Elegia

Être Responsable formation

Par Elegia

Objectifs

  • Identifier les différentes modalités de financement
  • Repérer les grandes étapes de la construction du plan de développement des compétences
  • Élaborer des tableaux de bord de conduite de projet
  • Construire un parcours métier et un parcours de mobilité dans une démarche compétences

Programme

A. Législation de la formation continue : maîtriser sa mise en application

3 jours

Le programme est susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité

1. Points clés du dispositif de formation et de ses évolutions

  • enjeux et objectifs du système de formation issu de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel
  • schéma des dispositifs de formation
  • partenaires de l'entreprise et gouvernance de la formation (opérateurs de compétences, organismes de formation, France compétences) : réglementation, rôle et missions
  • rôle complémentaire du conseil en évolution professionnelle (CEP) dans l'accompagnement des salariés
  • qualité et formation : conséquences du report de la certification des organismes de formation

Jeu pédagogique : retrouver les différents partenaires formation et définir leurs rôles et missions

2. Financement de la formation

  • financement du plan de développement des compétences par le budget de l'entreprise
  • contribution unique et sa répartition
  • contributions complémentaires
  • obligations conventionnelles ou volontaires éventuelles des entreprises vis-à-vis des opérateurs de compétences
  • collecte des contributions formation et organisation de la période transitoire

Quiz : quelles sont les différentes modalités de financement ?

3. Outils de gestion des compétences

  • nouvelle définition de l'action de formation et conséquences pour l'entreprise
  • notion de qualification et de certification professionnelle : impact sur le financement des actions
  • bilan de compétences et VAE : dernières évolutions
  • entretien professionnel obligatoire pour tous les salariés, état des lieux tous les six ans et pénalité

Quiz (roue digitale WheelDecide) : les outils de gestion des compétences

4. Plan de développement des compétences

  • obligations de l'employeur en matière de formation : apports des textes et de la jurisprudence
  • du plan de formation vers le plan de développement des compétences : quelles différences ?
  • nouvelle définition de l'action de formation : quels impacts pour le contenu du plan ?
  • caractéristiques de l'AFEST et du e-learning
  • distinction entre les actions de formation obligatoires et les autres actions du plan
  • consultations obligatoires du CSE sur la formation : obligations, contenu des informations, calendrier
  • statut du salarié en formation dans le cadre du plan

Jeu pédagogique « Info/intox » : valider ou corriger les affirmations énoncées sur la gestion du plan

5. Compte personnel de formation (CPF)

  • alimentation monétarisée et modalités de mise en oeuvre
  • actions éligibles au CPF pour les salariés
  • gestion et financement au travers de la plateforme de la Caisse des dépôts et consignations
  • mise en oeuvre du CPF par le salarié : objectif, modalités et financement
  • abondement du CPF, rôle de l'entreprise et des branches professionnelles
  • peut-on encore articuler CPF et plan ?
  • comment et quand communiquer sur le CPF ?

Quiz interactif : valider ou corriger en groupe les affirmations énoncées sur le CPF

Exercice pratique : élaborer un argumentaire pour expliquer le CPF aux salariés

6. CPF de transition

  • principe et modalités de mise en oeuvre
  • conditions à remplir et procédure à suivre
  • financement et coûts pris en charge par la commission interprofessionnelle régionale (CPIR ou Transition Pro)
  • le salarié peut-il recourir au CPF de transition pour se reconvertir en interne ?

Jeu pédagogique (puzzle) : construire le schéma de la mise en oeuvre du CPF de transition

7. Alternance

  • définition, objectif, public et actions cibles : distinction entre contrat d'apprentissage et contrat de professionnalisation
  • modalités de mise en oeuvre et financement des contrats
  • rôle des opérateurs de compétences dans la gestion des contrats en alternance
  • critères de choix entre les deux contrats

Jeu pédagogique : les cartes de l'alternance

Cas pratique : choisir entre un contrat d'apprentissage et un contrat de professionnalisation, calculer son coût pour l'entreprise

8. Dispositifs destinés à des publics privés d'emploi

  • mise en oeuvre et abondement du CPF pour un demandeur d'emploi
  • CPF et CPF de transition des CDD
  • actions de préparation opérationnelle à l'emploi (Poe)

