Piloter une campagne d’entretiens dematérialisés sur une population sans email : le témoignage du Groupe Aurige

Comment garantir à chaque salarié un entretien de qualité, même sans adresse email ni poste de travail ? C'est le défi qu'a dû relever le groupe Aurige, acteur de la restauration du patrimoine fort de 1 500 collaborateurs répartis sur une vingtaine de sociétés, entre équipes de terrain et équipes de bureau.

Face à des trames d'entretien obsolètes et une collecte d'informations manuelle chronophage, l'entreprise a fait le choix de repenser entièrement son organisation en misant sur la dématérialisation des entretiens. Retour sur une conduite du changement réussie, y compris auprès des populations les plus difficiles à digitaliser.

Les avantages portés par une solution de gestion des entretiens en ligne pour Aurige

Le groupe Aurige compte 1 500 collaborateurs, répartis sur une vingtaine de sociétés. Adressant les marchés publics et privés, Aurige intervient dans l’ensemble des métiers de la restauration du patrimoine.

Suite à un audit réalisé sur les différents processus RH, il s’est avéré que les campagnes d’entretiens étaient particulièrement chronophages et n’étaient pas en phase avec la politique de gestion des compétences. Entre les trames obsolètes et la collecte des données manuelle, il était temps de réviser ce processus.

Avec le module Skillup, les échanges sont analysés de façon plus précise, les objectifs sont mieux monitorés… Le Service RH gagne un temps précieux qui est alloué à des missions à plus forte valeur ajoutée.

C'est dans ce contexte que l'entreprise a choisi de dématérialiser la gestion des entretiens grâce au logiciel Skillup.

" Rapidement, le choix de la dématérialisation des entretiens s’est imposé, pour gagner en productivité et fiabiliser notre collecte d’informations. "

Martha Sceats, Responsable développement RH - Aurige

Une conduite du changement bien orchestrée

Aurige est un groupe familial, les valeurs de proximité et de bienveillance guident les actions quotidiennes menées par le Service RH. L’accompagnement humain est au cœur des enjeux. La transmission des savoirs en interne est fondamentale.

Les collaborateurs sont à la fois sur le terrain et dans des bureaux. Il était indispensable que l’évolution de notre gestion des compétences soit comprise et approuvée par les équipes. Un travail autour de la conduite de changement et de l’adoption de nouvelles procédures a été réalisé afin que les salariés adhèrent au projet.

Grâce aux actions de communication et aux bénéfices perçus par les collaborateurs, la modernisation de nos campagnes d’entretiens a été un changement perçu de manière très positive. L’implémentation de Skillup a été opérée en quelques jours, l’interopérabilité du module avec tous les outils du marché a également été un critère de choix.

Skillup pour redonner du sens à la fonction managériale

Les entretiens constituaient un sujet clé à travailler dans le cadre de la formation des managers. Au-delà d’une obligation souvent perçue comme rébarbative, il était nécessaire de redonner toute sa valeur à ce temps d’échange. La formation a permis de souligner les enjeux et l’utilité de ces moments privilégiés.

Aujourd’hui, les entretiens ont évolué, certains échanges ont gagné en qualité grâce à une préparation facilitée. Les informations recueillies apportent une véritable valeur ajoutée. Les managers n’hésitent plus à solliciter l’équipe RH en cas de difficulté. Une véritable relation de confiance s’est instaurée.

« Nos entretiens ont évolué, certains échanges ont gagné en qualité grâce à une préparation facilitée. Le rôle des managers a été valorisé. »

Améliorer durablement la gestion des compétences

En optant pour la dématérialisation des entretiens, Aurige a insufflé de la modernité dans sa politique de gestion des talents. L’outil Skillup est facile à prendre en main et personne n’a été mis de côté : en cas de problème matériel (pas d’adresse mail voire d’ordinateur, langue étrangère…), un accompagnement concret a été proposé dans les différentes agences.

L’outillage associé à la montée en compétences des managers a aussi participé à améliorer les conditions de travail de toutes et tous, ce qui devrait contribuer à la rétention des talents.

Avec Skillup, la collaboration est fluide, des solutions ont été trouvées à chaque étape du projet et de la campagne. Des adaptations constantes ont été possibles pour répondre aux besoins du Service RH.

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Le défi de l'inclusion numérique dans les projets RH

La dématérialisation des entretiens se heurte souvent à un angle mort : celui des collaborateurs qui n'ont ni adresse email professionnelle, ni ordinateur, ni parfois de connexion internet stable sur leur lieu de travail. C'est une réalité fréquente dans les secteurs où une large part des effectifs travaille sur le terrain, en atelier, en agence ou en itinérance, loin des outils numériques classiques réservés aux fonctions support.

