Elegia

Être Responsable environnement

Par Elegia

Objectifs

  • Construire son référentiel de veille en environnement
  • Élaborer et mettre en oeuvre un système de management environnemental fondé sur les exigences de la norme ISO 14001
  • Réaliser un audit interne ISO 14001
  • Communiquer en interne et en externe sur sa démarche
  • Réagir en cas de crise QSE

Programme

A. Veille réglementaire QSE : méthode pour construire son référentiel

2 jours

1. Veille réglementaire : de quoi parle-t-on ?

  • processus de veille réglementaire dans l'entreprise : sélectionner les textes, informer sur la réglementation, évaluer la conformité de l'entreprise
  • mieux la définir pour optimiser son temps : quels objectifs opérationnels pour la veille réglementaire ?
  • champ d'application de la veille réglementaire QSE : quels textes suivre ?
  • rôles du chargé de veille réglementaire

Atelier « Adapter sa veille réglementaire » :

  • plan d'actions : définir les objectifs opérationnels de sa veille et son champ d'application
  • partage d'expériences : échanges sur les rôles du chargé de veille réglementaire dans l'entreprise

2. Sélectionner les textes applicables

  • structure du droit français et son articulation avec le droit européen pour les non-juristes
  • qu'est-ce qu'un code, un décret, un arrêté, un règlement, une norme, une directive ?
  • hiérarchie des textes
  • où trouver les textes ? sources officielles ou non

Atelier « Orienter ses recherches » :

  • construction d'outil (check-list) : identifier, lister les textes applicables à un thème réglementaire donné
  • partage de pratiques : échanger sur les diverses sources d'information utilisées

3. Définir la structure optimale de son référentiel

  • identifier les personnes dans l'entreprise chargées d'appliquer la réglementation
  • quels textes conserver et comment les suivre ? gérer les modifications
  • quel support pour un référentiel réglementaire efficace et pratique ? (tableur, logiciel spécifique…)
  • comment gérer le temps dédié à la veille ?

Atelier « Créer son référentiel réglementaire » :

  • construction d'outil : élaborer la structure de référentiel réglementaire adaptée à son entreprise
  • partage d'expériences : dialoguer sur les moyens informatiques, avantages et inconvénients

4. Évaluer sa conformité réglementaire de l'entreprise

  • comment mettre en oeuvre la démarche d'évaluation de la conformité dans l'entreprise ?
  • hiérarchiser les risques liés aux non-conformités identifiées et les actions associées
  • responsabilités en matière de QSE : qui met en oeuvre les actions ?
  • rendre compte à la direction, planifier la mise en conformité

Atelier « Préparer l'évaluation de conformité » :

  • étude de cas : récupérer un texte et le préparer pour l'évaluation de conformité
  • partage de pratiques : échanger sur les modalités pratiques de l'évaluation de conformité, avantages et inconvénients

5. Se maintenir à jour

  • suivre les modifications des textes sélectionnés
  • identifier les nouveaux textes à intégrer
  • réévaluer la conformité et tenir compte des actions engagées
  • suivre les changements en interne : modification, ajout, suppression d'activités et de matériels
  • diffuser l'information réglementaire

Cas pratique : identifier les outils d'une veille quotidienne efficace et s'organiser

B. ISO 14001 : maîtriser la norme et piloter efficacement son système de management de l'environnement

2 jours

1. Enjeux et intérêts d'un système de management de l'environnement (SME)

  • intégrer la politique environnementale dans son organisation
  • contribuer à la démarche développement durable et responsabilité sociale

2. Décoder les exigences de l'ISO 14001 version 2015

  • approche PDCA
  • parties intéressées
  • conformité réglementaire
  • structure HLS de la version 2015 de la norme ISO 14001

Atelier fil rouge - Étape 1 : rapprocher les exigences de la norme aux actions concrètes à mener par l'entreprise (politique environnementale, planification, mise en oeuvre et fonctionnement, système documentaire, contrôles et actions correctives, audit, revue de direction)