B. Plan de développement des compétences : de sa définition à sa mise en oeuvre

3 jours

Le programme est susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité

1. Points clés des impacts de la réforme de la formation sur le plan de développement des compétences

  • financement du plan et obligation de former
  • nouvelle définition de l'action de formation, nouveau contenu du plan
  • formations obligatoires, formations hors temps de travail, certifications professionnelles et nouvelles modalités pédagogiques
  • lien renforcé GPEC/formation
  • AFEST et e-learning
  • plan et autres modes de départ en formation des salariés : peut-on encore optimiser leur financement ?
  • plan de développement des compétences et CSE

Quiz interactif : évaluer ses connaissances sur le cadre légal du plan

2. Appréhender le contexte formation de son entreprise

  • élaborer une politique de formation en lien avec la stratégie de l'entreprise
  • repenser le processus d'élaboration du plan
  • intégrer les grandes orientations formation de l'entreprise dans son projet de plan
  • cerner le rôle de la direction, des managers, des représentants du personnel…
  • fixer le calendrier du responsable formation

Exercice pratique : reconstituer les grandes étapes de la construction du plan de développement des compétences

3. Recueillir et analyser les besoins de formation

  • organiser le recueil des besoins et tenir compte des obligations provenant de l'entretien professionnel
  • identifier les besoins en compétences de l'entreprise : méthodes d'analyse
  • mesurer les attentes de la direction, des managers et des salariés : recueillir l'information, trier, organiser
  • élaborer les thèmes de formation, formuler leurs objectifs
  • structurer le plan dans le temps

Étude de cas : analyser un recueil fictif des besoins (cas fil rouge)

4. Déterminer les moyens et construire le plan

  • définir le contenu du plan : actions de formation, en présentiel, en distanciel, AFEST et autres actions…
  • différencier les types d'actions de formation (inter, intra, externe et interne…)
  • choisir entre présentiel ou distanciel
  • élaborer des parcours de professionnalisation et recourir au compte personnel de formation, à la Pro-A, à la Poe (préparation opérationnelle à l'emploi), aux contrats en alternance
  • renvoyer un salarié vers le CPF autonome ou le CPF de transition

Exercice pratique : élaborer un plan de développement des compétences fictif (cas fil rouge)

5. Budgéter le dispositif envisagé

  • estimer les frais pédagogiques et les coûts stagiaires des actions du plan : les différentes options
  • recourir aux fonds mutualisés pour les entreprises de moins de 50 salariés
  • définir les clés d'arbitrage et intégrer le management au processus
  • négocier son budget formation avec la direction

Exercice pratique : préparer le budget du plan et définir les clés d'arbitrage (cas fil rouge)

6. Présenter et « vendre » le plan

  • faire une présentation générale en lien avec les orientations de l'entreprise par action ou par projet : qui, quoi, quand, comment, pourquoi, à quel coût ?
  • présenter le plan à la DG
  • présenter le plan CSE : informations à transmettre, possibilité de modifier le calendrier de consultation
  • promouvoir le plan en interne : auprès de l'encadrement, des salariés

Exercice pratique : identifier les arguments à mettre en avant pour présenter le plan à la DG et au CSE (cas fil rouge)

7. Acheter des formations

  • qualité en matière de formation : connaître les nouvelles règles et les impacts pour les différents acteurs
  • se repérer sur le marché et sélectionner l'offre
  • concevoir les appels d'offres et rédiger les cahiers des charges
  • différencier les achats inter- et intra-entreprises
  • gérer les relations avec les prestataires

Étude de cas : analyser un cahier des charges

8. Mettre en oeuvre le plan

  • mettre en oeuvre une gestion de la formation efficace : planifier les actions, suivre le réalisé
  • bien gérer la formation : choix de l'OF, optimisation et suivi budgétaire
  • piloter la mise en oeuvre du plan et assurer le suivi logistique et administratif

Étude de cas : analyser un tableau de bord de suivi

9. Assurer un suivi qualitatif et évaluer le plan

  • évaluer les actions et mettre en oeuvre des outils d'évaluation
  • repenser la place et le rôle de l'évaluation des actions dans un contexte de développement des compétences
  • analyser le contenu du plan et évaluer

Exercice de synthèse (roue digitale WheelDecide) : identifier les points essentiels de son plan d'actions pour chaque étape du plan

C. Mettre en oeuvre et piloter une action et un parcours de formation

3 jours

1. Préparer la mise en oeuvre de l'action de formation

  • collecter et analyser les besoins de formation en interne
  • transposer les objectifs opérationnels en objectifs pédagogiques
  • établir le rétroplanning de son projet de formation
  • organiser l'implication des acteurs internes : managers/salariés

Jeu pédagogique « L'enquête » : recueillir les besoins de formation en se basant sur une enquête de police

Exercices pratiques : transposer des objectifs et réaliser un rétroplanning

2. Maîtriser les clés de la pédagogie pour sélectionner un organisme ou accompagner un formateur sur l'ingénierie

  • effectuer les choix pédagogiques adaptés à la cible et aux besoins (formation en présentiel, digital…)
  • comprendre les fondamentaux de la pédagogie des adultes pour réussir ses projets d'ingénierie
  • différencier méthodes, outils et supports de formation
  • comment évaluer la qualité d'un déroulé pédagogique ?

