Doxa

Améliorer sa performance avec Outlook

Par Doxa

Objectifs

  • Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
  • Automatiser le tri et le classement des emails
  • Créer des tâches et les suivre
  • Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
  • Partager son calendrier ; gérer efficacement les contacts
  • Créer des tâches et les suivre

Programme

Demi-journée 1
MAITRISER LES BASES D’OUTLOOK
  • Etre à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
  • Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…
  • Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
  • Diagnostiquer l’usage actuel d’Outlook par la stagiaire : bonnes pratiques, points d’amélioration
BIEN GERER SA MESSAGERIE
  • Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…
  • Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
  • Classer les courriers dans Outlook: Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
  • Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages
Demi-journée 2
UTILISER LE CALENDRIER
  • Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
  • Personnaliser l’affichage de son calendrier
  • Créer un rendez-vous ou un événements
  • Gérer les événements
  • Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
  • Convertir un message en rendez-vous
  • Répondre à une invitation
  • Programmer une alarme
  • Utiliser le partage de calendrier
AMELIORER LA GESTION DES CONTACTS
  • Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation de l’annuaire de contacts
  • Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
  • Gérer les différents carnets d’adresses
  • Créer une liste de distribution
  • Rechercher un contact
ORGANISER SES ACTIVITES PAR LA GESTION DES TACHES
  • Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…
  • Répondre à une demande de tâche
  • Suivre l’avancement d’une tâche
  • Créer une tâche périodique

Pédagogie

  • Apports théoriques illustrés par des cas pratiques
  • Apports méthodologiques
  • Trucs et astuces adaptées aux situations des participants