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Digitaliser la gestion de la formation

Publié le 22 oct. 2019

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Un des principaux bénéfices de Skillup est de réduire les tâches chronophages associées à la gestion de la formation pour permettre aux services RH d’allouer plus de temps à leurs missions d’accompagnement, d’ingénierie pédagogique ou de gestion des compétences.

Notre baromètre 2018 montre que dans la plupart des entreprises, toutes les étapes de gestion de la formation se font encore de manière « artisanale », ce qui provoque beaucoup de frustrations, tant au niveau des fonctions RH que des collaborateurs. La perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée y apparait comme une des principales conséquences de la faible digitalisation des processus de formation.

On distingue 5 étapes clés de la gestion de la formation susceptibles d’être digitalisées. Le détail des gains est expliqué dans le schéma ci-dessous.

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La constitution et la diffusion d’une offre de formation sont la première étape du cycle de la formation. Cette étape est importante pour mettre en œuvre une politique de formation. Que l’on soit équipé d’un TMS ou pas, la constitution d’un catalogue de formation se fait le plus souvent à la main par les responsables formation à partir des programmes de formation des organismes partenaires. Ce travail rébarbatif est simplifié sur Skillup puisque la sélection se fait en un clic à partir du catalogue existant de plus de 20 000 formations.

Le recueil des besoins peut être générateur de frustration pour les collaborateurs au vu de la complexité du marché de la formation. Comment trouver la bonne formation parmi les 16 000 organismes de formation en France ? La recherche sur Google sera fastidieuse et bien souvent décevante. En sélectionnant les meilleurs organismes de formation et en simplifiant l’accès aux programmes, Skillup permet de trouver la formation la plus pertinente. De plus, le futur stagiaire pourra simplement comparer les formations grâce aux avis des anciens stagiaires disponibles sur la plateforme.

La consolidation des besoins de formation peut vite devenir une épreuve rebutante pour les RH ou pour les managers. Il faut en effet regrouper des demandes émises par les collaborateurs, bien souvent au format mail ou Word, dans un document Excel à transmettre aux RH. Avec Skillup la remontée des besoins de formation se fait automatiquement depuis un portail dédié aux collaborateurs de l’entreprise. Le temps gagné pour les managers est considérable !

La qualification des besoins de formation qui consiste à traduire une demande de formation en une action de formation précise est un travail long et indispensable à la mise en œuvre du plan. Les responsables formation doivent souvent requalifier chaque demande avec les collaborateurs pour mettre en face un programme de formation avec un organisme, un prix et une durée. Cette tâche disparait à 100 % en utilisant Skillup. Le recueil des besoins étant réalisé à partir de l’offre de formation, chaque demande est donc déjà associée à un programme, une durée et un prix.

L’exécution du plan de formation est l’organisation logistique de l’action de formation. Elle consiste à arrêter une date de session de formation avec le stagiaire et passer l’inscription. Or ces deux tâches indispensables génèrent une quantité de travail à faible valeur ajoutée : principalement de nombreux échanges d’emails avec le stagiaire et le remplissage de formulaires d’inscription auprès des organismes. La plateforme simplifie ce processus en permettant de solliciter automatiquement le stagiaire pour qu’il se positionne sur une session de formation : le stagiaire est mis à contribution et devient acteur de son parcours de formation. Ensuite, il suffit de valider l’inscription et la plateforme transmet à l’organisme toutes les informations nécessaires à l’établissement de la convention.

En simplifiant et automatisant l’essentiel des tâches du cycle de formation, la plateforme permet ainsi de réaliser un gain de temps considérable que nous estimons à 2,5 mois de travail.


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Skillup aide les responsables formation a digitaliser la gestion de la formation. Notre mission :

- Engager les collaborateurs dans leurs parcours de formation
- Redonner aux responsables formation leur vrai rôle

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