Jeu pédagogique « Les Kaplas de la formation » : réaliser un synopsis

3. Rédiger le cahier des charges et réussir ses achats de formation

  • cahier des charges : structurer et insérer les éléments essentiels
  • lancer l'appel d'offres : sélection des destinataires, dépouillement des réponses, présélection
  • sélectionner le prestataire : les critères de choix déterminants, les vérifications incontournables
  • concilier prestation de qualité et contraintes budgétaires
  • valider l'action pédagogique proposée et fixer les modalités de la collaboration avec le prestataire

Étude de cas : analyser des exemples de propositions de formation par une grille de cotation

Construction d'outil : élaborer un modèle de note de cadrage et de cahier des charges

4. Organiser le suivi des actions et des parcours de formation

  • déterminer les modalités de suivi des projets
  • gérer la relation entre les acteurs du dispositif
  • analyser la qualité de la prestation, mettre en place des mesures correctives ou préventives
  • mettre en place et piloter des parcours de formation
  • intégrer le digital dans ses dispositifs de formation

Construction d'outil : élaborer des tableaux de bord de conduite de projet

5. Évaluer les actions de formation

  • éléments à évaluer : les bénéficiaires, les prestataires, l'action de formation
  • identifier le rôle et les acteurs de l'évaluation
  • élaborer un système d'évaluation adapté : indicateurs et outils pertinents à retenir
  • mesurer l'efficacité opérationnelle de la formation et son retour sur investissement

Construction d'outil : élaborer des outils d'évaluation à chaud et à froid

D. Le Responsable formation face à ses différentes missions

1 jour

Le programme est susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité

1. Principales missions du responsable formation (RF) et facteurs clés de réussite

  • évolution du métier de RF
  • nouveaux enjeux pour le RF dans le cadre de la réforme
  • place et rôle du RF dans la gestion des compétences des salariés de l'entreprise

Exercice pratique : les 10 clés de la réussite

2. Ancrer la politique formation dans la stratégie de l'entreprise

  • construire et décliner la politique de formation en lien avec la stratégie de l'entreprise
  • ajuster la politique et le pilotage de la formation au contexte de l'entreprise
  • ajuster la politique et le pilotage de la formation au regard de la réforme de 2018
  • définir le nouveau rôle du RF

Cas pratique : construire une politique de formation, d'adaptation et de maintien dans l'emploi

3. Piloter le plan de développement des compétences et faire mieux avec moins

  • de la politique de formation au plan d'actions : piloter le changement
  • repenser la formation comme un investissement et revoir le process formation
  • restructurer le plan : d'un plan de formation à un plan de développement des compétences
  • adapter le plan au contexte économique et social de l'entreprise : repenser la répartition des actions entre présentiel et distanciel, entre formation interne et externe
  • justifier et défendre son budget d'investissement formation
  • évaluer l'impact réel des formations dispensées dans les situations d'emploi et de travail

Jeu pédagogique : piloter le plan de développement des compétences d'une entreprise fictive

4. Impliquer, informer et communiquer auprès des différents acteurs internes

  • gérer les relations avec les ressources humaines et la direction
  • responsabiliser pour mieux impliquer son équipe
  • impliquer les managers et les salariés
  • construire une collaboration efficace avec le CSE
  • gérer et désamorcer les situations difficiles
  • animer son réseau de formateurs internes

Cas pratique : construire un plan de communication sur la formation

5. Principaux chantiers du responsable formation dans un contexte de transformation de la formation

  • repenser son rôle et ses missions dans un contexte de changement
  • revoir la relation avec les opérateurs de compétences
  • revoir sa politique d'achat en intégrant les retombées du décret qualité et de la réforme en cours
  • valoriser la formation interne et développer les apprentissages en situation de travail
  • faire de l'alternance un outil de gestion des compétences
  • orienter les fonds vers la qualification et la sécurisation des parcours professionnels
  • revisiter les risques du défaut de formation
  • réorganiser les réunions formation avec le CSE en lien avec les relations sociales de l'entreprise

Plan d'actions : identifier les actions à mettre en oeuvre dans son entreprise

E. Stratégie de communication et marketing pour Responsable formation

1 jour

1. Quels sont les apports du marketing et de la communication en formation ?

  • enjeux et opportunités du marketing de la formation
  • comment mieux vendre ses formations aux collaborateurs et encadrants ?
  • mieux connaître ses consommateurs : attentes, motivations et facteurs d'inscription
  • comment développer sa créativité et sa capacité à innover en formation ?

