Digitalisation des process de formation: définition
La transformation digitale et l’avènement des nouvelles technologies ont investi le monde de l’entreprise et la formation n’échappe pas à cette tendance de fond. Les contenus de formation se digitalisent de plus en plus alors que le e-learning est aujourd’hui largement plébiscité par les entreprises. Qu’en est-il de la digitalisation des processus de formation dans un logiciel de gestion de la formation ?
Pour rappel, les processus de formation désignent l’ensemble des règles, actions et interactions réalisées dans le cadre de la gestion de la politique de formation en entreprise. Ils incluent traditionnellement l’ensemble des actions permettant la constitution et l’exécution du plan de formation:
- Définition des grands axes de la politique de formation et budgets associés
- Constitution et diffusion d’un catalogue de formation
- Le recueil de besoins de formations des collaborateurs
- Les cycles de validation et d’arbitrage
- Les boucles d’informations des collaborateurs tout au long de la constitution et exécution du plan de formation
- La planification des sessions, gestion des réservations et inscriptions des stagiaires
- Gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuille de présence, facturation)
- Le suivi budgétaire
- Les évaluations et suivi du ROI des actions de formations réalisées
La digitalisation de ces process de formation a pour objectif d’automatiser et simplifier certaines tâches afin notamment de permettre des gains de productivité et de temps pour les gestionnaires RH.
Digitalisation des process de formation: où en est-on aujourd’hui ?
Skillup a mené une enquête en novembre 2017 auprès de 150 décideurs RH sur la digitalisation des process de formation et les résultats sont éloquents : si la digitalisation des contenus semble bien engagée, celle des process de la formation professionnelle en entreprise tarde encore à se mettre en place sur toutes les étapes du cycle de formation : recueil et qualification des besoins, constitution du plan de formation, exécution du plan et réservations, gestion administrative et logistique, évaluations ….
Pourtant, les personnes interrogées mettent toutes en avant une volonté très forte d’aller vers plus de digitalisation sur toute la chaîne de valeur de la formation.
Digitalisation des process de formation: un enjeu de productivité et d’engagement des collaborateurs
La politique de formation est un enjeu majeur dans l’entreprise du XXI siècle : en permettant la bonne adéquation entre les besoins de développement de l’entreprise et les compétences réelles des collaborateurs, elle lui assure compétitivité, attractivité et productivité. Les processus de formation doivent donc s’appuyer sur les besoins de l’entreprise afin que le plan de formation élaboré soit efficace et en parfaite adéquation.
L’un des enjeux principaux de la gestion de la formation porte sur la productivité des gestionnaires de la formation. Digitaliser certains process reconnus comme chronophages (recueil des besoins, réservations des sessions de formations par exemple ….) leur permet de gagner du temps et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée telle que la GPEC ou l’ingénierie pédagogique.
Par ailleurs, une limite fréquemment évoquée par les collaborateurs à l’égard des politiques de formation est le manque de visibilité et de transparence. Or l’un des facteurs clés de réussite d’une action de formation est de s’assurer de l’implication réelle du stagiaire dans son parcours de formation. C’est à cette condition la seulement que les actions de formation se révéleront efficace et le transfert de connaissances réel et mesurable.
Skillup : l’outil qui digitalise tous vos processus de formation
Sur la base de ces constats, Skillup propose aujourd’hui une solution SaaS collaborative de gestion de la formation afin d’optimiser l’ensemble des processus de formation dans un double objectif :
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d’Amélioration de la productivité des gestionnaires RH grâce à une suite d’outils dédiés permettant de rationnaliser la gestion administrative : constitution facilitée d’une offre de formation personnalisée, portail collaborateurs et recueil des besoins, constitution d’un plan de formation en ligne, inscriptions et réservations en ligne, suivi budgétaire, suivi des évaluations des actions de formation ….. En moyenne, les gestionnaires RH économisent 30% de temps grâce à Skillup.
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d’Engagement des collaborateurs qui redeviennent ainsi acteurs de leurs parcours de formation grâce à une plus forte implication dès la phase de recueil des besoins
