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Assistant achats et marchés publics

Par EFE

Objectifs

Identifier les règles de fonctionnement et les processus achats et marché

Rédiger en toute sécurité les publicités et les documents contractuels

Gérer le suivi du marché et la relation avec les titulaires

Programme

Assistant(e) achats et marchés publics

1er jour

Appréhender la fonction et le cadre d’intervention

  • Présentation du processus achats
  • Définition possible du poste
  • Rôle transversal du poste et des missions dévolues
  • Environnement externe : opérateurs économiques, organes de contrôle des marchés, organes de publicité...
  • Qualités requises

Connaître les fondamentaux de la réglementation

  • Les grands principes de la commande publique
  • La maîtrise de la réglementation des marchés publics, les CCAG...
  • Les principales règles de passation des marchés et des accords-cadres et leurs modes de dévolution
  • Le point sur les éléments essentiels de la réforme et ce qui change pour l’assistant(e) achat
  • Déterminer les principales activités d’un assistant marchés publics

QCM : Vérification des connaissances fondamentales sur les marchés, la gestion des pièces de marchés, définition des rôles et tâches des différents intervenants au processus

Déterminer les principales activités d'un assistant marchés publics : de la définition à la passation des marchés publics et accords-cadres

  • Déterminer les besoins des services gestionnaires
  • Élaborer le dossier de consultation des entreprises (maîtrise de la rédaction de l’AAPC et des pièces marchés publics)
  • Préparer les convocations
  • Organiser et assurer le secrétariat des commissions d'appel d'offres (point sur la réforme des CAO, notamment pour les OPH)
  • Gérer la remise des plis et vérifier la conformité des pièces justificatives
  • Connaître les nouvelles règles sur les pièces à présenter au stade de la candidature et leurs modalités de sélection : le DUME, l’analyse de candidature en fin de procédure, etc...
  • Mettre en œuvre les processus de dématérialisation : la mise en ligne du DCE, la signature électronique des pièces
  • Participer à l’organisation matérielle et au déroulement d’une négociation en utilisant les outils définis par l’organisme pour respecter la réglementation en vigueur
  • Rédiger les procès-verbaux, le rapport d’analyse des offres, le rapport de présentation
  • Informer les candidats non retenus
  • Gérer les échanges avec le contrôle de légalité et le trésorier-payeur

ÉTUDE DE CAS
Préparation d’un rapport d’analyse des offres intégrant la notation finale et le tableau de classement des offres, et rédaction des lettres aux candidats évincés

2e jour

Déterminer les principales activités d'un assistant marchés publics dans le cadre du suivi administratif et financier des marchés publics et accords-cadres

  • Maîtriser le processus de notification et de mise au point du marché
  • Gérer les échanges avec le contrôle de légalité et le trésorier-payeur sur les nouveaux outils dématérialisés
  • Assurer l'exécution administrative du marché : ordre de service, reconduction, modifications de marché, avenants, résiliation, sous-traitance…
  • Appréhender les notions financières : avances, acomptes, soldes, décomptes, levée de retenue de garantie ou sûreté…
    • (les nouvelles mesures financières des marchés de l'État en faveur des PME; avance et retenue de garantie notamment)
  • Appliquer des variations de prix (actualisation, révision, clauses de sauvegarde, clauses butoir…)
  • Comprendre la notion de « service fait »
  • La généralisation de la facturation électronique pour tous les marchés et tout type d'entreprise au 1er janvier 2020
  • La mise en œuvre du paiement et les étapes avec CHORUS / fournisseur
  • Gérer les litiges en cours d’exécution
  • Gérer la fin administrative d’un marché public et son archivage

ÉTUDE DE CAS
Application d'une formule de révision des prix

Mettre en place des outils de pilotage

  • Gestion des plannings et des rétro-plannings
  • Reporting des actions menées
  • Construction et suivi des tableaux de bord
  • La mise en ligne sur le profil acheteur des données essentielles pour les marchés supérieurs à 25 000 € HT (open data)
  • La fiche d’évaluation des fournisseurs
  • L’évaluation du marché
  • Assister l’acheteur dans sa veille juridique
  • Assurer et exploiter la veille juridique (les sites internet utiles)
  • Sélectionner et diffuser l’information aux services gestionnaires

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Retrouvez les membres du Conseil d'État, aux côtés d'avocats et de juristes à cette occasion.

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A très bientôt.

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