • Les référentiels eSCM, Cobit

Les étapes et outils de sélection de prestataires

  • Les acteurs et leurs responsabilités respectives
  • Définir et bien clarifier le type de prestation attendue (objectifs, besoins, contraintes)
  • Phase 1 : le cadrage : - L’étude de marché des prestataires - La rédaction du cahier des charges -L’organisation de l’appel d’offres - Rappel du code des marchés publics en Informatique - Les pièges à éviter lors de la consultation - Comment anticiper les difficultés lors de l’exécution de la prestation ?
  • Phase 2 : la consultation : - Construire le cahier des charges, connaître les rubriques indispensables - Quels prestataires mettre en concurrence et comment ? - Le déroulement de bout en bout d’un appel d’offres - Comment bien élaborer sa short list ?
  • Phase 3 : la sélection : - Établir les critères de choix pertinents du prestataire et leur pondération
  • Phase 4 : La contractualisation : - Organiser et planifier cette activité (matrice RACI des parties prenantes) - Définir les livrables contractuels par ordre de priorité (PAQ, convention de service ...) - Négocier les termes du contrat et des clauses spécifiques

L’exécution de la mission du prestataire externe

  • Les processus à dérouler pour produire les livrables attendus
  • Les outils et les modalités de réception des prestations de services (protocole de validation et de recette, procès-verbal, ...)
  • L’organisation de l’activité globale (côté client et prestataire)
  • Les outils à mettre en oeuvre
  • Les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel

Le pilotage du prestataire externe

  • Suivre la qualité de service à l’aide d’indicateurs
  • Les instances de pilotage : acteurs et outils
  • La communication et le circuit de prise de décision
  • Le pilotage contractuel : suivre le contrat
  • Le pilotage budgétaire/financier : anticiper, suivre et valider
  • Le pilotage des délais : mesurer l’avancement
  • Le pilotage qualité : évaluer la conformité
  • Le pilotage des risques : définir et suivre les risques
  • Le pilotage des évolutions et des modifications
  • Le pilotage des Ressources Humaines : quand cela est possible !
  • Préserver l’économie du contrat
  • S’améliorer ensemble : le plan d’action de progrès

Anticiper et gérer les crises

  • Les basiques de la gestion de crise
  • La prévention et les leviers de négociation

La clôture du contrat

  • Les responsabilités du prestataire et du donneur d’ordre
  • Préparer et organiser la fin de la prestation et/ou de la réversibilité
  • Solder les attentes de chacune des parties
  • Clôturer la prestation et libérer les ressources
  • Garantir la continuité dans le temps
  • Le bilan du projet et l’évaluation du prestataire

Pédagogie

  • Basé sur des études de cas et des mises en situation réelle, ce séminaire permettra de maîtriser des projets de nature diverse et variée avec efficacité et assurance.
  • Les retours d'expérience d'un consultant expert du sujet.

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