Elegia

Être Responsable d'un système de management intégré QSE

Par Elegia

Objectifs

  • Construire son référentiel de veille QSE
  • Analyser les principes communs et principales exigences des trois référentiels (ISO 14001, ISO 9001 et ISO 45001)
  • Réaliser un audit interne QSE et évaluer son système de management intégré
  • Élaborer un plan de communication QSE
  • Réagir face à une situation de crise

Programme

A. Veille réglementaire QSE : méthode pour construire son référentiel

2 jours

1. Veille réglementaire : de quoi parle-t-on ?

  • processus de veille réglementaire dans l'entreprise : sélectionner les textes, informer sur la réglementation, évaluer la conformité de l'entreprise
  • mieux la définir pour optimiser son temps : quels objectifs opérationnels pour la veille réglementaire ?
  • champ d'application de la veille réglementaire QSE : quels textes suivre ?
  • rôles du chargé de veille réglementaire

Atelier « Adapter sa veille réglementaire » :

  • plan d'actions : définir les objectifs opérationnels de sa veille et son champ d'application
  • partage d'expériences : échanges sur les rôles du chargé de veille réglementaire dans l'entreprise

2. Sélectionner les textes applicables

  • structure du droit français et son articulation avec le droit européen pour les non-juristes
  • qu'est-ce qu'un code, un décret, un arrêté, un règlement, une norme, une directive ?
  • hiérarchie des textes
  • où trouver les textes ? sources officielles ou non

Atelier « Orienter ses recherches » :

  • construction d'outil (check-list) : identifier, lister les textes applicables à un thème réglementaire donné
  • partage de pratiques : échanger sur les diverses sources d'information utilisées

3. Définir la structure optimale de son référentiel

  • identifier les personnes dans l'entreprise chargées d'appliquer la réglementation
  • quels textes conserver et comment les suivre ? gérer les modifications
  • quel support pour un référentiel réglementaire efficace et pratique ? (tableur, logiciel spécifique…)
  • comment gérer le temps dédié à la veille ?

Atelier « Créer son référentiel réglementaire » :

  • construction d'outil : élaborer la structure de référentiel réglementaire adaptée à son entreprise
  • partage d'expériences : dialoguer sur les moyens informatiques, avantages et inconvénients

4. Évaluer sa conformité réglementaire de l'entreprise

  • comment mettre en oeuvre la démarche d'évaluation de la conformité dans l'entreprise ?
  • hiérarchiser les risques liés aux non-conformités identifiées et les actions associées
  • responsabilités en matière de QSE : qui met en oeuvre les actions ?
  • rendre compte à la direction, planifier la mise en conformité

Atelier « Préparer l'évaluation de conformité » :

  • étude de cas : récupérer un texte et le préparer pour l'évaluation de conformité
  • partage de pratiques : échanger sur les modalités pratiques de l'évaluation de conformité, avantages et inconvénients

5. Se maintenir à jour

  • suivre les modifications des textes sélectionnés
  • identifier les nouveaux textes à intégrer
  • réévaluer la conformité et tenir compte des actions engagées
  • suivre les changements en interne : modification, ajout, suppression d'activités et de matériels
  • diffuser l'information réglementaire

Cas pratique : identifier les outils d'une veille quotidienne efficace et s'organiser

B. Management intégré QSE : principes et exigences des référentiels ISO 14001, ISO 9001 et ISO 45001

2 jours

1. Avoir conscience des enjeux et intérêts des systèmes intégrés

  • enjeux économiques et humains
  • principe de précaution et prescriptions réglementaires ; responsabilités et délégations de pouvoirs
  • amélioration continue
  • intégrer la politique QSE dans son organisation

2. Comprendre l'approche processus

  • cartographie et management des processus
  • définition d'un processus et différences entre processus et procédures

3. Identifier les exigences des référentiels et les principes communs

  • présentation des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
  • intégration de la nouvelle structure des normes dite HLS (high level structure)
  • analyse du contexte de l'organisme, des enjeux et des parties intéressées
  • analyse des risques en partant de l'approche processus
  • approche PDCA de management et de maîtrise des processus
  • renforcement du lien de conformité
  • identification des risques/opportunités
  • notions de résultats, amélioration et efficacité, évaluation des performances
  • notion de leadership
  • communication en interne et externe

Cas pratique : rapprocher les exigences des référentiels aux actions à mener

4. Intégrer les systèmes de management (SMI, SMQSE)

  • principes et modalités de déploiement d'un SMI (système de management intégré)
  • lignes directrices pour l'intégration du management
  • bonnes pratiques et retour d'expériences, exemples de méthodes de mise en place par étape
  • s'inscrire dans un système de reconnaissance : la certification