Jeux pédagogiques : expérimentations pratiques et ludiques sur les images, les mots et les émotions

Défi en équipe : trouver les solutions marketing innovantes pour remettre des programmes en perte de vitesse au goût du jour

2. Valoriser un projet de formation par une démarche marketing : bonnes pratiques

  • présentation de la démarche marketing adaptée à la formation professionnelle
  • techniques pour dynamiser et valoriser ses projets de formation
  • comprendre le formé qui s'inscrit, ses motivations et son processus d'apprentissage

Mise en situation : rendre un projet digital visible et attractif

3. Rendre ses programmes de formation plus attractifs

  • penser la formation comme un produit, l'adapter à sa cible (démarche des 4P) et à son cycle de vie
  • peaufiner son programme et faire passer efficacement le (ou les) message(s) souhaité(s)
  • se différencier de la concurrence par une mise en valeur des atouts pédagogiques
  • règles de conception d'un catalogue interne lisible et opérationnel

Cas pratique en sous-groupes : rendre un titre accrocheur et un programme plus attractif et motivant

4. Réaliser un plan de communication pour valoriser son plan et sa fonction formation

  • sélectionner les supports efficaces et les modes de communication adaptés : teasing, e-mailing, Intranet, blog, presse d'entreprise…
  • respecter les échéances et règles du marketing direct pour accroître son taux d'inscription
  • exploiter des techniques marketing innovantes : incentive, action push, sondages…
  • communiquer efficacement sur les dispositifs et modes de formation : plan, CPF, e-learning, MOOC…

Cas pratique en sous-groupes : trouver le plan marketing le plus innovant et le plus motivant pour un objectif donné

F. Stratégie de la formation : intégrer une démarche compétences

1 jour

1. Comment passer d'un plan de formation à un plan de développement des compétences ?

  • comprendre les interactions entre GPEC et formation
  • penser ses orientations de formation en termes de compétences clés
  • intégrer les référentiels de compétences dans les recueils de besoins et les entretiens
  • transposer les objectifs de formation en compétences

Jeu pédagogique : construire l'arbre des compétences d'un responsable formation

Exercice pratique : transcrire les orientations stratégiques en soft skills, compétences clés et compétences transversales

2. Construire des parcours et actions de formation à partir des référentiels de compétences

  • intégrer le positionnement des acquis et l'évaluation des compétences dans sa construction pédagogique
  • mode d'emploi pour réaliser un parcours métier à partir des compétences
  • de la bonne réalisation et personnalisation d'un parcours de mobilité

Cas pratique : construire un parcours métier et un parcours de mobilité dans une démarche compétences

3. Évaluer et certifier avec efficacité les compétences des collaborateurs

  • opportunités et contraintes d'évaluer et de certifier les compétences
  • bâtir une stratégie individuelle et personnalisée de développement des compétences (bloc de compétences, évaluation des acquis…)
  • mode d'évaluation d'une compétence technique et d'une compétence comportementale

Exercice pratique : analyser des exemples concrets de certification de compétences en entreprise

4. Passer à la gestion collective des compétences pour répondre aux besoins stratégiques de l'entreprise

  • bonnes pratiques de compilation des compétences collectives en réponse aux enjeux de l'entreprise
  • présenter son plan en mode compétences et agile
  • techniques et outils pour cartographier et valoriser les compétences
  • communiquer sur les compétences auprès des différents acteurs de l'entreprise (direction, RH, CSE, managers, collaborateurs)

Cas pratique : transposer un plan en mode compétences

Pédagogie

  • Apports actualisés au regard de la réforme et des derniers textes d'application
  • Abonnement de trois mois au Guide Formation Professionnelle Continue des Éditions Législatives (version numérique) : ce guide accompagne le participant, étape par étape, dans la maîtrise, l'utilisation et la mise en place des outils pour optimiser les compétences des salariés

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