3. Passer de la politique environnementale au plan d'actions

  • mise en place du comité de pilotage et définition du calendrier
  • analyse du contexte de l'organisme
  • identification des attentes et besoins des parties prenantes
  • rédaction de la politique environnementale : prise en compte de l'aspect stratégique de la norme ISO 14001
  • aspects/impacts environnementaux
  • approche risques/opportunités : comment l'intégrer aux analyses environnementales ?
  • objectifs environnementaux et planification

Atelier fil rouge - Étape 2 : construire un programme de management environnemental

4. Réussir la mise en oeuvre opérationnelle

  • renforcement du leadership, rôles, responsabilités et autorités
  • former et sensibiliser le personnel
  • communication interne/externe
  • informations documentées
  • préparation et réponse aux situations d'urgence

5. Évaluer la performance et piloter l'amélioration continue

  • procédure de surveillance
  • veille réglementaire
  • atteinte des résultats escomptés
  • obtenir la certification et assurer son renouvellement

Atelier fil rouge - Étape 3 : mettre en oeuvre et piloter le système de management de l'environnement

  • organiser le déploiement du programme de management environnemental
  • traiter les non-conformités, mettre en place des actions correctives et préventives
  • maîtriser ses enregistrements
  • faire progresser le SME grâce aux audits internes
  • réaliser la revue de direction (but, ordre du jour, fréquence)

C. Audit interne environnement - ISO 14001 : méthode et pratique

2 jours

1. Connaître les exigences des référentiels ISO

  • rappels sur l'ISO 14001 : 2015
  • définition et objectifs d'un audit interne
  • rôles et responsabilités des auditeurs et audités
  • étapes de l'audit
  • planning d'audits : programmation et déclenchement de l'audit

2. Préparer l'audit

  • désigner l'équipe d'auditeurs : qui peut auditer quoi ?
  • déterminer le périmètre et le champ de l'audit, qu'audite-t-on ?
  • collecter et analyser les documents
  • préparer le plan d'audit
  • élaborer les documents d'aide à l'audit et les questionnaires spécifiques

3. Réaliser l'audit interne ISO 14001

  • animer la réunion d'ouverture
  • se répartir les tâches
  • conduire les entretiens
  • identifier les écarts
  • préparer et animer la réunion de clôture

4. Auditeurs et audités, les comportements efficaces

  • bien communiquer sur son rôle et sa mission
  • développer sa capacité d'écoute
  • favoriser la coopération par ses attitudes
  • adapter son langage à ses interlocuteurs et savoir réagir face à des comportements de méfiance, diversions, rétention d'informations
  • prévenir et désamorcer les conflits

5. L'audit, source d'amélioration continue

  • mesurer et formaliser les écarts
  • rapport d'audit : contenu, rédaction, enregistrement, diffusion
  • définir et planifier les actions correctives
  • suivre leur mise en oeuvre
  • prendre du recul sur sa méthode d'audit interne : indicateurs, mesure de la satisfaction et exploitation des retours d'expériences

Atelier fil rouge « Réaliser un audit interne environnement » : tout au long de la formation, les participants déroulent le processus d'audit interne environnement à partir d'un cas concret

  • cas pratique : élaborer le programme d'audit
  • construction d'outil (fiches et check-list) : préparer l'audit - collecter et analyser les documents d'audit, préparer le plan d'audit et les interviews, construire des supports d'audit (questionnaires, check-list…)
  • jeux de rôle : réaliser un audit interne. Les participants se répartissent les rôles d'auditeurs et d'audités et travaillent sur les étapes clés de la réalisation de l'audit interne ISO 14001 (animer la réunion d'ouverture, conduire les entretiens, préparer et animer la réunion de clôture)
  • cas pratique : rédiger le compte-rendu d'audit et identifier les actions correctives
  • partage d'expériences : bonnes pratiques, difficultés ou conflits que les participants peuvent rencontrer lors des audits internes