Atelier « Élaborer un SMI » :

  • rédiger une politique intégrée QSE
  • définir les objectifs et cibles d'un SMI
  • représenter la cartographie des processus

5. Utiliser les référentiels comme outils méthodologiques et optimiser son SMI

  • assurer l'amélioration continue de ses performances qualité, environnement et sécurité
  • s'adapter aux ressources : une planification étalée dans le temps
  • impliquer chacun par une approche transversale globale à l'entreprise
  • comprendre les évolutions entre les différentes versions des référentiels

Partage d'expériences : échanges sur la construction des systèmes intégrés dans les entreprises des participants

C. Audit interne QSE : évaluer un système de management intégré

2 jours

1. Planifier l'audit interne et en connaître les enjeux

  • définition et objectifs d'un audit interne selon la norme ISO 19011
  • rôles et responsabilités des acteurs
  • étapes de l'audit
  • planning d'audits : programmation et déclenchement de l'audit

2. Préparer l'audit

  • désignation des auditeurs : qui peut auditer quoi ?
  • détermination du périmètre et du champ d'audit : clauses communes QSE, clauses spécifiques à chaque référentiel
  • collecte et analyse des documents
  • préparation du plan d'audit
  • élaboration des documents d'aide à l'audit intégré et questionnaires spécifiques

3. Réaliser l'audit interne QSE

  • animer la réunion d'ouverture
  • se répartir les tâches de l'audit
  • conduire les entretiens
  • identifier les écarts
  • préparer et animer la réunion de clôture

4. Auditeurs et audités, les comportements efficaces

  • bien communiquer sur son rôle et sa mission
  • développer sa capacité d'écoute
  • favoriser la coopération par ses attitudes
  • adapter son langage à ses interlocuteurs et savoir réagir face à des comportements de méfiance, diversions, rétention d'informations
  • prévenir et désamorcer les conflits potentiels

5. L'audit, source d'amélioration continue

  • mesurer et formaliser les écarts
  • rapport d'audit : contenu, rédaction, enregistrement et diffusion
  • définition et planification des actions correctives
  • suivi de leur mise en oeuvre
  • prendre du recul sur sa méthode d'audit : indicateurs, mesure de la satisfaction et exploitation des retours d'expériences

Atelier fil rouge « Réaliser un audit interne QSE » : tout au long de la formation, les participants déroulent le processus d'audit interne à partir d'un cas concret

  • cas pratique : élaborer le programme d'audit
  • construction d'outils (fiches et check-list) : préparer l'audit - collecter et analyser les documents, préparer le plan d'audit et les interviews, construire des supports d'audit (questionnaires, check-list…)
  • jeux de rôle : réaliser un audit interne. Les participants se répartissent les rôles d'auditeurs et d'audités et travaillent sur les étapes clés de la réalisation de l'audit interne QSE (animer la réunion d'ouverture, conduire les entretiens, préparer et animer la réunion de clôture)
  • cas pratique : rédiger le compte-rendu d'audit et identifier les actions correctives
  • partage d'expériences : bonnes pratiques, difficultés ou conflits que les participants peuvent rencontrer lors des audits

D. Communication et gestion de crise QSE : méthode et outils pour répondre à ses obligations

2 jours

1. Repérer les exigences légales et les référentiels applicables en QSE

  • exigences légales en matière d'information
  • sensibilisation du personnel et communication : exigences des référentiels QSE

2. Quelle communication pour quel public ? Les objectifs de la communication QSE

  • interlocuteurs : services internes, fournisseurs, autorités, services publics, plaintes de riverains et associations
  • quels sont les messages à faire passer en fonction des acteurs ?
  • modes de communication
  • quand communiquer et à quelle fréquence ?

Cas pratique : établir la trame de son plan de communication, vers qui communiquer et avec quels objectifs ?

