Elegia

Être Acheteur

Par Elegia

Objectifs

  • Rédiger un cahier des charges représentatif des besoins
  • Négocier ses achats de manière efficace
  • Identifier les risques juridiques afférents aux contrats d'achat
  • Piloter l'exécution de ses contrats d'achat

Programme

A. Cahier des charges fonctionnel et technique : analyse du besoin et rédaction opérationnelle

2 jours

1. Appréhender le lien achat entre les services de l'entreprise

  • rôle et missions des achats
  • acteurs liés au cahier des charges et leur rôle
  • coordination entre les services

Partage de pratiques : déterminer les critères directeurs et la culture de l'entreprise

Quiz interactif : quel est le rôle des achats ?

2. Cerner les enjeux du cahier des charges fonctionnel et technique

  • expression du besoin : définition et rôle dans le processus achat
  • le brainstorming pour clarifier le besoin et la matrice ACDE associée
  • importance de l'innovation et de la création de valeur dans la démarche
  • étapes de la gestion du risque à respecter

Cas pratique : mise en oeuvre de la matrice « Analyse de besoin »

3. Maîtriser les bases du cahier des charges

  • fondamentaux : contenant et contenu
  • points clés du cadre juridique
  • types de besoins
  • notions de fonctions principales et de fonctions secondaires
  • transcrire chaque besoin en fonctions
  • établir l'arborescence des fonctions
  • réaliser l'analyse de la valeur et l'analyse fonctionnelle

Étude de cas : analyse de la valeur et analyse fonctionnelle

4. Construire le cahier des charges

  • organiser le cahier des charges
  • gérer la communication avec les interlocuteurs
  • établir la synthèse des éléments et formaliser les documents suivant le contexte

Cas pratique : rédaction de cahiers des charges fictifs ou apportés par les participants

Quiz interactif : que faire et ne pas faire ?

5. Le cahier des charges : un outil de négociation

  • intégrer le cahier des charges dans le processus achat
  • l'utiliser comme outil de concertation et de validation avec les acteurs concernés
  • présenter la demande aux fournisseurs et susciter leur intérêt
  • travailler les options et les variantes, établir un BATNA (plan A, B, C)

Partage de pratiques : les points à utiliser en négociation par rapport aux critères déterminants

B. Négocier les achats de manière efficace et atteindre ses objectifs

2 jours

1. Cerner les enjeux de la négociation

  • fondamentaux des achats
  • usages et difficultés rencontrées dans la pratique commerciale
  • communiquer et appliquer le principe de la rentabilité partagée

Jeu digital : pourquoi négocier ses achats ?

2. Repérer les forces en présence pour un équilibre des résultats

  • intégrer les capacités côté acheteur : faire le point sur son savoir-faire, éléments de la stratégie entreprise, plan d'achat, forces et faiblesses
  • déterminer les potentialités côté fournisseur : éléments clés de sa politique commerciale, position sur le marché, points forts…
  • intégrer le rapport de force induit et créé
  • rappeler les principes et méthodes d'identification des fournisseurs

Diagnostic : dresser le portrait du « bon fournisseur »

3. Préparer sa négociation

  • prendre en compte les informations internes et externes concernant le fournisseur : benchmarking, retour d'expérience, réseau
  • établir des états chiffrés
  • préparer ses objectifs
  • élargir son argumentaire
  • comparer les offres des fournisseurs
  • prévoir le déroulement de l'entretien : le bon scénario ?

4. Mener une négociation en solo ou en groupe

  • réussir son entrée en scène
  • découvrir les synergies potentielles
  • rappeler l'énoncé de l'offre
  • vendre ses demandes, les argumenter efficacement
  • comparer les acquis et les attentes
  • décider (oui/non)
  • conclure et mettre en place un suivi efficace
  • mener une négociation multi-interlocuteurs : gestion du temps, des rôles, du climat relationnel

Mise en situation : mener une négociation au regard du contexte donné

5. Gérer les situations conflictuelles

  • identifier les causes du conflit
  • gérer l'agressivité
  • être force de proposition et proactif
  • utiliser la technique de « dramatisation »

Mise en situation : préparer et assurer des négociations individuellement et en groupe sur des cas simples et des cas complexes

C. Contrats d'achat : de la négociation à l'identification des risques juridiques

2 jours

1. Négociations précontractuelles : précautions à prendre

  • valeur des pourparlers : jusqu'où peut-on aller verbalement ? proposer sans s'engager juridiquement ?
  • « drafts », protocoles d'accord, projets, lettres d'intention, promesses d'achat ou de vente : quelle est la valeur des documents échangés ?
  • intégrer l'obligation de bonne foi et le devoir d'information
  • CGA contre CGV : valeur respective et déséquilibre significatif
  • qui est responsable en cas de rupture des négociations : le vendeur ou l'acheteur ?