D. Communication et gestion de crise QSE : méthode et outils pour répondre à ses obligations

2 jours

1. Repérer les exigences légales et les référentiels applicables en QSE

  • exigences légales en matière d'information
  • sensibilisation du personnel et communication : exigences des référentiels QSE

2. Quelle communication pour quel public ? Les objectifs de la communication QSE

  • interlocuteurs : services internes, fournisseurs, autorités, services publics, plaintes de riverains et associations
  • quels sont les messages à faire passer en fonction des acteurs ?
  • modes de communication
  • quand communiquer et à quelle fréquence ?

Cas pratique : établir la trame de son plan de communication, vers qui communiquer et avec quels objectifs ?

3. Mettre en oeuvre des outils de communication interne

  • interlocuteurs internes : direction, managers, salariés, représentants du personnel
  • rédiger des newsletters, flashs QSE, livrets d'accueil
  • conduire des réunions terrain, établir des tableaux de bord
  • organiser des séminaires, jeux et challenges : dynamiser et fédérer les équipes
  • recueillir les suggestions
  • savoir animer, sensibiliser et impliquer

Atelier « Communiquer en interne » :

  • étude de cas : exemples de supports de communication
  • construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
  • plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication interne

4. Communiquer en externe : adapter son discours et faire accepter l'activité de l'entreprise

  • interlocuteurs externes : autorités (DREAL, inspection du travail…), services publics (mairie, département, région, SDIS…), public (riverains, associations, écoles…), fournisseurs
  • créer ses outils de communication : articles de journaux, réunions de travail, visite de l'entreprise
  • savoir convaincre, rassurer et donner confiance

Atelier « Communiquer à l'externe » :

  • étude de cas : exemples de supports de communication
  • construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
  • plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication externe

5. Organiser la communication en situation d'urgence : gestion d'une crise QSE

  • identifier et évaluer une situation de crise
  • anticiper les actions des parties prenantes : analyse des comportements, attentes des victimes, riverains, médias, associations et pouvoirs publics
  • identifier les stratégies de réponses envisageables en fonction du type de crise
  • manuel de crise et plan de continuité de l'entreprise
  • mettre en oeuvre sa communication de crise : constitution d'une cellule de crise, actions des parties prenantes – identification des actions clés et des conduites à tenir, élaboration des messages et outils de communication

Jeux de rôle « Réagir face à une situation de crise » (travail collectif) : les participants sont mis en situation de gestion de crise et chargés de mettre en oeuvre une communication adaptée

Étude de cas : analyser des crises particulières (Erika, tempête de 1999, AZF, Lubrizol, crise qualité dans l'agroalimentaire, accidents du travail, procès France Télécom, crise sanitaire)

6. Évaluer l'efficacité des actions de communication

  • audits internes
  • enregistrement des résultats : indicateurs QSE

Cas pratique : entraînement en situation d'urgence

Partage de pratiques : échanges sur les différentes méthodes d'évaluation des actions de communication et le choix d'indicateurs pertinents dans les entreprises des participants

Pédagogie

  • Développement d'une réelle compétence métier par une approche pragmatique de l'ensemble des problématiques
  • Formation animée par une équipe de formateurs de profils divers (consultants experts en management QSE, auditeurs ISO 14001) pour nourrir les échanges
  • Construction d'outils par les participants
  • Proposition d'outils opérationnels afin de faciliter la prise de fonction

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  • Être en mesure de rédiger des spécifications pour un processus de M&V de type option D de l’IPMVP
  • Être en mesure de contrôler une proposition de plan de M&V de type option D
  • Connaître les points de vigilance dans le cadre de l’utilisation d’une option D IPMVP
  • Identifier les outils utiles pour modéliser, caler et analyser les données
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