Elegia

Être Assistant(e) formation

Par Elegia

Objectifs

  • Identifier les grandes phases de l'élaboration du plan de développement des compétences
  • Renseigner un tableau de bord de suivi budgétaire du plan
  • Acheter une action de formation

Programme

A. Législation de la formation continue : maîtriser sa mise en application

3 jours

Le programme est susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité

1. Points clés du dispositif de formation et de ses évolutions

  • enjeux et objectifs du système de formation issu de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel
  • schéma des dispositifs de formation
  • partenaires de l'entreprise et gouvernance de la formation (opérateurs de compétences, organismes de formation, France compétences) : réglementation, rôle et missions
  • rôle complémentaire du conseil en évolution professionnelle (CEP) dans l'accompagnement des salariés
  • qualité et formation : conséquences du report de la certification des organismes de formation

Jeu pédagogique : retrouver les différents partenaires formation et définir leurs rôles et missions

2. Financement de la formation

  • financement du plan de développement des compétences par le budget de l'entreprise
  • contribution unique et sa répartition
  • contributions complémentaires
  • obligations conventionnelles ou volontaires éventuelles des entreprises vis-à-vis des opérateurs de compétences
  • collecte des contributions formation et organisation de la période transitoire

Quiz : quelles sont les différentes modalités de financement ?

3. Outils de gestion des compétences

  • nouvelle définition de l'action de formation et conséquences pour l'entreprise
  • notion de qualification et de certification professionnelle : impact sur le financement des actions
  • bilan de compétences et VAE : dernières évolutions
  • entretien professionnel obligatoire pour tous les salariés, état des lieux tous les six ans et pénalité

Quiz (roue digitale WheelDecide) : les outils de gestion des compétences

4. Plan de développement des compétences

  • obligations de l'employeur en matière de formation : apports des textes et de la jurisprudence
  • du plan de formation vers le plan de développement des compétences : quelles différences ?
  • nouvelle définition de l'action de formation : quels impacts pour le contenu du plan ?
  • caractéristiques de l'AFEST et du e-learning
  • distinction entre les actions de formation obligatoires et les autres actions du plan
  • consultations obligatoires du CSE sur la formation : obligations, contenu des informations, calendrier
  • statut du salarié en formation dans le cadre du plan

Jeu pédagogique « Info/intox » : valider ou corriger les affirmations énoncées sur la gestion du plan

5. Compte personnel de formation (CPF)

  • alimentation monétarisée et modalités de mise en oeuvre
  • actions éligibles au CPF pour les salariés
  • gestion et financement au travers de la plateforme de la Caisse des dépôts et consignations
  • mise en oeuvre du CPF par le salarié : objectif, modalités et financement
  • abondement du CPF, rôle de l'entreprise et des branches professionnelles
  • peut-on encore articuler CPF et plan ?
  • comment et quand communiquer sur le CPF ?

Quiz interactif : valider ou corriger en groupe les affirmations énoncées sur le CPF

Exercice pratique : élaborer un argumentaire pour expliquer le CPF aux salariés

6. CPF de transition

  • principe et modalités de mise en oeuvre
  • conditions à remplir et procédure à suivre
  • financement et coûts pris en charge par la commission interprofessionnelle régionale (CPIR ou Transition Pro)
  • le salarié peut-il recourir au CPF de transition pour se reconvertir en interne ?

Jeu pédagogique (puzzle) : construire le schéma de la mise en oeuvre du CPF de transition

7. Alternance

  • définition, objectif, public et actions cibles : distinction entre contrat d'apprentissage et contrat de professionnalisation
  • modalités de mise en oeuvre et financement des contrats
  • rôle des opérateurs de compétences dans la gestion des contrats en alternance
  • critères de choix entre les deux contrats

Jeu pédagogique : les cartes de l'alternance

Cas pratique : choisir entre un contrat d'apprentissage et un contrat de professionnalisation, calculer son coût pour l'entreprise

8. Dispositifs destinés à des publics privés d'emploi

  • mise en oeuvre et abondement du CPF pour un demandeur d'emploi
  • CPF et CPF de transition des CDD
  • actions de préparation opérationnelle à l'emploi (Poe)

B. Plan de développement des compétences : optimiser sa gestion opérationnelle

2 jours

1. Situer le rôle de l'assistant(e) formation dans la gestion du plan

  • connaître les principales phases de l'élaboration du plan de développement des compétences
  • comprendre la répartition des rôles entre les différents acteurs formation de l'entreprise
  • repérer les missions possibles et compétences de l'assistant(e) dans son environnement entreprise

Jeu pédagogique : les grandes phases de l'élaboration du plan de développement des compétences

2. Participer à chaque étape de l'élaboration du plan

  • établir le plan : calendrier et acteurs
  • recueillir les besoins de formation
  • construire et élaborer un plan
  • participer à l'arbitrage