3. Mettre en oeuvre des outils de communication interne

  • interlocuteurs internes : direction, managers, salariés, représentants du personnel
  • rédiger des newsletters, flashs QSE, livrets d'accueil
  • conduire des réunions terrain, établir des tableaux de bord
  • organiser des séminaires, jeux et challenges : dynamiser et fédérer les équipes
  • recueillir les suggestions
  • savoir animer, sensibiliser et impliquer

Atelier « Communiquer en interne » :

  • étude de cas : exemples de supports de communication
  • construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
  • plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication interne

4. Communiquer en externe : adapter son discours et faire accepter l'activité de l'entreprise

  • interlocuteurs externes : autorités (DREAL, inspection du travail…), services publics (mairie, département, région, SDIS…), public (riverains, associations, écoles…), fournisseurs
  • créer ses outils de communication : articles de journaux, réunions de travail, visite de l'entreprise
  • savoir convaincre, rassurer et donner confiance

Atelier « Communiquer à l'externe » :

  • étude de cas : exemples de supports de communication
  • construction d'outil : élaborer les outils de communication propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE
  • plan d'actions : préparer un plan d'actions de communication externe

5. Organiser la communication en situation d'urgence : gestion d'une crise QSE

  • identifier et évaluer une situation de crise
  • anticiper les actions des parties prenantes : analyse des comportements, attentes des victimes, riverains, médias, associations et pouvoirs publics
  • identifier les stratégies de réponses envisageables en fonction du type de crise
  • manuel de crise et plan de continuité de l'entreprise
  • mettre en oeuvre sa communication de crise : constitution d'une cellule de crise, actions des parties prenantes – identification des actions clés et des conduites à tenir, élaboration des messages et outils de communication

Jeux de rôle « Réagir face à une situation de crise » (travail collectif) : les participants sont mis en situation de gestion de crise et chargés de mettre en oeuvre une communication adaptée

Étude de cas : analyser des crises particulières (Erika, tempête de 1999, AZF, Lubrizol, crise qualité dans l'agroalimentaire, accidents du travail, procès France Télécom, crise sanitaire)

6. Évaluer l'efficacité des actions de communication

  • audits internes
  • enregistrement des résultats : indicateurs QSE

Cas pratique : entraînement en situation d'urgence

Partage de pratiques : échanges sur les différentes méthodes d'évaluation des actions de communication et le choix d'indicateurs pertinents dans les entreprises des participants

Pédagogie

  • Animation des modules sur les normes et l'audit interne QSE par des formateurs consultants experts en management QSE, auditeurs de certification sur les trois référentiels (ISO 14001, ISO 9001 et ISO 45001)
  • Proposition d'outils opérationnels et construction des outils propres aux participants afin de faciliter leur prise de fonction

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Identifier et évaluer les risques Qualité, Sécurité, Environnement. Mettre sur pied une politique de prévention adaptée à l’entreprise. Construire et piloter un système de management intégré (SMI) dans l’entreprise. Gérer et améliorer ce SMI dans toutes ses dimensions. Les apports du développement durable.

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  • Mettre en oeuvre les exigences de la norme ISO 9001 v.2015 en terme de risques et opportunités.
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Être Responsable d'un système de management intégré QSEPar Elegia

L'amélioration de la qualité, la prévention des risques professionnels et la préservation de l'environnement sont trois préoccupations majeures pour l'entreprise.
Facilité par l'entrée en vigueur de la norme ISO 45001 pour la santé-sécurité, le pilotage intégré des trois systèmes de management QSE doit être assuré par un Responsable QSE efficace. Celui-ci a notamment pour mission de concevoir et décliner le plan d'actions et les démarches qualité, hygiène, sécurité et environnement. Il élabore ou fait évoluer les référentiels, procédures et consignes QSE et contrôle leur application. Il est également chargé de sensibiliser et former le personnel à la démarche QSE et à la prévention des risques. Responsable du suivi et du contrôle de la conformité, il identifie et analyse les dysfonctionnements et les non-conformités, diagnostique les causes, définit les actions correctives et détermine les évolutions ou améliorations à apporter à l'activité. Il doit, à tout moment, faire preuve de pédagogie et d'un sens aiguisé de la communication.
Le cycle professionnel « Être Responsable d'un système de management intégré QSE » d'ELEGIA répond à l'ensemble des besoins du futur Responsable QSE en lui apportant les méthodes et outils indispensables au pilotage d'un système de management QSE performant.

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Responsable Qualité, Sécurité, Environnement (Parcours Pro Certifiant)Par Demos
  • identifier les exigences de trois problématiques spécifiques mais aux nombreuses analogies conceptuelles : la Qualité, la Sécurité, l'Environnement
  • acquérir les méthodes et les outils pour auditer efficacement un système et/ou des processus QSE
  • maîtriser le contenu des référentiels et les étapes clés de la procédure de certification/vérification environnementale
  • s'approprier le fonctionnement de la nouvelle norme ISO 45001
  • mettre en place un Système de Management de la Santé et de la Sécurité sur le nouveau modèle ISO
  • connaître les principes de la démarche ISO 9000