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Alfresco : la gestion documentaire Open Source

Par ENI SERVICE

Objectifs

  • Appréhender les principales fonctionnalités de la gestion documentaire et d'Alfresco.
  • Installer une plateforme de gestion documentaire d'entreprise avec Alfresco.
  • Utiliser l'interface d'Alfresco Share pour administrer des référentiels documentaires.
  • Créer, éditer et modifier des contenus documentaires.
  • Gérer les utilisateurs et groupes ainsi que leurs permissions d'accès aux documents.
  • Définir des actions et des règles d'automatisation sur les documents et répertoires.
  • Créer des workflows pour gérer le cycle de vie des documents.
  • Mettre en place des sites collaboratifs pour le travail en équipe.
  • Intégrer Alfresco dans un système d'information en sachant configurer ses interactions avec la messagerie électronique et les services d'annuaires.
  • Mettre en place une stratégie de sauvegarde et restauration de la base documentaire.
  • Configurer et utiliser les différentes interfaces d'accès à la plateforme Alfresco.

Programme

Principes fondamentaux de la gestion de contenu et de la gestion documentaire

  • Les besoins
  • Principales fonctionnalités attendues
  • La notion de plan de classement
  • Critères de choix et d'évaluation d'une solution de gestion de contenu et de gestion documentaire

Présentation d'Alfresco

  • Historique et disponibilité
  • Différences entre les versions Alfresco One et Alfresco Community
  • Les différents outils
    • Alfresco Repository, Alfresco Share, Record Management, WCM
    • Tour d'horizon des fonctionnalités et des standards utilisés dans Alfresco
    • Aperçu des possibilités d'extension et de personnalisation

Installation d'une solution Alfresco

  • Architecture d'une plateforme de gestion documentaire basée sur Alfresco
  • Serveur d'application, base de données, outils…
  • Les différentes possibilités pour installer Alfresco
  • Tour d'horizon des différents packages d'installation disponibles
  • Pré-requis pour l'installation
  • Installation d'Alfresco
  • Première prise en main et configuration post-installation
  • Travaux pratiques :
    • Installation d'Alfresco
    • Présentation de l'arborescence et de la configuration

Utiliser la GED Alfresco

  • Principes de navigation et organisation de l'interface d'Alfresco Share
  • Les espaces de travail
  • Les différents éléments de contenu
    • Les différentes vues
    • Informations accessibles dans la vue détaillée
  • Les règles de gestion de contenu
  • Les aspects
  • Les tableaux de bord
  • Fonctionnalités de recherche et de catégorisation
  • Recherche simple et avancée
  • Travail collaboratif
    • Edition hors-ligne
    • Edition en ligne
    • Gestion des versions
  • Travaux pratiques :
    • Création d'une arborescence pour le plan de classement
    • Importation de documents et stratégie d'édition
    • Création de règle d'automatisation pour la classification et la transformation des documents
    • Utilisation de la catégorisation et des aspects

Administrer Alfresco

  • Organisation de la configuration d'Alfresco
    • Les différents fichiers
    • Stratégie de modification de la configuration
  • Gestion des utilisateurs et des groupes
    • Les permissions et rôles
    • Les invitations
  • Les différents types d'actions
  • Workflow simples, transformation, extraction de métadonnées...
  • Les modèles de présentation
  • Travaux pratiques :
    • Définition des permissions sur l'arborescence
    • Création de workflow avancés

Les fonctionnalités collaboratives d'Alfresco

  • Principes des sites collaboratifs d'Alfresco Share
  • L'organisation des sites
    • Les types de sites (privés, publiques, …)
    • La gestion des utilisateurs et des souscriptions aux sites
  • Les fonctionnalités collaboratives
    • Espaces documentaires
    • Forums
    • Blogs et Wikis
    • Liste de données
  • Le lien entre les fonctionnalités de la GED et les sites collaboratifs
  • Travaux pratiques :
    • Création d'un site collaboratif pour une équipe ou un service
    • Association des utilisateurs au site
    • Configuration des fonctionnalités du site

Fonctionnalités avancées

  • Les différentes interfaces d'accès au contenu Alfresco
    • Interfaçage avec Microsoft Office
    • Les interfaces WebDAV et FTP
    • CIFS pour un accès transparent à un partage de documents
  • Intégration d'Alfresco dans une infrastructure d'entreprise
    • Déplacement d'un référentiel Alfresco
    • Utilisation d'un reverse-proxy
  • Utilisation d'un annuaire LDAP pour la gestion de l'authentification
    • Le principe du chainage d'authentification
    • Configuration du sous-système LDAP
    • Configuration du sous-système de synchronisation
  • Principe de sauvegarde et restauration du contenu
    • Sauvegarde de la base de données
    • Sauvegarde du contenu documentaire
  • Import/export de données
  • Travaux pratiques :
    • Configuration d'Alfresco avec la messagerie électronique
    • Utilisation de l'accès CIFS
    • Mise en place d'une authentification via un annuaire d'entreprise

Pédagogie

Formation avec un formateur, dans une salle dédiée à la formation, équipée d’un vidéoprojecteur, d’un tableau blanc et d’une solution de visio-conférence dans le cas des formations suivies en in-classTM (présentiel à distance depuis l’une de nos agences), ou en téléprésentiel (présentiel à distance depuis le domicile ou l’entreprise du stagiaire).

Le nombre de stagiaires peut varier de 1 à 12 personnes (5 à 6 personnes en moyenne), ce qui facilite le suivi permanent et la proximité avec chaque stagiaire.

Chaque stagiaire dispose d’un poste de travail adapté aux besoins de la formation, d’un support de cours et/ou d’un manuel de référence au format numérique ou papier (pour les sessions inter-entreprises, dans le cas où le support de cours officiel est en anglais, nous offrons en complément, s’il existe, un ouvrage de référence des Editions ENI au format numérique rédigé en français).

Pour une meilleure assimilation, le formateur alterne tout au long de la journée les exposés théoriques, les démonstrations et la mise en pratique au travers d’exercices et de cas concrets réalisés seul ou en groupe.

L’évaluation des acquis se fait tout au long de la formation au travers des différents travaux dirigés et travaux pratiques réalisés par le stagiaire.

En complément, pour les stagiaires qui le souhaitent, certaines formations peuvent être validées officiellement par un examen de certification.

Les candidats à la certification doivent produire un travail personnel important en vue de se présenter au passage de l’examen, le seul suivi de la formation ne constitue pas un élément suffisant pour garantir un bon résultat et/ou l’obtention de la certification.

Feuille de présence, émargée par demi-journée par chaque stagiaire et le formateur ;

Evaluation qualitative de fin de formation, qui est ensuite analysée par l’équipe pédagogique ENI ;

Attestation de fin de formation, remise au stagiaire en main propre ou par courrier électronique.

La formation est animée par un professionnel de l'informatique et de la pédagogie, dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validées par des certifications et/ou testées et approuvées par les éditeurs et/ou notre équipe pédagogique. Il est en veille technologique permanente et possède plusieurs années d'expérience sur les produits, technologies et méthodes enseignés. Il est présent auprès des stagiaires pendant toute la durée de la formation.

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