Cas pratique : rôle de l'assistant(e) et points essentiels à mettre en oeuvre à chaque étape d'élaboration du plan

3. Participer à la communication sur le plan

  • contenu et préparation des documents obligatoires à remettre au CSE
  • distinguer les données à remettre au CSE et les tableaux de bord internes du plan
  • faire un retour du plan aux salariés

Brainstorming (mindmapping) : échanger sur les pratiques des participants et les pièges à éviter

4. Assurer le suivi du budget formation

  • comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
  • contenu du budget formation de son entreprise et rôle de l'assistant(e) dans sa gestion
  • élaborer des tableaux de bord de suivi des coûts

Exercice pratique : renseigner un tableau de bord de suivi budgétaire du plan

5. Gérer la relation avec l'opérateur de compétences

  • comprendre les nouvelles relations opérateur/entreprise selon la taille de cette dernière (moins de 50 salariés ou 50 salariés et plus)
  • gérer le plan avec l'opérateur dans le cas d'un versement volontaire ou d'un versement conventionnel obligatoire

Quiz interactif : valider le vrai/faux de la relation opérateur/entreprise

6. Assurer les achats de formation et participer à la sélection des prestataires

  • qualité en matière de formation : connaître les nouvelles règles d'achat
  • se repérer sur le marché et sélectionner l'offre
  • rédaction du cadre du cahier des charges/participation à l'appel d'offres
  • gérer les relations avec les prestataires

Mise en situation : acheter une action de formation

7. Assurer la mise en oeuvre et le suivi des actions de formation

  • assurer la mise en oeuvre de la formation interne et de l'AFEST dans l'entreprise
  • gérer les formations internes : de l'inscription au paiement du prestataire
  • mettre en oeuvre les actions de formation en intra
  • suivi administratif, logistique et archivage
  • traiter les évaluations de chaque formation

Jeu pédagogique « Info/Intox » : valider ou corriger des affirmations sur le suivi des actions de formation

C. Assistant : quel rôle face aux situations quotidiennes de formation ?

1 jour

Le programme est susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité

1. Gérer la relation avec les prestataires de formation

  • organiser la veille fournisseurs et repérer les prestataires intéressants
  • comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
  • gérer les problèmes rencontrés et comprendre leurs limites : demande de remboursement, demande de changement d'intervenants, problèmes générés par le distanciel, etc.

Mise en situation : faire face aux différentes situations qui impliquent un prestataire et optimiser sa communication

2. Gérer la formation interne et sa mise en oeuvre

  • connaître les obligations de l'entreprise dans la mise en oeuvre de formations en interne vis-à-vis des formateurs, des salariés et en matière d'archivage
  • distinguer les actions de formation en situation de travail (AFEST), le tutorat de la formation interne : caractéristiques, mise en oeuvre et gestion
  • comprendre le rôle, les obligations et les difficultés des formateurs internes ou des formateurs/tuteurs
  • animer efficacement le réseau de formateurs internes
  • gérer les aspects logistiques de la formation interne et assurer le suivi

Mise en situation : à partir d'un cas concret, identifier les étapes essentielles de la gestion de la formation interne et les bons réflexes à avoir concernant la gestion des formateurs internes

3. Anticiper l'absentéisme en formation et l'annulation des stages

  • traiter les incidents : accidents, absentéisme, report
  • répondre aux questions pratiques des salariés : conditions des déplacements, horaires…
  • concilier fermeté et diplomatie

Mise en situation : traiter les différents cas d'absence de stagiaires et réagir face à une annulation

4. Identifier les mécontentements pendant ou après la formation

  • laisser parler le stagiaire et entendre ce qu'il dit
  • vérifier et contacter le prestataire
  • faire en sorte que la critique soit suivie d'effets

Jeu de rôle : recevoir et traiter le mécontentement d'un participant

5. Traiter en parallèle le quotidien et les dysfonctionnements

  • expliquer la nouvelle mise en oeuvre du compte personnel de formation (CPF) à un salarié
  • gérer les aspects logistiques de la formation et anticiper les problèmes
  • traiter en urgence les cas de dysfonctionnement

Exercice pratique : jeu de questions/réponses

Pédagogie

  • Individualisation de la formation : il est fortement recommandé à chaque participant d'apporter ses documents (accord de branche, plan de développement des compétences…)
  • Tour d'horizon complet du dispositif de la formation professionnelle continue (FPC) permettant d'appréhender toutes les contraintes légales réglementaires et conventionnelles
  • Proposition d'outils opérationnels : modèle de tableaux de bord, plan, trame de présentation, attestations de formation

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  • Suivi personnalisé et évaluation des acquis après chaque module de formation
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