Ce constat pousse trop souvent les entreprises à faire un choix par défaut : soit maintenir un processus papier parallèle pour cette population, au prix d'une double gestion coûteuse en temps, soit l'exclure de fait des campagnes digitalisées, ce qui fragilise l'équité de traitement entre collaborateurs. Aucune de ces deux options n'est satisfaisante à moyen terme, ni pour la fiabilité des données RH, ni pour l'expérience collaborateur.

La bonne approche consiste à concevoir le projet de dématérialisation en intégrant cette contrainte dès le départ, plutôt que comme un correctif après coup. Cela suppose de prévoir des modalités d'accès alternatives (postes partagés en agence, accompagnement ponctuel par un référent RH ou un manager, identifiants simplifiés ne nécessitant pas d'email professionnel) et de former les équipes de proximité à accompagner leurs collègues les moins à l'aise avec le digital.

Les facteurs clés de succès d'une dématérialisation réussie

Au-delà de la question technique de l'accès à l'outil, la réussite d'un tel projet repose sur trois leviers principaux.

Le premier est la conduite du changement. Un nouvel outil, aussi intuitif soit-il, ne s'impose pas de lui-même : il doit être porté par une communication claire sur les bénéfices attendus, tant pour les collaborateurs (moins de paperasse, suivi plus simple de leurs objectifs) que pour les managers (préparation facilitée, données fiables et centralisées). Cette adhésion est d'autant plus déterminante dans des organisations où les équipes sont dispersées géographiquement et où le lien de proximité reste central dans la culture d'entreprise.

Le deuxième levier est la formation des managers à l'exercice de l'entretien lui-même, indépendamment de l'outil. Trop souvent perçu comme une obligation administrative, l'entretien professionnel ou annuel gagne à être repositionné comme un temps d'échange à forte valeur ajoutée pour la trajectoire du collaborateur. Un outil digital bien pensé peut d'ailleurs faciliter cette bascule, en libérant du temps de préparation et en mettant à disposition des managers des données de suivi plus lisibles.

Le troisième levier, souvent sous-estimé, est la fiabilisation des données récoltées. Une fois les entretiens dématérialisés, les informations collectées (compétences évaluées, souhaits de mobilité, besoins de formation identifiés) peuvent être exploitées de façon beaucoup plus systématique, en lien direct avec la politique de gestion des compétences ou de GEPP de l'entreprise. C'est précisément cette bascule qui transforme un projet de digitalisation ponctuel en un véritable levier de pilotage RH dans la durée.

Ces enseignements dépassent largement le seul cas des entretiens : ils s'appliquent à tout projet de digitalisation RH visant une population dispersée ou peu équipée, qu'il s'agisse de la formation, du recueil des besoins ou de la GEPP. La question à se poser n'est jamais "comment digitaliser", mais "comment digitaliser sans laisser personne au bord du chemin".

FAQ : piloter une campagne d'entretiens dématérialisés sur une population sans email

Comment dématérialiser une campagne d'entretiens quand une partie des salariés n'a pas d'adresse email ?

L'absence d'adresse email ou d'ordinateur ne doit pas mettre certains collaborateurs de côté. La clé consiste à proposer un accompagnement concret sur le terrain, directement dans les agences ou les sites, pour que chacun puisse accéder à son entretien malgré ces contraintes matérielles ou linguistiques. Cet accompagnement de proximité, associé à une conduite du changement bien préparée, permet d'inclure l'ensemble des populations, y compris celles qui travaillent loin d'un bureau.

Quels sont les avantages de dématérialiser ses entretiens RH ?

La dématérialisation remplace des trames obsolètes et une collecte de données manuelle par des échanges analysés plus précisément, avec des objectifs mieux suivis dans le temps. Le service RH gagne un temps précieux, qu'il peut réinvestir sur des missions à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur la saisie administrative. Les managers, eux, disposent d'informations plus fiables pour préparer et animer leurs échanges.

Comment réussir la conduite du changement lors du passage à des entretiens dématérialisés ?

Le succès du projet repose surtout sur l'accompagnement humain, encore plus dans des organisations où les valeurs de proximité comptent et où les équipes sont réparties entre terrain et bureaux. Une communication claire sur les bénéfices attendus, associée à une formation des managers sur l'utilité réelle de l'entretien, aide les salariés à adhérer au projet plutôt qu'à le subir comme une contrainte de plus.

Dématérialiser ses entretiens améliore-t-il la gestion des compétences ?

Oui : une fois les entretiens dématérialisés, les données recueillies sont plus fiables et exploitables, ce qui renforce directement la politique de gestion des compétences. Les managers, mieux formés à l'exercice, n'hésitent plus à solliciter les RH en cas de difficulté, et une véritable relation de confiance s'installe entre les équipes et la fonction RH.