Cas pratique : à partir de cas concrets, identifier la marge de manoeuvre et les responsabilités encourues

2. Clauses essentielles du contrat d'achat

  • définir l'objet du contrat : quelles conséquences ?
  • prévoir l'entrée en vigueur du contrat
  • déterminer les obligations des parties : obligation de moyens/obligation de résultats
  • organiser le transfert de propriété et le transfert de risques
  • encadrer la durée, la cessibilité et le renouvellement du contrat
  • gérer les modalités financières : prix, révision, indexation, délais de paiement

Étude de cas : analyser des conditions générales d'achat (CGA) de prestations de services et de biens matériels et immatériels

3. Encadrer la bonne exécution du contrat

  • définir les pénalités applicables et les conditions de mise en oeuvre, quid en cas d'oubli ?
  • connaître les garanties légales et les principales garanties contractuelles
  • imprévision et prévention des risques liés à l'évolution du contenu de la prestation
  • conditions de résiliation/résolution et conséquences de l'inexécution totale ou partielle

Partage d'expériences : la mise en jeu des responsabilités par les protections légales face à la réalité des affaires

4. Prévoir certains risques spécifiques

  • protéger sa société contre le prêt de main-d'oeuvre illicite et le délit de marchandage
  • protéger ses droits de propriété intellectuelle : brevets, savoir-faire, droits d'auteur
  • garantir la confidentialité des sous-traitants, fournisseurs, intérimaires…
  • se préminir des documents officiels dès le RFI

Quiz : les bonnes pratiques contractuelles

5. Intégrer la dimension internationale de l'achat à son environnement

  • spécificité des contrats internationaux : risques et précautions à prendre
  • loi applicable et tribunal compétent en cas de litige

Atelier « Incoterms » :

  • exercice de partage : quel est le rôle des Incoterms ?
  • mise en situation : les mettre en application dans son contexte propre

D. Piloter ses contrats d'achat : mesurer et neutraliser les risques

2 jours

1. Évaluer les enjeux liés aux contrats d'achat et leurs impacts

  • cerner les enjeux de son organisation : critères déterminants, culture, stratégie achat et d'entreprise, maîtrise de la performance achat, process internes
  • considérer la structure du portefeuille fournisseurs et les partenariats industriels
  • intégrer la politique RSE et développement durable
  • prendre en compte les aléas du marché : contexte et évolutions macroéconomiques, facteurs liés aux pays d'origine des fournisseurs
  • identifier les risques spécifiques aux fournisseurs : process qualité, capacité du fournisseur à satisfaire la demande, dépendance commerciale et/ou technologique

Autodiagnostic : déterminer les critères importants et la culture de son entreprise

Quiz interactif : les contrats et leurs spécificités juridiques

2. Mesurer les impacts d'un pilotage défaillant

  • estimer le poids financier : rentabilité et défaillance du fournisseur, gestion de la trésorerie fournisseurs
  • apprécier les conséquences d'une prise en compte insuffisante du contexte juridique : négociation et signature des contrats
  • spécifier la typologie des risques à considérer pour une entreprise
  • mesurer les risques spécifiques à certaines activités

Atelier « Identification des risques » :

  • quiz interactif : quels sont les risques dont nous devons nous prémunir ?
  • exercice pratique : établir la méthodologie permettant d'identifier les risques liés à une activité, les répertorier et les organiser
  • jeu pédagogique : jeu de concession

3. Prévenir le risque à l'aide d'indicateurs et le neutraliser

  • se doter d'indicateurs pertinents selon la nature des dangers : internes, externes, spécifiques aux fournisseurs, financiers, juridiques
  • mesurer les risques à partir des indicateurs et les évaluer (acceptabilité)
  • identifier, choisir et mettre en oeuvre un plan d'actions de neutralisation des risques

Atelier « Prévention des risques » :

  • étude de cas : analyser, évaluer et traiter les risques
  • cas pratique : cartographie des risques famille, portefeuille ou entreprise

4. Disposer d'outils de pilotage opérationnels

  • assurer une traçabilité de l'exécution des contrats
  • hiérarchiser les risques par nature et famille
  • instituer avec ses fournisseurs des organes de contrôle communs
  • privilégier l'esprit de partenariat avec la méthode DESC
  • prévoir des dispositifs incitatifs et les leviers associés

Atelier « Pilotage » :

  • mise en situation : face à une situation insatisfaisante, mettre en place des organes de contrôle adaptés
  • partage de pratiques : comment réagir face aux aléas de l'exécution ?
  • quiz interactif : la hiérarchie des documents

Pédagogie

  • Approche très opérationnelle et méthodologique de la fonction « Achat »
  • Nombreuses mises en application concrètes facilitant la mise en oeuvre de la formation
  • Formateurs aguerris à la négociation dans le contexte des achats

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